Organizar una actividad segura con respecto de la COVID fuera de la oficina de la empresa: el manual

Si la pandemia de la COVID-19 nos ha enseñado algo, es que la humanidad puede hacer cosas increíbles cuando todo el mundo se une. Desde cantar el cumpleaños feliz a través de los balcones a nuestros vecinos hasta inventar una vacuna en un tiempo récord, las personas somos increíbles cuando hacemos algo juntas.

A medida que salgamos de la pandemia, el estado del trabajo dejará de ser el mismo que antes. Los modelos de trabajo híbridos prevalecerán sobre el de ir a la oficina de 9:00 a 18:00 cinco días a la semana. Aunque hay que admitir que eso es estupendo para poder conciliar la vida laboral con la personal, hay ciertas consideraciones que deben tenerse en cuenta en lo que respecta a la dinámica de los equipos en las empresas.

Fomentar la confianza, la camaradería, la colaboración y una sólida cultura empresarial se reduce a dar a los miembros del equipo la oportunidad de estar juntos en un entorno no profesional.

Y ahí es donde entran las actividades empresariales y presenciales fuera de la oficina.

10 consejos para organizar actividades fuera de la oficina seguras con respecto de la COVID

Lo más probable es que te hayas pasado el último año haciendo videoconferencias con un equipo a distancia. Al menos eso nos ha pasado a la mayoría de nosotros. Todos estamos deseando dejar atrás esos días de «happy hours» virtuales por Zoom, las videollamadas y las actividades de «team builing» a distancia.

El hecho es que vivimos en un mundo que se enfrenta a una pandemia. Felizmente, estamos empezando a ver la luz al final del túnel, pero eso no significa que ya podamos dejar las precauciones a un lado y vivir como solíamos hacerlo. Esto es especialmente cierto cuando se organizan actividades efectivas de «team builing» en la vida real.

Reunir a los trabajadores a distancia para cosas como realizar actividades fuera de la oficina es fundamental para fomentar la creación de vínculos dentro de los equipos, el trabajo en equipo y el compromiso y la satisfacción de los empleados. Por no hablar de que son una forma magnífica de integrar a los nuevos empleados en el equipo tras su incorporación.

¿Pero cómo podemos hacer eso exactamente y mantener a nuestros empleados a salvo y proteger el presupuesto de nuestra empresa en caso de cambios o cancelaciones inesperados? Mira nuestros 10 consejos a continuación.

Reserva tarifas reembolsables para cualquier aspecto de tu viaje

Diferentes países, y hasta diferentes ciudades y regiones, habrán establecido sus propias directrices de salud y seguridad. Reservar viajes en estos tiempos inciertos puede ser desafiante y arriesgado por diversas razones.

Las restricciones de los viajes cambian con regularidad, las directrices locales de salud y seguridad evolucionan de acuerdo con las tasas de transmisión y los empleados pueden informar de si han estado en contacto con un caso positivo de COVID. Organizar y reservar una actividad corporativa fuera de la oficina o un evento de «team builing» puede ser caro y conlleva bastante logística.

Por ello, ahora es más importante que antes proteger el presupuesto que se te haya asignado para este evento. Reservar tarifas flexibles en hoteles, vuelos, transportes terrestres y actividades es la única manera de tener la plena tranquilidad de saber que recuperarás tu dinero pase lo que pase, tanto si cambias el viaje como si lo cancelas.

En TravelPerk, hemos desarrollado un servicio llamado FlexiPerk que hace precisamente eso. Te permite cancelar cualquier aspecto de un viaje, ya sea para un evento o un viaje de negocios, y recuperar de verdad tu dinero.

Cumple siempre las directrices sanitarias locales

Diferentes países, y hasta diferentes ciudades y regiones, habrán establecido sus propias directrices de salud y seguridad. Antes de organizar una actividad empresarial fuera de la oficina, asegúrate de consultar a la autoridad sanitaria local y sus normas y reglamentos sobre grandes eventos.

Estas directrices sentarán las bases para organizar el resto del evento. Puesto que estas directrices y restricciones cambian con regularidad, trata de mantenerte al día con información en tiempo real.

Pruebas, pruebas, pruebas

Reunir a las personas en la vida real conlleva la responsabilidad de garantizar que no vas a causar un minibrote en tu comunidad. Por eso, es tan importante proporcionar a todos los asistentes opciones fiables y rápidas para hacerse una prueba de COVID-19.

Tanto pagando para que vayan a un centro de salud local para hacerse una prueba como distribuyendo pruebas de saliva que se pueden llevar a casa, debes asegurarte de que todas las personas que asistan puedan demostrar que dan negativo en COVID en ese momento.

Si tienes empleados a distancia o equipos repartidos que vienen de otros países, también tendrán que cumplir con esto antes de despegar.

Haz seguimiento de los datos de asistencia y gestiónalos

Tanto si te llevas a tu equipo fuera de la ciudad como si organizas un evento local, es realmente importante que hagas seguimiento de quién acude y que almacenes datos relevantes. Asegúrate de que todos los asistentes se registren con un «monitor del evento» designado al llegar y antes de acceder al espacio del evento.

