Cuando los empleados viajan por trabajo están expuestos a diversos riesgos. Las empresas modernas están adoptando políticas proactivas para gestionar riesgos en viajes (TRM), solventar complicaciones, comunicarse de una forma más eficaz y anticiparse siempre que se pueda a las posibles problemáticas.

Por regla general, las organizaciones se ponen en manos de las empresas de gestión de riesgos en viajes a la hora de velar por el bienestar de los empleados mediante estrategias, herramientas y tecnologías inteligentes para la gestión de riesgos.

Tanto si llevas años usando un programa de gestión de riesgos en viajes como si buscas el mejor programa para tu equipo, en este artículo podrás valorar a los mejores proveedores y las características y funcionalidades que toda herramienta para la gestión de riesgos empresariales debería tener.

¿Qué son las empresas de gestión de riesgos en viajes?

Las empresas de gestión de riesgos en viajes ayudan a las organizaciones a cumplir con el deber de asistencia respecto a sus empleados mediante herramientas de detección, mitigación y comunicación de los riesgos.

Las empresas de gestión de riesgos en viajes proporcionan herramientas integrales de asistencia para que no haya complicaciones en los viajes de negocios y para que sean más seguros y más agradables. Los proveedores de servicios de gestión de riesgos en viajes suelen ofrecer recursos con los que abordar diferentes escenarios relativos a los viajes de empresa.

Lo que las empresas de gestión de riesgos hacen por otras empresas:

Planificación de viajes y evaluación de riesgos

La planificación de los viajes es esencial para diseñar una política de viajes de empresa que cubra las necesidades de aquellos empleados que tienen que salir de viaje. Esto implica valorar las siguientes cuestiones:

• Identificación de amenazas: necesitas una plataforma que te ayude a detectar posibles problemas
• Plan de contingencia: para las situaciones inesperadas
• Gestión de itinerarios: para que los empleados no tengan que preocuparse por los detalles de sus viajes
• Evaluación de riesgos: para comprender mejor los posibles riesgos y cómo abordarlos

Protección de los empleados y de las empresas

Un servicio fiable de seguridad y de gestión de riesgos te ayudará a proteger en el extranjero a los empleados y a los activos de la empresa. Estos son los servicios más habituales en términos de protección contra riesgos en viajes:

• Seguridad inteligente y reactiva: para realizar un seguimiento proactivo de los incidentes en cualquier parte del mundo
• Supervisión de los empleados: para localizar y realizar un seguimiento de los empleados que salen de viaje
• Apoyo operativo: para casos de evacuación urgente y para cumplir en tiempo real con el deber de asistencia respecto a los empleados

Reacción y vuelta a la normalidad en caso de crisis

La resolución de incidentes y la vuelta rápida a la normalidad son dos factores básicos en términos de gestión de riesgos en viajes. Las herramientas de gestión de riesgos en viajes resultan muy útiles para diferentes procesos, como por ejemplo:

• Gestión de la respuesta: planificar la gestión de las crisis para situaciones de emergencia
• Registro de incidentes: para identificar los riesgos más habituales de cada viaje y las posibles deficiencias
• Asistencia en situaciones de crisis: para asistir a los empleados en caso de desastres naturales o en cualquier otra crisis
• Continuidad del negocio: para mitigar los efectos negativos y garantizar la continuidad de las operaciones
• Asistencia médica: para coordinar y gestionar el tratamiento médico de los empleados
• Limitación de daños: para responder ante lesiones de los empleados o daños a la propiedad

La gobernanza garantiza que se respetan todas las normas

Una filosofía empresarial que le dé a la seguridad la importancia que merece es la base de una buena política de gestión de riesgos en viajes. Un servicio profesional de gestión de riesgos en viajes te permitirá diseñar, identificar y gestionar las siguientes cuestiones:

• Tolerancia al riesgo: para identificar cuáles son los niveles aceptables de riesgo
• Deber de asistencia: para cumplir con la obligación legal de velar por la seguridad de los empleados
• Documentar la participación de las partes interesadas: para que se puedan discutir las cuestiones más relevantes

Las seis empresas de gestión de riesgos en viajes que hemos elegido se especializan en diseñar soluciones para los problemas más comunes que pueden surgir durante los viajes. El objetivo es que el empresario no tenga que preocuparse de nada. Menos complicaciones tanto para ti como para los empleados que tengan que salir de viaje.

