Si gestionas viajes corporativos en tu día a día, te lloverán correos cada semana con solicitudes de viaje, dudas de itinerarios, problemas con las reservas, cambios de última hora, cancelaciones y un sinfín de problemas de agenda. Sobre todo, cuando se trata de viajes en grupo.

A ver qué te parece. En lugar de responder miles de correos a ritmo frenético y arriesgarte a cometer errores, o no responderlos a tiempo y que tu equipo se quede sin plazas… ¿Por qué no te llevas la gestión de viajes fuera de tu bandeja de entrada?

Una gestión de viajes eficiente permite verlo todo en un solo lugar: qué viajes reservar, cuáles están en marcha o han finalizado o quién está viajando en cada momento. Adivina: esto no se consigue con los emails.

Sí, existen formas mucho más eficientes de gestionar viajes de empresa y en este artículo verás como hacerlo en solo cinco pasos.

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1. Identifica qué necesitan las personas implicadas en la gestión de viajes

Gestionar viajes de empresa no es fácil: cada desplazamiento tiene un propósito y cada persona, sus propias prioridades. Detectarlas a tiempo es clave para un proceso eficiente.

Por ejemplo:

• Los viajeros de negocios buscan itinerarios que les permitan un respiro, una habitación cómoda con Wi-Fi y, tal vez, un día más para hacer turismo por la ciudad y darse una escapada. Porque el bienestar en los viajes de negocios ya es tendencia.
• Los gestores de viajes solo piden políticas de viaje claras y una solución de gestión de viajes que no les haga perder el tiempo con trámites innecesarios. Reservar vuelos y hoteles debería ser sencillo, sin abrir decenas de pestañas o contactar con varios agentes.
• Los directores financieros necesitan datos de gastos en tiempo real para tomar mejores decisiones de presupuesto y optimizar costes.

Cada empresa es un mundo, y no existe una única fórmula para que la gestión de viajes vaya como la seda. Por eso, antes de cambiar procedimientos, hay que poner sobre la mesa las necesidades del equipo y todos los factores a tener en cuenta.

2. Usa una plataforma de reservas que permita la autogestión

Cuidar la experiencia del viajero es clave para que tu programa de gestión funcione. Si el equipo no está contento con el proceso de reservas, es que algo no está funcionando.

A los empleados les encanta reservar sus propios viajes sin tener que revisar mil veces si cumplen con la política de la empresa. ¿Y qué ventajas tiene hacerlo con una solución de reservas?

• No depender del gerente administrativo o del gestor de viajes para cada reserva
• Ahorrar tiempo sin tantos correos y formularios con diferentes opciones de viaje
• Más libertad para elegir itinerarios y opciones de transporte (coche de alquiler, varias aerolíneas, tren, etc.)
• Reservas con aerolíneas y hoteles al gusto de los viajeros
• Gestión de programas de viajero frecuente
• Mayor cumplimiento de las políticas de viaje

La autorreserva no solo ahorra tiempo a los empleados, sino también a los gestores de viajes. Al final, los viajeros acaban eligiendo las opciones que quieren dentro del presupuesto establecido.

Fujifilm, por ejemplo, revolucionó su gestión de viajes cuando permitió la autorreserva. Si quieres ver cómo lo hicieron, aquí tienes el caso de éxito completo.

«Los viajeros pueden reservar sus propios viajes y hacerlo todo de forma autónoma. Antes, siempre había que completar una solicitud de viaje antes de poder utilizar la plataforma para hacer la reserva. TravelPerk nos ahorra mucho tiempo, porque ahora todo se hace en un solo paso. Es una gran ventaja para los que reservan y para los viajeros. Además, las aprobaciones son muy fáciles y rápidas». 

Lydia de Kousemaeker- Responsable de Compras Estratégicas y gestora de viajes en Fujifilm Europe B.V.

Elige una herramienta que permita a los viajeros reservar automáticamente en cumplimiento con la política. Y si necesitas más control, deja que estos seleccionen los viajes que quieren y que los office managers o gestores de viaje revisen las reservas pendientes en la plataforma para aprobarlas. Nada de responder correos.

¿No sabes por dónde empezar? Estas son las mejores agencias de viajes para empresas con plataformas de autorreserva.

3. Optimiza las políticas y los procesos de aprobación

Con una plataforma de reservas de viajes corporativos, es más fácil cumplir las políticas de la empresa. Solo tienes que activar la opción de mostrar automáticamente las ofertas de viaje que puede elegir cada empleado sin salirse de la política.

No te olvides de incluir en tu política lo siguiente:

• Directrices o límites de precio según la ciudad de destino
• Requisitos de seguro de viaje
• Normas específicas según equipo, cargo, oficina o país
• Nivel de control necesario (aprobar todos los viajes, ninguno o solo los de determinado precio o duración)
• Responsable de aprobación de cada viajero o equipo (jefe de equipo, coordinador de proyecto o gestor de viajes)

Descubre cómo Fieldin logra cumplir sus políticas de viaje casi al 100% tras cambiar a TravelPerk.

Algunas empresas optan por la flexibilidad total: los empleados pueden reservar fuera de la política si lo necesitan y solo tienen que notificar al gestor del viaje.

Otras, sobre todo en sectores tradicionales, prohíben cualquier reserva fuera de política. En este caso, no es el viajero, sino la persona que organiza el viaje quien se encarga de reservarlo. Como si fuera un agente de viajes.

La clave para que el programa de viajes funcione es adaptar la política y el flujo de aprobaciones a cada situación, así como a la cultura de tu empresa. Y lo mejor es que una herramientas de gestión de viajes eficaz te ofrece los datos que necesitas para optimizar el proceso y aplicarlo sin fricción.

