Si sueles viajar mucho por negocios o si estás al cargo de los viajes en una organización, probablemente utilices una herramienta en línea para reservas (OBT, por sus siglas en inglés) al reservar los viajes de empresa. Sin embargo, no todas estas herramientas son iguales y algunas opciones podrían adaptarse mejor que otras a tu empresa a la hora de gestionar las reservas.

Pero, ¿qué tipos de herramientas en línea para reservas hay y qué ventajas tiene usar la tecnología más puntera en el ámbito de los viajes? Imaginemos que estás buscando para tu empresa la mejor herramienta en línea de reservas: ¿qué características te convienen más y qué es lo que deberías evitar?

¿Qué tipos de herramientas en línea para reservas hay?

1. Reservas directas

El tipo de herramienta en línea para reservas más extendida es la que ofrecen las compañías de hoteles, las aerolíneas, las compañías de tren o las de alquiler de coches para que los clientes puedan reservar sus servicios directamente.

2. Herramientas de reserva de viajes de negocios

Las herramientas de reserva de viajes de negocios son las más útiles para quienes tienen que viajar a menudo por negocios. Las herramientas en línea de reservas para viajes de negocios, como es el caso de TravelPerk se centran en agilizar el flujo de trabajo de los usuarios, lo cual puede incluir desde el proceso de reserva hasta la gestión de gastos o la elaboración de informes.

3. Empresas de comercialización de viajes

Una empresa de comercialización de viajes reserva diferentes elementos de los viajes, como vuelos, estancias en hoteles o alquiler de vehículos, y luego los revende a aquellos clientes que busquen esos mismos servicios. El ejemplo más conocido de plataforma de reservas en línea que tiene como modelo de negocio la comercialización de viajes es Expedia.

4. Agencias de viajes

Booking.com es, quizás, la agencia de viajes en línea más conocida. Como sucede con las empresas de gestión de viajes, las agencias de viajes en línea reciben consultas de los clientes y les proporcionan opciones a partir de sus catálogos de viajes.

5. Sitios web de agregadores

Los agregadores son distintos, en el sentido de que no tienen sus propios acuerdos para proporcionar servicios de viajes. A grandes rasgos, son motores de búsqueda que extraen información de varios sitios en función de los parámetros que haya introducido el usuario. Por ejemplo, un motor de reservas como Kayak.com buscará entre los catálogos de cientos de proveedores de viajes para encontrar una reserva de hotel determinada.

¿Qué ventajas tiene utilizar una herramienta en línea de reservas para viajes de negocios?

Facilitan el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Si integras tu política de viajes de negocios en una herramienta en línea de reservas podrás cumplir mejor con dicha política. Los gerentes de viajes pueden definir con facilidad los límites de sus políticas y establecer sistemas automatizados de aprobación de los viajes para las excepciones.

En vez de recibir una avalancha de correos, los empleados que tengan que viajar por trabajo pueden informarse, a través de estas políticas, de las opciones que tienen respecto al proceso de reserva. No hablamos solo de ahorrar tiempo; sino de que, además, los empleados pueden elegir con total libertad sus reservas de viaje sabiendo que se ajustan a las normas de la empresa.

Ofrecen más flexibilidad a los empleados que viajan por negocios.

En el mundo de los negocios hay muchas variables, sobre todo si hablamos de los viajes de empresa. Se puede cancelar una reunión o puede haber una crisis en la oficina, y en ese caso los viajes deben terminar antes de lo previsto. Somos conscientes de las razones por las que los preparativos de un viaje de empresa deben ser flexibles.

Por eso nuestros usuarios de FlexiPerk pueden elegir entre un amplio abanico de hoteles y de opciones de transporte con la seguridad de que pueden cancelar si cambian de planes.

Quienes tienen que viajar por negocios quedan más contentos.

Gestionar el programa de viajes de negocios de toda una empresa es extremadamente complejo y estar al tanto de los perfiles individuales de cada empleado es directamente imposible. Al usar una herramienta en línea de reservas se les puede dar a los empleados que viajen por trabajo un cierto nivel de autonomía para los preparativos.

Si a un empleado se le deja elegir un alojamiento que se ajuste a sus preferencias individuales, mejorará significativamente su experiencia de viaje. Saber que pueden acceder a un buen gimnasio o que van a tener un asiento en la fila del pasillo ayuda a que los empleados que viajan por trabajo tengan la actitud correcta y le saquen todo el provecho posible al viaje.

Hacen más fáciles las iniciativas de reducción de emisiones de carbono.

