- Las ventajas de usar una empresa de gestión de viajes para reservar y gestionar viajes corporativos en vez de hacerlo internamente
- Las principales funciones que debes tener en cuenta al elegir una empresa de gestión de viajes
- Un análisis de las cinco mejores empresas de gestión de viajes de Europa
¿Qué ventajas tiene utilizar una empresa de gestión de viajes?
- Gestión centralizada de viajes corporativos: las organizaciones que gestionan sus programas de viajes internamente a menudo recurren a toda una serie de hojas de cálculo e intercambios infinitos de correo electrónico para planificar sus viajes de negocios. Sin embargo, si las empresas utilizan una empresa de gestión de viajes, se pueden eliminar estos complicados procesos. Las empresas de gestión de viajes te ayudan a centralizar las reservas de los viajes, los procesos de gastos y las políticas de viaje en una misma plataforma fácil de usar.
- Ahorro de costes en gastos de viajes y alojamientos: una de las principales ventajas de una empresa de gestión de viajes es su experiencia negociando unas tarifas de viajes corporativos inmejorables. Además, toda empresa de gestión de viajes que se precie puede cerrar acuerdos de colaboración a largo plazo con hoteles y aerolíneas para ayudarte a ahorrar dinero de forma continuada.
- Motores de autorreserva fáciles de usar: una buena empresa de gestión de viajes facilitará la autorreserva, de forma que tus empleados puedan preparar sus propios viajes con ayuda de las políticas de viaje integradas.
- La capacidad de tomar decisiones basadas en datos y de optimizar tu gasto en viajes: las empresas de gestión de viajes recopilan los datos de tus viajes y elaboran informes sobre las tendencias de tus gastos de viaje, incluido el detalle de los gastos por equipo, departamento o proyecto para ayudarte a optimizar los presupuestos en el futuro.
- Un mejor cumplimiento de la política de viajes: incluso en las organizaciones con políticas de viajes vigentes se realizan reservas no autorizadas que no respetan las normas de la política. Las empresas de gestión de viajes pueden marcar y bloquear las reservas no autorizadas, además de integrar tu política de viajes en su forma de gestionar tu programa de viajes.
Las funciones que debes tener en cuenta al elegir una empresa de gestión de viajes
- Inventarios de viajes extensos: es esencial que la empresa de gestión de viajes que elijas te dé acceso a inventarios completos de proveedores de transportes y alojamientos, además de permitirte comparar precios, fechas y ofertas que se adapten mejor a las necesidades de tus viajes.
- Flujos de trabajo de aprobación integrados: la incorporación de tus flujos de trabajo de aprobación de viajes y de tu política de viaje en la plataforma de tu empresa de gestión de viajes te ayuda a aumentar las tasas de cumplimiento de las políticas y evita que tengas que gestionar los viajes y los gastos mediante largos hilos de correo electrónico.
- Recogida de facturas centralizada: algunas empresas de gestión de viajes no actúan como un solo proveedor, por lo que tendrás que recopilar y cotejar facturas de varias empresas. Las empresas de gestión de viajes que ofrecen un sistema que consolida todas tus facturas mensuales en una factura de un solo proveedor pueden ahorrarte mucho tiempo y molestias.
- Opciones de reserva flexible: las opciones de reserva flexible permiten a las empresas realizar cambios de última hora en las fechas de los viajes o cancelar tras haber realizado alguna reserva de forma gratuita o con un coste razonable.
- Atención al cliente 24/7/365: es inevitable que ocurran imprevistos en los viajes de negocios. Por eso, necesitas saber que puedes contar con tu empresa de gestión de viajes para que te ayude en caso de que algo salga mal. Es esencial disponer de un servicio de atención al cliente de fácil acceso para ayudar a tus viajeros a gestionar cualquier problema que surja.
- Múltiples opciones de transporte: tanto si tu empresa está tratando de reducir su huella de carbono como si no hace negocios en el extranjero, una buena empresa de gestión de viajes te brindará distintas opciones de transporte, además de vuelos, como coches de alquiler y trenes a través de la misma plataforma.
- Capacidades de elaboración de informes: la capacidad de acceder a los datos de los viajes detallados para cada viajero de negocios, modo de transporte y tipo de reserva, además de para las cancelaciones y el IVA recuperable, te ayuda a optimizar los gastos de forma considerable.
Las 5 mejores empresas de gestión de viajes de negocios de Europa
1. TravelPerk
- Alertas de viaje completas y actualizadas para garantizar la seguridad de los viajeros
- Políticas de viaje integradas y un sistema de aprobación en la aplicación
- Asistencia en viajes de negocios las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos
- Amplias capacidades de elaboración de informes
- Un proceso simplificado de gastos de viaje, paneles de control de gastos e informes de gastos en tiempo real
- Una facturación centralizada y consolidada
- Un enorme catálogo de integraciones de software de terceros
2. BCD Travel
- BCD Pay: una herramienta de gestión de gastos de viaje
- BCD Alert: una aplicación móvil para viajeros de negocios que ofrece asistencia y gestión de riesgos las 24 horas del día
- TripSource: una herramienta de autogestión para viajeros de negocios
- DecisionSource: una función que proporciona información basada en los datos del programa de viajes
Por qué elegir TravelPerk en vez de BCD Travel
3. Egencia
- Gestión de la política de viaje
- Solución integrada de viajes y gastos
- Paneles de control de informes y comparativas de mercado completos
- Consultoría de gestión de viajes
- Flujos de trabajo de aprobación de viajes de negocios de varios niveles
Por qué elegir TravelPerk en vez de Egencia
4. Capita Travel and Events
- Gestión de reuniones y eventos
- Compensación del carbono
- Seguimiento de viajeros y gestión de riesgos
- Servicio de atención al cliente 24/7, todos los días del año
- Aplicación de viajes de escritorio y móvil
- Reservas sincronizadas para crear un itinerario de viaje
Por qué elegir TravelPerk en vez de Capita Travel and Events
5. ATPI
- ATPI Halo, un servicio de medición, reducción y compensación del dióxido de carbono
- Herramienta de reservas en línea
- Gestión de eventos corporativos
- Sistema de seguimiento de viajeros
- Solución de gestión de gastos
- Herramientas de elaboración de informes
- Aprobación multinivel y varios flujos de trabajo
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