¿Qué es el software de gestión de gastos?
¿Por qué utilizar un software de gestión de gastos?
- Se acaba con el papeleo: no más idas y venidas, ni correos electrónicos, ni formularios. La plataforma puede procesarlo todo en cuestión de minutos.
- Se puede prescindir del papel: los recibos se almacenan como imágenes en la plataforma y conservan todo su valor legal (aunque esto depende del software y del país donde se utilice).
- Se integra con otros sistemas contables, lo que te permite exportar informes con facilidad para no tener que introducir datos a mano.
- Garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa: un software de gestión de gastos te ayuda a garantizar que se respetan las políticas de gastos; puedes detectar los fraudes y las infracciones de las políticas y evitar la duplicación de entradas.
- Facilita el proceso de aprobación de gastos: te permite crear flujos de trabajo de aprobación y automatizar las aprobaciones o rechazar solicitudes en caso de que no cumplan con ciertos criterios.
- Mejores informes: por regla general, un software de gastos empresariales ofrece diversas opciones para la elaboración de informes, con lo que podrás analizar tendencias o prever gastos.
- Detectar oportunidades de ahorro: esto resulta más fácil, ya que tienes todos los datos a tu disposición y puedes generar todo tipo de informes.
- Integración del software con las tarjetas de crédito y las cuentas bancarias de la empresa: esto hace que la importación de los datos de gastos sea mucho más sencilla.
- Escaneo automático de recibos: algunas plataformas ofrecen a los empleados la opción de hacer fotos de los recibos y el sistema hace el resto del trabajo.
¿Cómo funciona un software de gestión de gastos?
- Introducción de datos: se pueden enviar los gastos de forma manual o automatizar la importación de datos a partir de los extractos de las tarjetas de crédito de la empresa u otras integraciones.
- Proceso de aprobación: una vez que se crean los flujos de trabajo de aprobación, las solicitudes de aprobación de gastos de los empleados se envían automáticamente a quien corresponda.
- Cumplimiento de las políticas de la empresa: permite establecer políticas de gastos y presupuestos.
- Reembolsos: toda la información necesaria para emitir reembolsos está en la plataforma, con lo que el proceso se agiliza.
- Análisis de datos y elaboración de informes: ofrece una panorámica general y muy clara de los gastos y las categorías.
¿Cuándo debería una empresa introducir un software de supervisión de gastos?
Cómo elegir el software de supervisión de gastos que mejor se ajuste a tu empresa
- Introducción automática de datos frente a introducción manual: esto es importante sobre todo para las empresas más grandes y para aquellas que están en plena expansión.
- ¿La plataforma ofrece tarjetas de crédito empresariales o se puede integrar con las tarjetas que ya están en uso?
- Posibilidad de integración con los sistemas que ya se estén utilizando para contabilidad, finanzas, asistencia y viajes.
- ¿Qué tipo de informes necesitas y qué ofrece la herramienta? ¿Es personalizable?
- Precios: no hay que tener en cuenta solo las tarifas mensuales o anuales, sino también las tarifas adicionales y los costes de implementación, sobre todo si hace falta integrar el software con otros sistemas.
- Facilidad de uso: debe ser fácil de usar. ¿Para qué utilizar un servicio que nos complica la vida?
- Adaptabilidad: si la empresa crece, ¿el software estará a la altura?
Requisitos de software específicos para empresas pequeñas
- No hay que perder tiempo introduciendo datos a mano
- Se evitan errores
- Una mejor perspectiva de las tendencias de gastos
- Cálculo de impuestos
- Reembolsos más rápidos y empleados más satisfechos
Las 10 mejores herramientas de software para la gestión de gastos
El software de Divvy combina un software de gestión de gastos y tarjetas de crédito empresariales. De hecho, Divvy te da acceso a una línea de crédito y a las tarjetas Divvy. Cada empleado puede contar con una tarjeta con un límite preestablecido. Además, cada suscripción permite generar muchas tarjetas de crédito virtuales y se puede establecer un presupuesto para cada una de ellas. Gracias a esto, las empresas están más protegidas frente a los cargos de más y a los fraudes, ya que no hay un acceso directo a toda la línea de crédito.La plataforma puede enviar notificaciones cada vez que se utilice la tarjeta para clasificar debidamente los cargos. Esto simplifica muchísimo la conciliación de los estados de cuentas. El uso del servicio es gratuito, pero hay que pagar por la implementación y por los complementos. Divvy y TraverlPerk tienen previsto integrarse próximamente.Ventajas: calidad/precio, importación automática de cada compra que se realice.Precio: gratis. La herramienta de gestión de gastos y el servicio de tarjetas de crédito forman parte del mismo paquete. Complemento para reembolsos desde 5 $ por usuario/mes.