En el futuro, la sostenibilidad va a ser un factor capital en el ámbito de los viajes de empresa. Las organizaciones que se preocupan por el futuro del planeta tratan de motivar a los empleados más jóvenes. Si una empresa tiene un compromiso serio para reducir las emisiones de los viajes de negocios, tarde o temprano le repercutirá de una manera positiva. Las mejores herramientas en línea para reservas de viajes pueden ayudar a las empresas a ser más respetuosas con el medioambiente.

Nosotros contamos con GreenPerk, que te permite realizar un seguimiento de las emisiones de los empleados que salen de viaje, lo que resulta muy útil para alcanzar los objetivos marcados y para incentivar a tus equipos. Nuestro sistema ofrece, además, sugerencias durante el proceso de reserva para reducir las emisiones de carbono. De esta forma, se puede elegir la opción más ecológica.

Ayudan a velar por la seguridad de quienes salen en viaje de negocios.

Nada es más importante para una empresa que el deber de asistencia respecto a su equipo.

Los gerentes de viajes siempre tienen mil cosas de las que ocuparse, de ahí que al recurrir a los servicios de una herramienta en línea para reservas puedan mantenerse al tanto de los diferentes itinerarios mientras realizan el resto de tareas. Por ejemplo, la aplicación móvil de TravelPerk cuenta con la función TravelCare, que envía a los empleados y a los gerentes notificaciones en tiempo real relativas a la seguridad desde el proceso de reserva hasta que el viaje llega a su fin.

Ahorrarás tiempo y dinero.

Piensa en el tiempo que podrías ahorrar si les facilitas a tus empleados una herramienta con la que agilizar el proceso de reserva de viajes. La facturación sería mucho más sencilla y no habría necesidad de hacer informes a mano. Esa es la labor de una buena herramienta en línea para reservas.

Es más, las empresas que utilizan una herramienta para reservas ahorran de media un 20 % en los gastos de viaje anuales, y esto es gracias a un cumplimiento más efectivo de las políticas de la empresa. Con TravelPerk podrás ahorrar otro 20 % más gracias a nuestro sistema de recuperación del IVA. Tendrás informes listos para presentar en Hacienda y sacarás el máximo partido de cada asignación.

¿Qué características debe tener una buena herramienta de autorreservas para empresas?

Fácil de usar

La razón de ser de una herramienta en línea para reservas es simplificar el proceso de reserva de viajes y ahorrarte todo el estrés que dicho proceso puede conllevar a veces, no complicarte la vida ni crearte más problemas. Pero para que tu empresa disfrute de todas las ventajas que puede ofrecer una herramienta de este tipo, debe ser fácil de usar para todos los empleados.

Personalizable

Si quieres sacarle todo el partido posible a una herramienta en línea para reservas, conviene que puedas personalizarla de acuerdo con las necesidades de tu organización. Poder integrar las políticas de viajes de la empresa en la herramienta en línea para reservas es fundamental para cumplir con dichas políticas y para ofrecerles la mejor experiencia posible a los empleados que tengan que viajar.

Servicio de atención al cliente de primer nivel

Los mejores sistemas en línea de reservas cuentan siempre con un buen equipo de atención al cliente capaz de resolver todas las dudas o de ayudar a los clientes hasta con las cuestiones más complejas. El equipo de atención al cliente de TravelPerk está disponible las 24 horas y tiene el objetivo de responder a tus solicitudes en unos 15 segundos.

¿No encuentras un buen recinto para celebrar una reunión importante? Los usuarios Premium y Pro pueden, además, contactar con nuestro equipo de conserjería para que les informen sobre aspectos adicionales del viaje de empresa.

Elaboración de informes

Si cuentas con la herramienta adecuada para reservas en línea, ya no tendrás que hacer informes a mano. Gracias a TravelPerk, los gerentes de viajes y de finanzas pueden acceder a informes completos y analizar datos de viajes por equipo, por empleado o por proyecto. El coste estimado de cada viaje de negocios es distinto, de ahí que hayamos diseñado nuestra plataforma con la vista puesta en la elaboración de informes en tiempo real. Esto te permite presentarles a tus equipos presupuestos más dinámicos y precisos.

Integración sin problemas

Como hemos mencionado más atrás, las plataformas de viajes empresa nacen con el objetivo de hacerles la vida más fácil a las empresas; sin embargo, cada plataforma tiene niveles diferentes de automatización y de integración. Algunas, como TravelPerk, se han creado para agilizar todos los aspectos relacionados con los viajes de negocios; desde la reserva hasta la gestión de viajes, pasando por la facturación, la elaboración de informes o la recuperación del IVA.

Eso sí, no todas las plataformas ofrecen las mismas funciones. Hay herramientas en línea para reservas con menos funciones o que hay que complementar con otros sistemas, lo cual incrementa los costes y la complejidad. Y no es eso lo que tu empresa necesita.