¿Necesita mi empresa a una empresa de gestión de riesgos en viajes?

¿Sabías que, según algunas estimaciones, los viajes de negocios experimentarán en 2022 un aumento interanual del 38 %? Los viajes de negocios se están recuperando rápidamente, pero, por desgracia, hay muchas empresas que asumen riesgos innecesarios en este tipo de viajes.

Las empresas que envían a sus empleados en viajes de negocios deben poner mucha atención al deber de asistencia antes y después del viaje y durante el mismo.

Si no tienes claro si necesitas un servicio de gestión de riesgos en viajes, plantéate si tu organización está preparada para ocuparse a nivel interno de los riesgos en viajes.

• Riesgos habituales: algunos de los riesgos más habituales a los que han de hacer frente los empleados que salen de viaje tienen que ver con el terrorismo, los requisitos para cumplir con las legislaciones locales, los requisitos para entrar a un país determinado, los desastres naturales, el dinero, las inestabilidades políticas o la salud.Para evitar cualquiera de estos problemas, tendrás que estar al tanto respecto a las normativas vigentes en el país de destino y a las posibles restricciones.

• Riesgos para la salud: una emergencia médica puede surgir en cualquier momento y las pautas a seguir a este respecto varían según el país en el que estén tus empleados. Las empresas deben proporcionar a los empleados un seguro médico de viaje con buenas coberturas y poner en marcha otras medidas preventivas antes de que comience el viaje.Además, debes asegurarte de que el seguro cubra cualquier enfermedad o patología que tengan los empleados que salen de viaje.

• Riesgos de inmigración y aduanas: la planificación de la movilidad a escala mundial es otra de las cuestiones a las que hay que prestarles atención. Toda organización tiene un deber de asistencia respecto a sus empleados; hay que proporcionarles el visado adecuado, el certificado de alojamiento, el propósito del viaje y los detalles de la salida. Debes informarte de los requisitos que exige la autoridad aduanera, ya que si se transgrede la normativa en ese sentido, esto podría dar lugar a confiscaciones, arrestos o deportaciones.

• Riesgos de la legislación local: los empleados que salen de viaje deben conocer la legislación del país de destino. Si se ignora la legislación, podemos encontrarnos con sanciones o incluso con delitos de tipo penal.

Lo que debe ofrecerte una empresa de gestión de riesgos en viajes

Vivimos tiempos inciertos, por lo que las políticas de gestión de riesgos en viajes deben ser dinámicas. Las regulaciones cada vez más complejas y la preocupación por el bienestar de los empleados suponen importantes retos de carácter administrativo.

Estos son algunos factores importantes a tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de gestión de viajes:

• Información y recomendaciones basados en datos: ¿La empresa te permite mejorar la experiencia de los empleados con previsiones basadas en datos? ¿Se recopila información sobre tus viajes de empresa para mejorar tu experiencia? Contar con estos recursos es muy útil para prever posibles problemas, ofrecer soluciones y no tener que hacer demasiados cambios en los planes de viaje.
• Asistencia integral: un proveedor de herramientas de gestión de riesgos en viajes debe poder abordar los procesos de forma integral; desde las aprobaciones previas al viaje hasta el análisis posterior al mismo. De esta manera, tendrás una panorámica completa del flujo de trabajo de la gestión de riesgos.
• Accesible y flexible: también debes comprobar si los empleados que vayan a viajar pueden acceder en tiempo real al portal de gestión de riesgos. Una buena plataforma debería ayudarte a reducir los costes de los viajes y a garantizar la seguridad de los empleados. Además, conviene buscar opciones flexibles: lo mejor es decantarse por programas o herramientas que sean ágiles.

