La planificación de los viajes de empresa puede ser muy complicada si no se cuenta con los recursos necesarios. Necesitas herramientas y profesionales que velen por tu empresa, ya sea un equipo de atención al cliente de primer nivel que te ayude con las reservas o un sistema de notificaciones para mantener a los empleados debidamente informados en todo momento.

De ahí que los gerentes de viajes recurran a herramientas de asistencia en viajes. El objetivo de los proveedores de asistencia en viajes es ayudar a quienes viajan a solucionar los posibles problemas que puedan surgir, como, por ejemplo, el retraso de un vuelo o si un empleado se queda descolgado en algún sitio.

Esto es lo que vamos a analizar a lo largo de este artículo:

• ¿Qué es una empresa de asistencia en viajes?
• Aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de asistencia en viajes
• ¿Necesita mi empresa los servicios de una empresa de asistencia en viajes?
• Las 6 mejores empresas de asistencia en viajes para tu negocio

Hay muchas empresas que pueden ayudarte con la asistencia en viajes. Es importante elegir la que mejor se ajuste a tus necesidades y a los requisitos de tu empresa en términos de viajes de negocios.

Pero primero veamos qué son exactamente las empresas de asistencia en viajes y qué ventajas tiene contar con una para los viajes de negocios.

¿Qué es una empresa de asistencia en viajes?

Las empresas de asistencia en viajes ayudan a las organizaciones a cubrir las necesidades relativas a los viajes de negocios, independientemente de cuándo o dónde surjan los problemas. Lo que estas empresas ofrecen va más allá de lo que el típico oficinista puede hacer en su horario normal de trabajo. Además, te proporcionan recursos a medida para los viajes de negocios.

Te proporcionan un nivel extra de asistencia y suelen ofrecer sus servicios las 24 horas mediante una línea directa o a través del chat. No importa dónde o en qué situación estés, el cometido de estas empresas es ayudarte y estar a tu disposición.

Por ejemplo, puede darse una emergencia médica que requiera de una intervención urgente o quizás se necesite repatriar a alguien lo antes posible. Sea cual sea la situación, contar con una empresa de asistencia en viajes te da la tranquilidad de saber que los empleados recibirán toda la ayuda que necesiten, estén donde estén.

Las empresas de asistencia en viajes están a tu disposición durante todo el proceso del viaje de negocios, desde la salida hasta la vuelta.

Aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de asistencia en viajes

Entre las empresas que ofrecen asistencia en viajes, las hay que ofrecen más servicios que otras. La clave está en encontrar los servicios de asistencia que mejor se ajusten a tu empresa.

Estos son los aspectos a valorar antes de elegir un proveedor de asistencia en viajes:

• Capacidad para llevar a cabo evacuaciones: para evacuaciones o rescates sobre el terreno. Necesitas una empresa que te ofrezca recursos para proporcionar asistencia en caso de emergencia o que pueda llevar a cabo evacuaciones médicas desde cualquier parte del mundo.
• Asistencia las 24 horas**:** tanto si hay una emergencia como si no. Una línea directa disponible las 24 horas, tanto para casos de emergencia como para cualquier otra cuestión, que ofrezca asistencia a los clientes en cualquier momento de su viaje, tanto por la mañana temprano como de madrugada.
• Informes sobre los lugares de destino: para que los empleados tengan toda la información necesaria sobre el lugar al que van. En estos informes se advertirá de los posibles riesgos y se ofrecerán recursos para mitigarlos.
• Servicios de conserjería: para abordar problemas como la cancelación o el retraso de un viaje o relacionados con la documentación. Siempre pueden surgir imprevistos, es por ello que necesitas contar con una empresa que ofrezca asistencia personalizada a tus empleados.
• Servicios de visado y de pasaporte: para aquellos empleados que viajan por todo el mundo. Es fundamental tener la documentación en regla y debidamente actualizada para que el viaje sea lo más tranquilo posible.
• Opciones de seguros de viaje: para que tanto tú como tus empleados estéis cubiertos durante los viajes de negocios.

Una buena empresa de asistencia en viajes debe ayudarte durante todo el proceso de gestión de los viajes, no solo si algo se tuerce. Lo anterior es solo un resumen de lo que debes exigirle a una empresa de asistencia en viajes.

