Programación de reuniones y agenda
1. Calendly
- Tus compañeros pueden sincronizar Calendly con su calendario o actualizar su disponibilidad directamente en la plataforma.
- Los recordatorios automáticos garantizan que a nadie se le olvide una reunión.
- ¿Tienes que coordinar viajes internacionales? Calendly ajusta automáticamente las zonas horarias para que todo encaje sin complicaciones.
2. Clockwise
- Permite establecer un margen automático antes y después de cada reunión para no sobrecargar la agenda.
- Aprueba, cambia o rechaza reuniones de forma automática según tus necesidades, para que puedas concentrarte en tu trabajo sin interrupciones.
- Si alguien necesita priorizar otra tarea en su calendario, Clockwise ajusta los horarios en función de la disponibilidad del resto del equipo.
3. SavvyCal
- Establece límites para evitar que tu jefe o el equipo acaben agobiados con una reunión detrás de otra.
- Crea enlaces de reserva personalizados y alojados en un dominio propio para ofrecer una experiencia más profesional.
- Define tus franjas horarias preferidas para que los invitados reserven reuniones en los momentos que mejor se adapten a tu agenda o la de tu equipo directivo.
4. Superhuman
«Superhuman acelera mi gestión del correo gracias a sus atajos, lo que me permite revisar mi bandeja de entrada en minutos, y no horas. La función de bandeja de entrada dividida es un antes y un después para mantener separados mis correos de trabajo, personales y prioritarios. Así, nunca pierdo un mensaje importante».
Kath Burlas, asistenta de dirección en Athena
- Filtra automáticamente los correos en categorías según su nivel de importancia para que puedas priorizar tu bandeja de entrada sin esfuerzo.
- Permite compartir una vista en directo de cualquier correo sin necesidad de reenviarlo o añadir a tus compañeros en copia.
- Incluye IA que sugiere respuestas adaptadas a tu estilo para agilizar la redacción y responder consultas frecuentes más rápido.
Gestión de proyectos y tareas
5. Asana
«Como asistente ejecutivo, Asana me mantiene al día con todo lo que tengo que hacer y me aseguro de que no se me pase ninguna tarea. No sé qué haría sin Asana. ¡Gracias!».
Adrián Guzmán, asistente administrativo de Gemini Energy Solutions
- Crea, asigna y supervisa tareas sin esfuerzo en equipos pequeños, departamentos o incluso en toda la empresa.
- Conéctate con tus compañeros en espacios de trabajo colaborativos donde se pueden compartir recursos y dejar comentarios para mantener los proyectos bien encauzados.
- Consulta el estado de un proyecto en solo unos clics y mantén todo bajo control.
6. Monday.com
- Facilita la colaboración permitiendo compartir archivos, enviar actualizaciones y dar feedback en tiempo real de forma intuitiva.
- La automatización de tareas evita procesos tediosos como la asignación manual de tareas y los recordatorios de plazos.
- La IA impide sobrecargar al equipo al detectar cuándo alguien tiene muchas tareas, lo que permite reasignarlas y seguir cumpliendo objetivos.
7. ClickUp
«Como asistente ejecutivo, llevo muchas responsabilidades a la vez. ClickUp siempre me mantiene organizada y productiva. Me ha salvado más de una vez recordándome tareas importantes».
Tiffany D. Jackson, asesora de clientes en Tiffany & Co
- Personaliza la plataforma como quieras y elige entre vistas de calendario, tablero, lista, Kanban o diagrama de Gantt para gestionar tus tareas.
- Automatiza procesos, traspasos de proyectos y otras tareas manuales repetitivas.
- Mantén a tu equipo alineado mediante asignación de proyectos, archivos compartidos, comentarios y acceso al espacio de trabajo directamente desde la tarea.
Gestión de viajes y gastos
8. TravelPerk
«El ahorro de tiempo que consigo al usar TravelPerk es, con mucho, el mayor beneficio. Diría que ahorramos alrededor del 40 % del tiempo que antes dedicábamos a los procesos de reserva de viajes».
Tanja Peronne, asistenta de dirección en FREENOW
- Acceso a una amplia oferta de vuelos, hoteles, trenes, coches de alquiler y otros medios de transporte, para hacer todas las reservas en un solo lugar, sin pagos por adelantado. ¿Cambios de última hora? Ajusta los planes en solo unos clics.
- Adaptar el presupuesto a las preferencias de los viajeros puede ser complicado. TravelPerk permite integrar las políticas de viaje en el proceso de reserva y mostrar solo opciones preaprobadas.
- Nada de facturas traspapeladas: accede a todos los gastos e informes de viaje en segundos con intuitivos paneles para móvil y ordenador.
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Reserva, organiza y controla tus viajes de trabajo, todo en un solo lugar.
9. Payhawk
- Crea jerarquías y automatiza el proceso de aprobación para evitar errores humanos y aprovechar mejor tu tiempo.
- Olvídate de pasarte el día pidiendo recibos. Payhawk envía recordatorios automáticos a los empleados y puede exigir que adjunten los recibos antes de procesar cualquier reembolso.
- Gestionar gastos en el extranjero nunca fue tan fácil. Los usuarios pueden usar tarjetas corporativas de crédito y débito en más de 30 países y siete divisas diferentes.