Si antepones estos tres factores, estarás más cerca de dar con la solución perfecta para gestionar los riesgos en viajes. Analiza la manera que tiene tu empresa de abordar los viajes de negocios y elige la opción que pueda proporcionarte más de una solución.

Las mejores empresas de gestión de riesgos en viajes

Una buena empresa de gestión de riesgos en viajes te ayudará a mejorar las opciones de las que los empleados dispondrán en sus viajes. Hablamos de una opción que te ayude a cumplir con el deber de asistencia respecto a los empleados con recursos integrales para la gestión de riesgos.

Una empresa de gestión de riesgos en viajes eficiente debe permitirte desarrollar un modelo serio de gestión de riesgos en viajes mediante el que definir políticas, formar a los empleados y administrar datos, además de ofrecerte la posibilidad de trasladar todo esto a tu equipo.

La clave a la hora de decantarse por un proveedor radica en determinar tus necesidades organizativas para, de esta manera, elegir una solución de gestión de riesgos en viajes integrada e inteligente que se adapte a tu empresa.

1. TravelPerk

TravelPerk es una solución integral para la gestión de viajes de negocios que simplifica los viajes de empresa mediante un abanico de herramientas de gestión de viajes de negocios. Sus recursos para la gestión de riesgos en viajes de empresa te serán muy útiles para tomar las mejores decisiones posibles respecto a los viajes, garantizar la seguridad de quienes viajan y adaptarte a los cambios de planes. Los recursos para la gestión de viajes tienen como objetivo hacer los viajes de negocios más fáciles, ahorrar tiempo en trámites administrativos y reducir los gastos de viaje.

Las ventajas de TravelPerk:

• FlexiPerk: FlexiPerk permite que quienes viajan por trabajo puedan reservar vuelos y hoteles y alquilar coches con una política de cancelación rápida y sencilla y el reembolso del 80 % de la tarifa. Las organizaciones pueden reservar con total libertad sin miedo a quedar desprotegidas si hubiera un cambio de planes.
• Planificación del viaje: TravelCare de TravelPerk proporciona alertas en tiempo real, actualizaciones, información sobre las restricciones de viaje por la COVID-19, sobre requisitos de vacunación y sobre las normativas locales para que estés al tanto de las precauciones que hay que tomar antes de viajar. Dichas alertas permiten a quienes viajan modificar los planes de viaje de forma rápida y sencilla.
• Recursos para el deber de asistencia: gracias a la integración de TravelPerk con International SOS, tus empleados viajarán totalmente seguros. Recibe informes en profundidad y alertas durante los viajes y gestiona los servicios auxiliares y de evacuación, todo desde un mismo portal.
• Supervisión de los empleados que viajan: gracias a la herramienta de supervisión de viajes de empresa que se integra con TravelPerk, tendrás una panorámica completa de los viajes de negocios y del cumplimiento de las políticas de la empresa por parte de los empleados. Esto es tremendamente útil tanto para las empresas como para los gerentes de viajes a la hora de supervisar desde cualquier lugar a los equipos que estén de viaje.
• Asistencia 24 horas: el equipo de asistencia para viajes trabaja las 24 horas del día y tiene el objetivo de atender cualquier consulta en 15 segundos. Recibe asesoramiento personal, tramita reservas para grupos y gestiona los viajes de negocios a una velocidad supersónica.

Los recursos de gestión de riesgos en viajes de TravelPerk son perfectas para la planificación de los viajes, la supervisión de los empleados que tienen que viajar, la asistencia 24 horas y el cumplimiento de las normas de deber de asistencia.

2. Collinson

Collinson comenzó su periplo en 1985 y ha crecido hasta convertirse en un referente de la asistencia médica y la seguridad en los viajes. Esta consultora especializada en la gestión personalizada de riesgos colabora con Crisis24 para ofrecer servicios de gestión de riesgos en viajes totalmente adaptables.