¿Necesita mi empresa los servicios de una empresa de asistencia en viajes?

Si tu empresa suele organizar viajes de negocios, entonces necesitas contar con una empresa de asistencia en viajes. No solo es una práctica recomendada, sino que te asegurarás de que cumples con las responsabilidades legales referentes al deber de asistencia.

El deber de asistencia es la obligación legal que tienen las empresas de tomar todas las medidas que sean razonables para garantizar la protección de sus empleados frente a posibles daños físicos o psicológicos. En pocas palabras, tienes la responsabilidad de garantizar que los empleados estén seguros y protegidos mientras trabajan para tu empresa, da igual dónde estén.

Hay otras razones por las que conviene contratar a un proveedor de asistencia en viajes, aunque seguro que algunas de ellas te son familiares. Aquí tienes algunas situaciones en las que te convendría contar con una de estas empresas.

Las empresas de asistencia en viajes ofrecen asistencia las 24 horas

Las empresas de asistencia en viajes ofrecen asistencia las 24 horas del día, tanto a ti como a tus empleados. Esto es algo importantísimo en momentos de crisis y puede salvarte la vida si hablamos de cancelaciones de vuelos o de retrasos en los viajes.

Por ejemplo, imagina que el vuelo de regreso de uno de tus empleados está programado para el domingo por la noche. Llega al aeropuerto y ve que han cancelado su vuelo; no tiene forma de volver a casa ni dónde quedarse. En un caso así, una empresa de asistencia en viajes le ofrecería a tu empleado la ayuda y la protección necesarias.

Las empresas de asistencia en viajes cuentan con equipos especializados de asistencia que trabajan las 24 horas para ayudar a los empleados que se han quedado descolgados en algún sitio. Esto es mucho mejor que tener que contactar con tu gerente de viajes cada vez que surja el más mínimo inconveniente y, además, pueden resolver los problemas con mucha más rapidez que el gerente de reservas de la empresa.

Las empresas de asistencia en viajes te ayudan con los problemas que surjan durante los viajes

Los empleados pueden encontrarse con todo tipo de problemas durante un viaje de negocios, independientemente de si están en la otra punto del mundo o de si no han salido del país.

Perder el equipaje o la documentación puede convertir el viaje en un auténtico drama. Por eso, siempre conviene contar con una línea directa a la que los empleados que están de viaje puedan llamar, sea la hora que sea, para saber qué hacer en situaciones complicadas.

Las empresas de asistencia en viajes brindan ayuda en caso de emergencia

Las empresas de asistencia en viajes pueden ayudar en las situaciones de emergencia. Por ejemplo, si hay que evacuar a alguien o si la vida de los empleados corre peligro. No hay nada que dé más miedo que estar en un lugar que no conoces y no poder pedir ayuda.

Las compañías de asistencia en viajes ofrecen ayuda en caso de desastres naturales y pueden contactar con servicios médicos u ofrecer los recursos necesarios para una evacuación.

Toda empresa tiene la obligación legal de velar en todo momento por la seguridad y la protección de sus empleados. Es lo que conocemos como «deber de asistencia» e implica que las empresas deben prever los posibles riesgos para la salud y la seguridad y proporcionar a los empleados los recursos pertinentes para que puedan viajar seguros.

Las 6 mejores empresas de asistencia en viajes para tu negocio

Hay muchísimas empresas especializadas en la asistencia tanto a tu empresa como a los empleados que tienen que salir de viaje. A la hora de gastar el presupuesto destinado a los viajes, conviene elegir las opciones con la mejor calidad-precio.

Estas son seis de las mejores empresas de asistencia en viajes de 2024. Te invitamos a analizarlas.

1. TravelPerk

TravelPerk es una plataforma integral para todo en uno para la gestión de viajes de empresa mediante la que puedes reservar y gestionar viajes o elaborar informes. Tienen un equipo de atención al cliente de primer nivel que está disponible las 24 horas para ofrecerte la mejor asistencia en viaje posible, cuando y donde lo necesites. Esta plataforma ofrece un paquete completo de funciones con las que ayudar a los clientes a sacar el máximo partido a la gestión de sus viajes de negocios, ya sea desde la versión de escritorio como desde la aplicación móvil.