4. Facilita el acceso a un soporte 24/7

Si organizas viajes de empresa, sabrás lo que es recibir llamadas y correos a deshora por problemas durante el viaje: números de confirmación extraviados, habitaciones de hotel que no cuadran con la reserva… En fin, cualquier imprevisto.

La gestión de viajes manual no ayuda mucho, ya que el equipo administrativo acaba cargando con todos estos problemas. Al final, algunos viajeros dejan de pedir ayuda por no sobrecargar al equipo, mientras otros se frustran si nadie responde un domingo por la tarde.

¿La solución? Darles acceso directo a un equipo de asistencia especializado.

Por eso, muchas empresas colaboran con agencias de viajes. Pero, con intermediarios, el proceso es mucho más lento y el equipo no puede disfrutar la experiencia de reservar sus propios viajes.

Por suerte, es posible contar con asistencia sin renunciar a la autorreserva. Solo tienes que elegir una plataforma de gestión de viajes con soporte 24/7 y despreocuparos, tanto tú cómo los viajeros. Eso sí, no es fácil porque muchas herramientas y agencias tradicionales ofrecen un servicio externalizado muy deficiente.

«La experiencia con TravelPerk ha sido de 10. Muy recomendable. Sobre todo, si necesitas reservar varios vuelos o habitaciones de hotel para la empresa. Las tarifas son mínimas, siempre están disponibles para atenderte y hacen todo lo posible para que los viajes sean un éxito de principio a fin».

Kelly Sprow, Business & People Operations Manager en Intelletec

Además, el soporte que brinda una plataforma de gestión de viajes suele incluir herramientas de seguridad y gestión de riesgos para que todo el equipo viaje tranquilo: desde el departamento legal hasta los mismos viajeros.

Con TravelPerk, por ejemplo, la solución integral de deber de asistencia y protección facilita los viajes internacionales. Los viajeros reciben alertas automáticas que los mantienen al tanto de riesgos, retrasos o cambios en su itinerario. Menos sorpresas, más control.

A la hora de elegir una plataforma, lo ideal es que tenga un equipo de soporte propio con  formación específica que esté disponible a cualquier hora. En G2 o Capterra, puedes leer reseñas sobre el servicio de asistencia y comprobar si merece la pena. Una vez elegida, asegúrate de que los viajeros siempre tengan a mano los datos de contacto del servicio.

5. Optimiza el gasto en viajes

Como los gastos de viaje pueden ser complicados de gestionar, muchos directores y gestores de viaje no los llevan muy al día.

Sí, un director financiero puede saber exactamente cuánto se gastó en un viaje tres meses atrás, pero ¿ver los gastos de un viaje activo en ese momento? Eso ya es otra historia. Sin información actualizada, Finanzas no puede tomar decisiones de presupuesto inmediatas y acaba reduciendo costes cuando el dinero ya ha volado.

Con una agencia de viajes, la situación mejora un poco. La empresa puede recibir informes mensuales con datos de viajes. Pero, claro, el equipo financiero sigue a ciegas mientras esperan a recibirlos.

Ahora, con una plataforma como TravelPerk, todo cambia. El equipo tiene acceso instantáneo a las reservas y gastos de viaje, y Finanzas puede monitorizar los gastos y gestionar reembolsos. Además, los datos en tiempo real permiten generar informes de gasto precisos y útiles para tomar decisiones inmediatas y de cara a futuros viajes.

Descubre cómo el equipo financiero de GMG EnviroSafe retomó el control de su carga de trabajo:

«Ahora, puedo realizar el proceso de conciliación en tres horas, lo que es muy importante, ya que gran parte de nuestros gastos se basan en viajes. TravelPerk nos lo ha puesto mucho más fácil».

Ryan Sumblin- Jefe de contabilidad en GMG EnviroSafe

Está claro que los análisis mensuales y trimestrales siguen siendo importantes. Al fin y al cabo, Finanzas y Operaciones necesitan evaluar el impacto de los viajes y la rentabilidad del programa de viajes corporativos. Las mejores plataformas no solo muestran datos en tiempo real, sino también datos sobre tendencias, sostenibilidad y costes.

Pero el acceso inmediato no es el único factor clave. También es importante desglosar gastos por proyecto, equipo, oficina y otras categorías para llevar un seguimiento de los indicadores de rendimiento clave.

¿En resumen? Elige una herramienta que te dé un control total de los gastos, con datos en tiempo real, análisis de periodos anteriores e informes detallados de cada área.

Optimiza la gestión de viajes de tu empresa

Al final, se reduce a esto:

• Los viajeros quieren un proceso de reservas fácil, con herramientas que les permitan gestionar sus propios viajes.
• El equipo administrativo y los gestores de viaje están pidiendo ahorrar tiempo y aplicar políticas de viajes sin esfuerzo.
• El departamento financiero requiere datos en tiempo real para controlar el gasto y gestionar mejor los presupuestos.

TravelPerk lo reúne todo en una única plataforma para facilitar la gestión de los gastos de viaje, reducir la carga administrativa, garantizar el cumplimiento de políticas y mejorar la experiencia de los viajeros.

Los viajes de empresa no tienen por qué ser tan complicados. Si no, fíjate en Hotjar. Gestionar cada evento corporativo les suponía intercambiar cientos de emails y perder días enteros de trabajo.

Ahora, cada empleado reserva sus propios vuelos, hoteles y medios de transporte según sus preferencias y la política de la empresa. ¿Y los managers? Solo tienen que revisar quién ha reservado y quién no: seguimiento y gestión de viajes sin estrés ni complicaciones.

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