Haz clic aquí y descubre cómo integrar Divvy y TravelPerk
Expensify es una herramienta basada en la nube y muy popular que simplifica todo el proceso de gastos: desde las compras hasta los informes. Entre sus características más destacadas podemos mencionar el escaneo de recibos con un solo clic mediante la aplicación móvil, la combinación automática de datos, reglas de aprobación muy sencillas u opciones para el cálculo del kilometraje. Otras funciones interesantes son el reembolso «al día siguiente» y las integraciones con los principales sistemas de contabilidad, de recursos humanos y fiscales. Expensify se puede integrar, además, con la plataforma de viajes de negocios de TravelPerk.Las empresas pueden suscribirse al servicio de tarjetas de crédito Expensify, que les facilita tarjetas de crédito empresariales para los gastos de sus empleados. Después la plataforma importa automáticamente los cargos, con lo que se simplifica la clasificación de ese tipo de datos.Ventajas: fácil de usar, personalizable y se puede integrar con diferentes sistemas. Apta para todo tipo de empresas.Precio: desde 4,99 $ al mes para particulares hasta 18 $ por usuario/mes. Hay disponible una versión gratuita, pero está limitada a 25 escaneos de facturas.
Haz clic aquí y descubre cómo integrar Expensify y TravelPerk Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí
Esta empresa suiza ha desarrollado un software de gestión de gastos que puede automatizar todo el proceso, incluso la validación y la recuperación del IVA. Gracias a la IA de su tecnología, las empresas pueden automatizar de forma integral sus procesos; desde los informes de gastos automatizados a partir de una foto o un archivo, hasta las aprobaciones automáticas o la información en tiempo real.Yokoy ofrece una plataforma fácil de usar que se puede integrar con casi cualquier herramienta de contabilidad y de recursos humanos, así como con el sistema de TravelPerk. Otras características muy útiles son la lectura automatizada del IVA, un servicio de tarjetas de crédito empresariales y la rapidez de implementación.Ventajas: proceso de implementación rápido y experiencia en el mercado de la Europa germanoparlantePrecio: hay que solicitarlo. Ofrecen una prueba gratuita
Haz clic aquí y descubre cómo integrar Yokoy y TravelPerk Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí
Lea aquí una reseña completa de Yokoy (en inglés).
La interfaz de usuario Circula es muy intuitiva, lo que hace de esta plataforma una gran opción para las pymes que quieren reducir el trabajo manual mediante el uso de tecnología basada en IA. Tanto la plataforma como la aplicación para dispositivos móviles (iPhone y Android) simplifican mucho la tarea de los empleados a la hora de informar de sus gastos.Circula se ha optimizado para la legislación alemana, pero hay localizaciones disponibles para otros países europeos. Una de sus características más interesantes es Circula Benefit, un programa de ventajas empresariales basado en ventajas fiscales de lo más provechosas. También es posible integrarla con TravelPerk para simplificar la elaboración de informes de gastos.Ventajas: programa de ventajas empresariales, optimización para el cumplimiento normativo en Alemania y en otros países europeos.Precios: a partir de 70 $ por función/mes. Ofrecen una prueba gratuita
Haz clic aquí y descubre cómo integrar Circula y TravelPerk
5. Bizneo HR
- Para España y Portugal: Essential -> 4€ por empleado (con descuento del 12% con un pago único anual), Professional -> 6€ por empleado.
- Para Brasil: Essential -> R$9,90 por empleado (con descuento del 12% con un pago único anual), Professional -> R$19,90 por empleado.
- Para México: Essential $ 79 MXS, Professional $ 99 MXS.
- Para Colombia: Essential $ 3 USD, Professional $ 4,5 USD.