La empresa cuenta con un equipo de atención al cliente de primera categoría que se sirve de sus vastos conocimientos para ayudar a los empleados que salen viaje, vayan adonde vayan.

Estos son, según TravelPerk, sus recursos más destacados para la asistencia en viajes:

• Atención al cliente las 24 horas por parte de agentes especializados y con un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos
• Servicios individuales de conserjería con los que atender a cada detalle de tu viaje, desde la organización del viaje hasta el alojamiento o la reserva de salas de reuniones
• TravelCare: para la evaluación y la gestión de riesgos; con alertas antes de la salida y a lo largo de todo el viaje y pautas relativas al lugar de destino para que los empleados viajen con seguridad y los administradores estén al tanto de cualquier problema que pueda surgir
• Notificaciones en tiempo real para mantener debidamente informados a los empleados que están de viaje
• Integraciones disponibles con una serie de proveedores especializados en el deber de asistencia —como Riskline, International SOS o Safeture, entre otros— para brindarte la experiencia más segura posible

Además de las funciones de asistencia en viajes, TravelPerk te ofrece muchos otros recursos, como por ejemplo:

• Uno de los catálogos más grandes del sector con las mejores ofertas del mercado para vuelos, alojamientos, trenes o alquiler de coches.
• FlexiPerk ofrece a los empleados que viajan toda la flexibilidad que necesitan, ya que permite a las organizaciones recuperar el 80 % de su dinero siempre que cancelen con hasta dos horas de antelación
• Compensación de carbono para viajes de negocios con GreenPerk
• Amplias integraciones de terceros que te permiten integrar la plataforma con tu flujo de trabajo habitual: gestión de gastos, espacios para reuniones, movilidad, seguridad, sostenibilidad, gestión de viajes y de usuarios, etc.

TravelPerk ofrece herramientas para viajes a empresas grandes y pequeñas y garantiza el acceso de tus empleados a la asistencia que necesiten.

2. Global Rescue

Desde su fundación en 2004, Global Rescue han sido referentes y pioneros en el sector de la asistencia en viajes. La empresa integra la asistencia de seguridad y la asistencia médica, así como servicios de gestión de riesgos y de crisis para viajes.

Trabajan con todo tipo de entidades y empresas, como universidades, turoperadores u ONG.

Estos son, según Global Rescue, sus recursos más destacados para la asistencia en viajes:

• El equipo de Global Rescue está especializado en prestar apoyo y «rescatar» a los empleados necesiten asistencia
• Informes sobre los lugares de destino y alertas sobre sucesos o eventos para orientar a quienes viajan a destinos que no conocen

Global Rescue suele ser la elección de las empresas que operan en zonas peligrosas o donde no es fácil predecir los riesgos. Son una buena opción para la protección durante los viajes, porque lo cierto es que ese es el único servicio que prestan.

3. Travel Guard

Travel Guard es una buena opción si necesitas ayuda con la cancelación de vuelos, si buscas cobertura médica u otro tipo de seguros o si te hace falta un servicio de traducción. Trabajan a escala mundial, por lo que son la elección ideal para empresas u organizaciones que necesiten asistencia en viaje y servicios de primera clase.

Su asistencia en viajes no se limita a la atención médica o a las evacuaciones de emergencia, sino que también pueden ayudar a los empleados que salen de viaje con cuestiones menos complejas, como es el caso de los servicios de traducción. Viajar a un país donde no hablan tu idioma puede ser tan frustrante como que te cancelen un vuelo, pero Travel Guard te puede ayudar en ambos escenarios.

Estos son, según Travel Guard, sus recursos más destacados para la asistencia en viajes:

• Servicios de traducción para 40 idiomas
• Un amplio abanico de planes de seguros y de coberturas que se ajustan a todas tus necesidades

La empresa no solo sobresale respecto a la tremenda calidad de su asistencia en viajes, sino que también ofrece pólizas de seguros de viaje a través de AIG, un gigante de los seguros. Tanto tus empleados como tú estaréis cubiertos en caso de que algo salga mal.