Aspectos a evitar a la hora de elegir una herramienta en línea para la reserva de viajes de negocios

Herramientas para reservas con una interfaz complicada u obsoleta.

No hay nada que frustre más a los empleados que una interfaz poco intuitiva Si los empleados consideran que la herramienta de reservas es complicada o que les quita mucho tiempo, es posible que terminen reservando sus viajes de negocios por otros medios. Es decir, la herramienta no solo no servirá para nada, sino que se multiplicará el trabajo y el estrés de los gerentes de viajes y de los equipos de financieros a la hora de localizar facturas o itinerarios.

Herramientas para reservas con catálogos pequeños.

La calidad de una herramienta de reservas se mide por sus recursos. No es muy diferente de las agencias de viajes o de los servicios de conserjería. Una buena herramienta en línea para reservas debe poder encontrarte los mejores precios para los viajes de negocios y ahorrarte idas y venidas entre docenas de proveedores. Si una herramienta de reservas no cuenta con las mejores tarifas, entonces es posible que la inversión no merezca la pena.

En TravelPerk estamos muy orgullosos de contar con el catálogo de viajes más grande del mundo, por lo que siempre podremos ofrecerte los mejores precios para tus viajes de negocios.

Herramientas que no estén respaldadas por un equipo de atención al cliente.

Organizar viajes de negocios puede ponernos de los nervios. La agenda de quienes viajan por trabajo es siempre ajustadísima, pero pueden surgir imprevistos. Si necesitas asistencia cuando estás en un viaje de negocios, lo ideal es que puedas contactar con un agente y que no te lleve mucho tiempo.

Para que tu organización cumpla con su deber de asistencia, tienes que asegurarte de que el servicio de atención al cliente de la herramienta de reservas no esté atendido por robots y de que esté disponible en cualquier momento del día. Si tus empleados tienen la tranquilidad de que pueden contactar cuando quieran con agentes especializados, podrán concentrarse mejor en su trabajo.

Herramientas de reservas que necesitan complementarse con otras aplicaciones.

Como hemos comentado antes, las mejores herramientas en línea para reservas te permiten gestionar tareas como la supervisión del gasto o la elaboración de informes desde su propia plataforma. Sin embargo, algunas necesitan que los gerentes de viajes se conecten a otras herramientas de software para realizar dichas tareas. Si eliges una herramienta integral de reservas, podrás centrarte en hacer crecer tu negocio y olvidarte del estrés y de los gastos extra.

Herramientas «universales»

No hay dos empresas iguales, por lo que cada organización abordará de forma radicalmente distinta los viajes de negocios. Si no puedes integrar la política de viajes de tu empresa con la herramienta en línea para reservas, no vas a sacar el mejor partido posible de ese tipo de tecnología.

Como hemos visto, decantarse por un sistema de reserva de viajes personalizable puede obrar milagros a la hora de cumplir con las políticas de una empresa y repercutirá de forma positiva en los gastos de viaje. Con TravelPerk puedes integrar o diseñar desde cero tus políticas de viajes de empresa en pocos minutos gracias a una interfaz facilísima de usar.

¿Cuáles son las 5 mejores herramientas en línea de reservas para viajes de negocios?

1. TravelPerk

TravelPerk ofrece a quienes viajan por trabajo las mejores tarifas del sector gracias al catálogo de vuelos, alojamientos y transporte más grande del mundo. Además de ofrecerte unos precios imbatibles para tus viajes, esta plataforma de gestión de viajes incorpora una serie de integraciones con las que agilizar las reservas de viajes de negocios, gestionar la seguridad de los viajeros (con la asistencia 24 horas del equipo de atención al cliente) y elaborar informes sobre gastos de viaje.

Funciones destacadas de TravelPerk

• La función FlexiPerk da a quienes viajan por negocios la posibilidad de cancelar hasta dos horas de la salida sin más explicaciones y, aun así, conseguir como mínimo un reembolso del 80 % del importe.
• La gestión de los gastos de viaje es mucho más fácil gracias al cotejo de la facturación, a un sistema sencillo de elaboración de informes y a la recuperación del IVA. Hablamos de un ahorro de hasta el 25 % en gastos.
• La integración automatizada de las políticas de viajes garantiza el cumplimiento de dichas políticas. Además, permite a los empleados que tienen que viajar por trabajo hacer reservas según sus preferencias personales.

2. FCM

FCM tienen un bagaje importante en la gestión de viajes y ahora han añadido a su oferta una herramienta en línea. Esta es su primera plataforma y a través de ella las organizaciones pueden reservar viajes de empresa o supervisar a sus equipos desde todo tipo de dispositivos.