10. Spendesk
- Aumenta la seguridad de las compras con tarjetas virtuales y físicas para empleados que permiten pagar suscripciones y servicios.
- Configura límites de gasto y aprobaciones automáticas para asegurarte de que tu equipo cumpla con la política de la empresa.
- Deja de ir a ciegas: supervisa las transacciones en tiempo real para saber exactamente en qué gasta dinero tu equipo y asegurarte de mantener el presupuesto a raya.
Comunicación y colaboración
11. Loom
- Graba tu pantalla o desde la cámara (o las dos cosas) para explicar ideas, hacer demostraciones de productos, dar feedback o compartir noticias.
- Personaliza los videos con el logotipo de tu empresa e incluye enlaces para que los espectadores puedan contactarte o acceder a más información.
- Comprueba quién ha visto tus videos y cuánto han interactuado con ellos, además de sincronizar los datos con tu CRM para gestionar seguimientos de manera más efectiva.
12. Notion
- Personaliza páginas, bases de datos y tableros de tareas para adaptar los flujos de trabajo a tus necesidades.
- Colabora con tu equipo mencionando a compañeros en los comentarios de tus notas, para que reciban notificaciones instantáneas en tareas urgentes.
- Conecta Notion con otras apps como Google Drive, Jira y Trello para centralizar tu trabajo y optimizar la productividad.
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13. Miro
- Colabora en tiempo real a través del lienzo inteligente, una pizarra virtual donde puedes añadir notas adhesivas, diagramas, textos y otros elementos visuales.
- Ahorra tiempo con Miro AI, que convierte tus mapas mentales e ideas en resúmenes, esquemas, diagramas e incluso prototipos interactivos.
- Inicia tus proyectos con plantillas prediseñadas en distintos formatos, ya sea para crear mapas o diagramas, planificar o presentar estrategias.
14. Fellow
«Recomiendo Fellow totalmente. Es muy fácil revisar lo que se discutió en las reuniones y se sincroniza automáticamente con los calendarios, lo cual es imprescindible. Así ya no tengo que buscar archivos y carpetas por todas partes».
Christine Lowe, asistenta de dirección en Shopify
- Crea agendas colaborativas para que todos los participantes contribuyan y estén preparados antes de la reunión.
- Graba las reuniones y genera transcripciones con solo unos clics. Con Fellow, puedes compartir estos documentos y asignar tareas de seguimiento fácilmente.
- Se integra con más de 50 herramientas, como calendarios, gestores de tareas y software de videoconferencias, para que puedas gestionar cada aspecto de tus reuniones sin complicaciones.
IA y automatización
15. Otter.ai
«Es una herramienta increíble si tienes dificultades para tomar notas. Puedo centrarme en la reunión sin preocuparme por perderme nada importante».
Rogelyn Torrejano, asistenta de dirección en Just Ask AVA (Advanced Virtual Assistants)
- Las notas generadas en Otter.ai se pueden compartir, buscar, editar y organizar fácilmente.
- La IA identifica y distingue las voces de los participantes para etiquetar la transcripción de forma clara.
- Compatible con plataformas como Google Meet, Dropbox y Zoom.
16. Grammarly
«Grammarly es una herramienta fantástica para mi trabajo como asistente ejecutiva. Me ayuda a redactar mejores frases y párrafos, y me corrige la gramática y la ortografía. En general, hace que todo se lea más fluido y profesional».
Brooke Holbrook, asistenta de dirección en Consensus
- Configura el tono y los objetivos de tu escritura antes de que Grammarly detecte errores ortográficos, gramaticales y problemas en la estructura de las frases.
- No solo corrige errores, sino que también utiliza IA generativa para mejorar tu redacción y detectar posibles plagios.
- Además de usar Grammarly en tu ordenador, puedes tenerlo siempre a mano gracias a la app móvil y la extensión de navegador.
17. Zapier
- Conecta al instante más de 7000 apps, desde HubSpot y Mailchimp hasta Stripe y DocuSign, además de automatizar tareas sin necesidad de conocimientos técnicos.
- Amplía las funcionalidades de Zapier con sus integraciones nativas, como la herramienta de programación de automatizaciones y la de formato de datos.
- Crea flujos de trabajo personalizados para reducir tu lista de tareas pendientes. Con Zapier, puedes actualizar documentos o enviar correos sin que tengas que intervenir.
Productividad diaria
18. Pocket
- Guarda páginas web, artículos, vídeos y enlaces con un solo clic y añade etiquetas para encontrarlos rápidamente.
- Accede a tu contenido guardado sin conexión durante tus viajes o cuando no haya buena conexión a internet.
- Mantente al día de las últimas noticias del sector gracias a un feed de artículos basado en tus intereses.
19. Timely
- Timely funciona en segundo plano para registrar automáticamente el tiempo que pasas en cada tarea.
- Analiza el tiempo invertido en proyectos para asegurarte de que tu equipo cumple los plazos y no se sale del presupuesto.
- Genera informes detallados para asignar recursos de manera más eficiente y detectar oportunidades de mejora en los flujos de trabajo.
20. Lastpass
- Permite dar acceso a otros empleados sin revelar las contraseñas maestras.
- Facilita el inicio de sesión con autocompletado de datos en un solo clic.
- Crea grupos de usuarios con permisos específicos para compartir contraseñas de forma segura y sin complicaciones.
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