Según Collinson, estás son sus principales ventajas:

• Programa principal: el programa principal está diseñado para adaptarse a las necesidades de tu empresa, ya que ofrece servicios como la evaluación de riesgos previa a los viajes, la supervisión de los empleados que tienen que viajar, el asesoramiento y la atención al cliente, además de asistencia médica y en materia de seguridad.
• Asistencia en viaje: Collinson te ayuda a cumplir con tus responsabilidades y a reducir los riesgos mediante la asistencia en viaje y con recursos que les ponen las cosas más fáciles a quienes viajan. Hablamos de asistencia en el aeropuerto, protección de directivos, asistencia contra robos de identidad, atención médica digital, bienestar o gestión integral de viajes.
• Asistencia remota: Collinson también asiste a las empresas mediante la supervisión de seguridad (disponible las 24 horas), el seguimiento de los empleados que viajan, la asistencia médica remota y los servicios de salud laboral.
• Asesoramiento sobre riesgos: cada viaje de empresa tiene sus particularidades y hay muchos factores en juego. Esa es la razón por la que el servicio de asesoramiento de Collinson ofrece soluciones personalizadas de planificación para cuestiones relacionadas con la pandemia, la respuesta a emergencias médicas, la detección de riesgos y los planes de evacuación.

La opción de gestión de riesgos en viajes de Collinson es perfecta para evaluar los riesgos de carácter médicos a los que se enfrentan los empleados que tienen que salir de viaje.

3. Anvil

Anvil ayuda a las empresas a gestionar los riesgos de los viajes de empresa a partir de las soluciones de gestión de riesgos en viajes, de resiliencia operativa y de salud laboral. Su plataforma de gestión de eventos garantiza la seguridad y los enlaces de comunicación para los empleados que tienen que salir de viaje.

Según Anvil, estas son sus principales ventajas:

• Marco de referencia de la gestión de riesgos en viajes: según Anvil, el enfoque de la gestión de riesgos debe ser algo personalizado. Por eso utilizan un marco de referencia para la gestión de riesgos en viajes. Su objetivo es crear programas de viaje que se ajusten a las necesidades de cada empresa.
• Tecnología de gestión de riesgos en viajes: la plataforma Riskmatics® de Anvil se sirve de una inteligencia artificial dinámica para ayuda a las empresas a prevenir situaciones imprevistas y a estar al tanto de todas las posibles amenazas. El paquete completo de productos proporciona en tiempo real información y recomendaciones a escala global y soluciones personalizadas que se ajustan a necesidades concretas.
• Servicios de gestión de riesgos en viajes: Anvil ofrece además diferentes servicios, como evaluaciones previas a los viajes, gestión de viajes, asesoramiento relativo a las políticas de viajes, programas de bienestar y asesoría en términos de seguridad.

Anvil es muy útil para prever los riesgos de los viajes, crear marcos de referencia para la gestión de riesgos en viajes y realizar evaluaciones previas a los viajes.

4. FocusPoint International

FocusPoint International se dedica a la gestión de riesgos en viajes y al asesoramiento especializado sobre riesgos. Ofrecen a los empleados que tienen que viajar asesoramiento a medida, asistencia coordinada en el país de destino y servicios de evacuación. FocusPoint International está presente en América Latina, Europa, Oriente Medio, África, Asia y en los Estados Unidos y Canadá.

Según FocusPoint International, estas son sus principales ventajas:

• Planes CAP™ de asistencia en viajes: estos planes mejoran la experiencia de viaje de los empleados con información específica sobre el destino, asesoramiento oportuno y asistencia. Puedes acceder a la información desde la web o desde las aplicaciones móviles. FocusPoint International ofrece además servicios de evacuación que evitan los quebraderos de cabeza de los procesos de reclamación, de reembolso o de subrogación.
• Áreas de especialización: el equipo de FocusPoint International está especializado en la inteligencia artificial orientada a la gestión de riesgos, las evacuaciones de seguridad, la supervisión de viajes y las evacuaciones médicas. Trabajan en estrecha colaboración con agentes de seguros, agencias de viajes y con las empresas para garantizar la mejor estancia posible de los empleados en el extranjero.