Lo que FCM destaca de su plataforma:

• La integración con AirPlus simplifica los pagos.
• Los usuarios pueden personalizar el panel de control de FCM para que cada departamento supervise los presupuestos de viajes mediante informes claros.
• Los gerentes de viajes pueden establecer aprobaciones automáticas para reforzar el cumplimiento de las políticas de viajes de la empresa.

Diferencias que señalan los clientes de TravelPerk al comparar nuestros servicios de gestión de viajes con los de FCM:

• Los usuarios suelen comentar que la experiencia de usuario de TravelPerk es mejor que la de FCM, ya que su interfaz es más sencilla.
• FCM ofrece a los suscriptores un servicio de atención al cliente 24 horas, pero sus tiempos de respuesta son más largos de los de TravelPerk.
• FCM cuenta con un catálogo más limitado, por lo que ofrecen a sus clientes menos opciones de transporte y de alojamiento.

3. TravelBank

Gracias a las herramientas en línea de TravelBank, quienes viajan por negocios pueden beneficiarse de tarifas empresariales. Las organizaciones que utilicen su exclusivo sistema de suscripción pueden seleccionar paquetes «por usuario» que se orienten o bien a la gestión de gastos o a las reservas de viajes.

Lo que TravelBank destaca de su plataforma:

• En lugar de enviar notificaciones de seguridad en tiempo real, TravelBanks pone a disposición de los clientes a sus agentes de atención al cliente para que les ayuden con cualquier incidente que afecte a los viajes.
• Se integra con una selección de las tarjetas de crédito más utilizadas y con sistemas de recursos humanos y de presupuestos.
• Los clientes pueden recibir asistencia mediante canales exclusivos de Slack.

Diferencias que señalan los clientes de TravelPerk al comparar nuestros servicios de gestión de viajes con los de TravelBank:

• Es más difícil acceder a la atención al cliente de TravelBank. Según los usuarios, tardaron más tiempo en responder a sus consultas.
• TravelPerk ofrece a los usuarios más funciones de seguridad para los viajes, como notificaciones en tiempo real o asistencia antes y después de la salida.
• El modelo de suscripción de TravelBank obliga a las organizaciones a pagar una tarifa mensual por cada usuario, independientemente de si viajan o no.

4. CTM

CTM tienen mucha experiencia y una gran reputación en el sector marino y en el energético y ahora han ampliado su oferta de gestión de viajes ofreciendo una serie de recursos tecnológicos. Los gerentes de viajes pueden elegir una u otra suscripción de CTM en función del tamaño de sus empresas y del tipo de servicios que necesiten.

Lo que CTM destaca de su plataforma:

• Esta herramienta en línea para reservas no solo es útil para planificar viajes, sino que además incorpora una predicción de tarifas para avisar a quienes viajan por negocios de posibles subidas de precios.
• Sus equipos de conserjería ayudan a los clientes a organizar viajes en grupo o eventos.
• Los usuarios pueden elaborar informes para hacer un seguimiento de los gastos de viaje de los empleados.

Diferencias que señalan los clientes de TravelPerk al comparar nuestros servicios de gestión de viajes con los de CTM:

• Por ahora, los suscriptores de CTM no pueden reforzar el cumplimiento de las políticas de sus empresas ni agilizar las aprobaciones, ya que la plataforma no admite la integración de las políticas de viajes con su sistema.
• Ofrecen menos integraciones en menos categorías. O dicho de otra forma: CTM es menos práctica para los gerentes de viajes.
• Gracias a FlexiPerk, los usuarios de TravelPerk pueden beneficiarse de tarifas más flexibles que las que ofrece actualmente CTM.

5. Corporate Traveller

Corporate Traveller llevan muchos años prestando servicios de asistencia para viajes de negocios y ahora han decidido lanzarse a las herramientas en línea. Se han estrenado con la plataforma Melon, que permite a los equipos reservar en línea viajes de negocios y está sincronizada con diferentes programas de uso común para ahorrarles tiempo a los gerentes de viajes.

Lo que Corporate Traveller destaca de su plataforma:

• Ofrecen tarifas empresariales a quienes tienen que viajar por negocios.
• Los usuarios pueden combinar Melon con una selección de programas de finanzas y de uso personal.
• Ofrecen la última información sobre seguridad e itinerarios para hacer un seguimiento de los empleados que salen de viaje y enviarles notificaciones.

Diferencias que señalan los clientes de TravelPerk al comparar nuestros servicios de gestión de viajes con los de Corporate Traveller:

• Coporate Traveller no tiene tantas funciones como sus competidores. A diferencia de TravelPerk, no pueden ofrecer a los usuarios recursos avanzados como cuentas de invitados o recuperación del IVA.
• El catálogo del sistema de Corporate Traveller es más exiguo.
• En cualquier caso, la plataforma ofrece menos integraciones que TravelPerk.