4. Allianz Travel Insurance

Allianz Travel Insurance es una de las principales compañías de seguros a escala mundial, tanto en lo que respecta a los seguros de viaje como a los seguros de salud. Lo cierto es que siempre cabe la posibilidad de que los viajes se tuerzan y por eso es conveniente contar con un seguro de viaje.

Los servicios de asistencia en viajes de Allianz están integrados en tu seguro y pueden ser muy útiles en caso de que ocurra algo malo.

Estos son, según Allianz Travel Insurance, sus recursos más destacados para la asistencia en viajes:

• Asistencia las 24 horas en cualquier parte del mundo que les ha hecho acreedores de diferentes galardones
• Una selecta red de clínicas y centros médicos en los que encontrarás los servicios médicos que necesites

Allianz ofrece muchos de los recursos que necesitan las empresas a la hora de organizar viajes de negocios A veces las cosas no salen como las habíamos planeado, de ahí que nunca esté de más contar con una compañía de seguros que te cubra las espaldas.

5. Generali Travel Insurance

Generali Travel Insurance ofrece un seguro de viajes diseñado para responder a los contratiempos que puedan surgir durante los viajes. Ofrecen diferentes planes dentro de sus seguros de viajes, cada uno de ellos con sus propias coberturas, para que puedas viajar con toda tranquilidad.

Hablamos de una de las compañías con muchísima experiencia. Sin duda, son una opción muy fiable si hablamos de asistencia en viajes.

Estos son, según Generali Travel Insurance, sus recursos más destacados para la asistencia en viajes:

• Servicios de conserjería y de protección contra robos de identidad
• Tres planes de seguro independientes para ofrecer opciones más asequibles y la máxima cobertura posible

Esta compañía de seguros de viaje solo ofrece servicios en el mercado estadounidense y a quienes residen en los Estados Unidos; no obstante, sus coberturas tienen un alcance mundial.

6. AMEX Global Business Travel

AMEX Global Business Travel es una buena opción para quienes necesitan asistencia cuando viajan por negocios, ya sea en caso de robo de tarjetas de crédito o por una emergencia médica.

Tienen una gran reputación a nivel mundial y brindan asistencia en caso de cualquier tipo de incidente o de problema durante los viajes.

Estos son, según AMEX GBT, sus recursos más destacados para la asistencia en viajes:

• Servicio de atención al cliente disponible las 24 horas para abordar cualquier problema que pueda surgir
• Asistentes personales de viajes que ofrecen una experiencia exclusiva y personalizada a los clientes que reserven un viaje de negocios

Al utilizar los servicios de Amex Global Business Travel, tendrás acceso a toda una serie de ventajas solo por ser cliente de la compañía.

Proporcionan informes de crédito de las aerolíneas para poder comprobar qué billetes de los que no se han usado no se han reembolsado. También ofrecen recomendaciones sobre gastos que resultan muy útiles en términos de ahorro. Además, prestan servicios de gestión de riesgos para garantizar la seguridad de tus empleados.

Sin embargo, la tecnología de Amex GBT deja mucho que desear y no es ni tan fácil de usar ni tan completa como quisieran sus usuarios. Tampoco sobresalen en cuanto a la atención al cliente y las opciones de su catálogo son bastante más limitadas y más caras que, por ejemplo, las de TravelPerk.

Mejora tu experiencia de viaje gracias a una empresa de asistencia en viajes

Contratar los servicios de una empresa de asistencia en viajes tiene muchas ventajas. Sobre todo hoy en día, con toda la incertidumbre que hay alrededor de los viajes.

Siempre pueden surgir imprevistos o situaciones desagradables durante los viajes; sin embargo, si cuentas con los recursos adecuados, las consecuencias tanto para tu empresa como para tus empleados no serán tan graves. Es muy importante trabajar con una empresa en la que puedas confiar y que te ayude a organizar los viajes. No solo en este 2024, sino también en el futuro. La asistencia en viajes de TravelPerk tiene pocos rivales y, gracias su amplio abanico de servicios, tus empleados estarán seguros y debidamente informados en todo momento. Prueba TravelPerk hoy mismo y empieza a gestionar con eficiencia y de manera integral los viajes de negocios de tu empresa.