FocusPoint International es excelente para brindar servicios de evacuación y de asistencia a los empleados en sus lugares de destino.

5. CWT

CWT es una plataforma de gestión de viajes que ayuda a tus empleados a prevenir situaciones problemáticas cuando viajan por trabajo. Esta empresa ayuda a los empleadores a cumplir con sus obligaciones éticas, prever las posibles amenazas para su seguridad y cumplir con las políticas de la empresa.

Según CWT, estas son sus principales ventajas:

• Recursos de seguridad y de protección: CWT ha diseñado recursos para que quienes viajan estén al día respecto a las emergencias relacionadas con la COVID-19 o con otras cuestiones. Gracias a su tecnología de vanguardia, se puede localizar y asistir a los empleados en casos de emergencia.
• Seguridad de los datos: el equipo internacional de ciberseguridad de CWT ayuda a tus empleados a gestionar las amenazas relacionadas con los datos y los problemas de seguridad. Su programa de concienciación y de cumplimiento de normas de seguridad garantiza la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información.
• International SOS: CWT colabora con International SOS para ofrecer asistencia adicional a quienes viajan por negocios y forman parte del colectivo LGBTQ+. El objetivo es mitigar en la medida de lo posible los riesgos mediante planes de contingencia sólidos y garantizar así que los empleados se sientan seguros cuando viajan.

CWT es una gran opción para evaluar las amenazas de seguridad y velar por la seguridad de los empleados cuando viajan por trabajo.

6. Corporate Travel Management (CTM)

CTM ofrece recursos económicos y eficientes para viajes. Combinan las soluciones tradicionales de gestión de viajes con un servicio personalizado para garantizar que los empleados viajen seguros. Las herramientas de gestión de riesgos de CTM permiten a las empresas detectar riesgos, hacer un seguimiento de los empleados y enviarles cualquier información importante.

Según CTM, estas son sus principales ventajas:

• Supervisión de los empleados que salen de viaje: CTM permite a las organizaciones realizar un seguimiento en tiempo real de los empleados sobre los itinerarios de viaje.
• Evaluación de riesgos previa al viaje: las herramientas de aprobación previa al viaje de CTM te permiten crear flujos de trabajo personalizados para las aprobaciones previas al viaje. Hablamos de análisis exhaustivos que te ayudarán a reducir los riesgos y los costes de los viajes.
• Alertas de riesgo para los viajes: CTM informa en todo momento a quienes viajan respecto a los posibles riesgos mediante SMS, notificaciones o correos electrónicos.
• Gestión de viajes y reservas desde dispositivos móviles: tanto si quieres que los empleados puedan reservar ellos mismos los viajes como si necesitas verificar la seguridad de quienes salen de viaje, lo tienes todo a un clic de distancia en la aplicación móvil de CTM.

CTM es muy útil para mantener a los empleados debidamente informados en todo momento, estén donde estén.

Conclusiones sobre las 6 mejores empresas de gestión de riesgos en viajes

Estas son las seis mejores empresas de gestión de riesgos en viajes que puedes encontrar en el mercado. Es conveniente que analices las dificultades a las que se enfrentan los empleados que viajan por trabajo, las obligaciones de tu empresa y los diferentes factores de riesgo antes de decantarte por una opción concreta sobre la gestión de riesgos en viajes.

Necesitas una empresa de gestión de riesgos en viajes que te permita tomar las mejores decisiones posibles, mejorar la experiencia de tus empleados y manejarte con facilidad con los programas de gestión de riesgos en viajes.

TravelPerk ayuda a los empleados a preparar los viajes gracias a unas herramientas de gestión de riesgos integrales, flexibles y que hacen un buen uso de los datos. Pero esta no es la única herramienta con la que contamos para la gestión de viajes; ponte en contacto con nosotros para recibir más información.