Mide estos nueve KPI para gestionar los viajes eficazmente
Muchas organizaciones consideran que analizar los KPI de viajes es una forma de reducir costes u optimizar el uso de su presupuesto de viajes. Sin embargo, aunque el ahorro de costes es importante, también hay que tener en cuenta otros factores importantes.
Estos indicadores tienen que ver con el modo en que las organizaciones pueden ahorrar dinero y proteger sus ganancias. Por ejemplo, esta categoría cubre KPI que miden el cumplimiento de la política, el exceso ajeno a las herramientas de reserva, el gasto total y el ahorro de costes. Los costes de cancelación y el gasto medio por vertical (costes de vuelo, de hotel, etc.) también se incluirían en esta categoría.
Indicadores de calidad que cubren los KPI relacionados con la satisfacción del empleado. Por ejemplo, este tipo de KPI miden la satisfacción de los viajeros, su relación con las plataformas de reserva aprobadas y la satisfacción con el acuerdo de nivel de servicio (SLA) por parte de los proveedores.
Por último, los indicadores de negocio se ocupan del retorno de la inversión (ROI) y de los KPI de productividad. Por ejemplo, las organizaciones pueden medir el índice de éxito de un viaje, el índice de productividad y el impacto sobre los viajes dentro de los departamentos para evaluar el éxito de su programa de viajes.
Medir los indicadores de sostenibilidad es fundamental para que las empresas cumplan sus objetivos de responsabilidad social corporativa. Muchas regiones aprueban con frecuencia nuevas normativas medioambientales, como la Directiva sobre la presentación de información sobre sostenibilidad por parte de las empresas (CSRD) de la Unión Europea, y las organizaciones deben realizar un seguimiento de los KPI de sostenibilidad para cumplir la legislación.
Ahora que hemos visto las categorías más importantes de KPI de la gestión de viajes, veamos a continuación los nueve KPI que debería medir tu organización para evaluar la eficacia de su política de viajes de negocios.
Si tu empresa ha invertido en una herramienta de reserva o en una plataforma de gestión de viajes de servicio integral, es probable que el objetivo fuera simplificar los procesos, garantizar el cumplimiento y, sobre todo, ahorrar en los viajes de negocios.
Al igual que con la herramienta de reserva, es importante controlar hasta qué punto tus empleados cumplen con las formas de pago que usan.
¿Tu empresa tiene una política de viajes de negocios vigente? Las políticas de viajes son fundamentales para controlar el gasto, aumentar la eficacia de las reservas y garantizar la seguridad de los viajeros.
Para las organizaciones, obtener descuentos en viajes de negocios es una buena forma de reducir costes. Muchas empresas dedican tiempo a negociar descuentos individualmente con distintos proveedores, pero existe una forma mejor y más sencilla de hacerlo. Las plataformas de gestión de viajes como TravelPerk suelen tener sus propios acuerdos con los proveedores y ofrecen a sus clientes tarifas negociadas en los servicios de viaje (como precios de billetes de avión, habitaciones de hotel y alquileres de coches) para que puedan disfrutar de mejores precios sin tener que negociar sus tarifas.
Saber la satisfacción que sienten tus empleados que viajan es esencial para el éxito de la empresa. Si no están satisfechos con la experiencia en sus viajes, es probable que su insatisfacción tenga algo que ver con tu programa y tu política de viajes de negocios. Como en otros aspectos del negocio, cuando los empleados están descontentos, es probable que el índice de fidelización se desplome.
Siempre que sea posible, conviene evitar realizar cambios en las reservas, ya que esto suele conllevar comisiones elevadas y gastos adicionales.
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Reservar con anticipación ahorra dinero a las organizaciones y suele ofrecer más variedad y flexibilidad en cuanto a los preparativos del viaje. Como norma general, tus empleados deben reservar sus viajes con la mayor antelación posible.
Tienes la obligación legal de garantizar la seguridad de tus empleados cuando viajan. Es lo que se denomina deber de asistencia. Para cumplir las obligaciones del deber de asistencia, debes contar con políticas de gestión de riesgos para abordar riesgos como conflictos políticos, enfermedades, cuestiones de seguridad regional y requisitos de entrada.
Por último, para cumplir los objetivos de sostenibilidad, vas a necesitar un sistema de medición de la huella de carbono de tu organización. Para ello, es necesario saber cuánto CO2 se está liberando a la atmósfera durante los viajes de negocios.
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