Accede a información en tiempo real desde una misma plataforma con una combinación de tarjetas de crédito, reembolsos de gastos, gestión de facturas y contabilidad automatizada. Spendesk posibilita además la automatización de tareas contables como la conciliación para evitar las entradas duplicadas, así como la aplicación de reglas para asignar gastos de forma automática.Dos de sus funciones más interesantes son el servicio de tarjetas de crédito virtuales y la gestión de suscripciones. Tendrás información clara sobre las suscripciones y podrás pagar con tarjetas virtuales. Spendesk se puede integrar con los principales sistemas contables y financieros, así como con la plataforma de viajes de negocios de TravelPerk.Ventajas: adaptabilidad, tarjetas de crédito empresariales, perfecta para pymes.Precio: hay que solicitarlo. Ofrecen demostraciones gratuitas.
Haz clic aquí y descubre cómo integrar Spendesk y TravelPerk
Expensya es un software de supervisión de gastos apto para todo tipo de empresas y profesionales, desde autónomos hasta grandes corporaciones. Entre sus características encontramos opciones para dietas, para la autogestión de gastos o para la facturación y tecnología de reconocimiento inteligente para recuperar datos.Los gastos de kilometraje se pueden calcular automáticamente sea cual sea el medio de transporte, incluidas las bicicletas. Una de las funciones más útiles de Expensya es que te permite archivar recibos de forma electrónica y sin que pierdan su valor legal. Expensya ofrece opciones para tres tipos de perfiles: autónomos, pymes y grandes empresas. Se puede integrar con TravelPerk para simplificar aún más la supervisión de los gastos de viaje.Ventajas: gestión automatizada de gastos, apta para empresas de cualquier tamaño y de cualquier sector.Precio: desde 5 $ al mes por sesión. Disponen de tarifas especiales previa solicitud. Ofrecen una prueba gratuita
Haz clic aquí y descubre cómo integrar Expensya y TravelPerk Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí
Payhawk ofrece una experiencia integrada que combina tarjetas de crédito, pagos, gastos, administración de efectivo e información preliminar para la contabilidad. Con Payhawk puedes solicitar para tu empresa tarjetas físicas y virtuales e incluso puedes contar con tarjetas de equipo con presupuestos compartidos. Además de importar automáticamente la información de las tarjetas de crédito, Payhawk puede conciliar datos de forma automática en más de 60 idiomas.La plataforma se puede utilizar en cualquier empresa con sede en el Reino Unido y Europa y permite prescindir del papel. Puedes decirles adiós a los recibos en papel, ya que los registros digitales tienen validez legal en muchos países europeos. Payhwak se integra sin problemas con otros sistemas, incluida la plataforma de gestión de viajes de empresa de TravelPerk.Ventajas: plataforma integral, permite a las empresas europeas prescindir del papel.Precio: desde 90 € al mes.
Haz clic aquí y descubre cómo integrar Payhawk y TravelPerk Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí
Fyle es una herramienta muy fácil de usar y con multitud de funciones interesantes que simplifican muchísimo el proceso de supervisión de gastos. Permite la conciliación automatizada de las tarjetas de crédito a partir de la información de los datos de las tarjetas y de los extractos bancarios, así como la integración con diferentes sistemas y programas de productividad. Las opciones de integración incluyen TravelPerk, el correo electrónico y WhatsApp; es decir, todas las facilidades posibles para la supervisión de recibos.En 2020 premiaron a la plataforma por ser «la más fácil de usar», y podemos ver por qué. Otras de sus funciones más destacadas son el análisis de gastos en tiempo real desde un panel de control centralizado y el seguimiento del kilometraje, que simplifica la presentación de gastos de kilometraje.
Haz clic aquí y descubre cómo integrar Fyle y TravelPerk
Con ExpenseIn se puede escanear recibos, introducir políticas de forma automática y acceder a informes en tiempo real para automatizar los procesos de supervisión de gastos. También hay disponible una aplicación que permite a los empleados registrar los gastos desde cualquier lugar.Gracias a esta herramienta tendrás una panorámica completa de todos los gastos de la empresa. Además, se integra sin problemas con otros sistemas, incluida la plataforma de TravelPerk. ExpenseIn se adapta perfectamente tanto a empresas medianas como grandes de cualquier sector y cumple con la legislación tributaria de Reino Unido e Irlanda.Ventajas: asequible, adaptada a la legislación de Reino Unido.Precio: desde 3,80 £ por función/mes. Ofrecen una prueba gratuita
?)
?)
?)
?)
?)
?){kind=icon}
?){kind=icon}