Los asistentes deben mostrarte los resultados de sus pruebas de COVID-19 antes de llegar al lugar de encuentro, independientemente de si se trata de un autobús para llevarlos a algún lugar, una casa de campo o incluso un restaurante. De esa manera, sabrás exactamente quién ha asistido a un evento, los resultados de sus pruebas e incluso su temperatura corporal (en caso de que decidas implantar controles de temperatura).

Este factor es fundamental para hacer seguimiento de la propagación del virus en caso de que se produzca un brote.

Aprovecha los pasaportes inmunitarios

Si vives en una región donde la vacuna se haya implantado con relativa rapidez, considera dar a los empleados vacunados la opción de presentar una prueba de inmunidad en vez de un test rápido. Consulta las regulaciones de tu gobierno sobre los requisitos de vacunación y actúa de acuerdo con sus recomendaciones.

Si otros lugares de tu zona, como los restaurantes o las cafeterías, permiten a las personas entrar con un pase inmunitario, tú también podrías hacerlo.

Actúa con claridad y transparencia

Nunca olvides que la comunicación es clave. Es importante que los miembros de tu equipo sepan qué precauciones estás tomando para este evento y que les expliques claramente por qué se les pide que completen estos pasos antes de acudir a la actividad fuera de la oficina.

Dales toda la información que necesitan sobre los requisitos para hacerse la prueba previa y los códigos de conducta que deben cumplir durante todo el evento. Haz seguimiento con ellos después e infórmales de cómo ha ido el evento. Puedes hacerlo de forma divertida y compartir fotos, anécdotas y chistes internos del evento.

Trata a las personas con respeto

Sí, sabemos que todos están emocionados por retomar las reuniones cara a cara, los eventos y las actividades fuera de la oficina. ¡Y con razón! Pero todavía estamos lidiando con una crisis sanitaria global y puede que no todo el mundo tenga las mismas ganas de involucrarse.

Trata a todo el mundo con respeto y pásales la pelota para que cada cual decida con qué se siente a gusto y con qué no. Brinda a las personas una plataforma para expresar sus pensamientos, ideas e inquietudes.

Intenta organizar tu evento al aire libre

Los datos han demostrado que el riesgo de transmisión de la COVID-19 es significativamente menor en exteriores que en interiores. Por ello, organizar la mayor parte posible de tu evento al aire libre reducirá las posibilidades de infectarse, ya que el aire fresco dispersa el virus.

Hay muchas actividades emocionantes de «team building» que puedes organizar al aire libre, desde eventos deportivos, como una yinkana, hasta bailes o cenas. ¡Solo asegúrate de comprobar qué tiempo va a hacer de antemano! Si no puedes organizar todo tu evento en el exterior, piensa en hacer que la parte del evento más estructurada y que requiera sentarse sea en el interior.

De esa manera, puedes controlar el distanciamiento social colocando mesas y asientos con la distancia correcta. También puedes ordenar el uso de mascarillas en interiores cada vez que las personas vayan de un sitio a otro.

Establece una política de mascarillas clara y razonable

Descubre cuándo es necesario usar mascarilla y cuándo no. Asegúrate de que las personas usen mascarillas cuando se muevan por espacios cerrados, como entre las mesas o a través de pasillos comunes. Dales la libertad de elegir qué hacer al aire libre.

El Centro para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC) establece que el uso de mascarillas al aire libre no es estrictamente necesario, excepto en ciertos espacios públicos. Deja que tus empleados decidan qué les va bien a ellos en los espacios al aire libre y supervisa el uso adecuado de mascarillas en interiores.

Recuerda: ¡se supone que se tienen que divertir!

A pesar de que hay nuevos obstáculos que superar y reglas que se deben seguir al planificar eventos hoy en día, el objetivo sigue siendo el mismo. ¡Se supone que estos eventos son para divertirse e informar! Su objetivo es reunir a los equipos, motivarlos y hacer que adopten la actitud correcta para tener éxito.

Así que no dejes que todo esto te impida organizar el tipo de evento que tenías en mente. Haz una lluvia de ideas sobre cómo romper el hielo o invita a los empleados a liderar los «team buildings». Un poco de competencia amistosa entre compañeros funciona de maravilla para crear equipos de alto rendimiento.

¿Deberías permitir eventos de «team building» híbridos?

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La respuesta a esta pregunta dependerá en gran medida de dónde se encuentre la empresa. Como ya hemos mencionado anteriormente, los distintos países tienen restricciones diferentes en este momento y el despliegue de las vacunas es más rápido en algunos países que en otros. Es posible que los empleados no puedan o no se sientan cómodos a la hora de asistir a todos los eventos en persona.

Siendo así, ¿deberías dar la opción a los empleados de unirse a un evento o actividad fuera de la oficina por videoconferencia? En estos momentos sin precedentes, debes hacer todo lo que puedas para garantizar la seguridad a toda costa.

Por ello, deberías ofrecer a los empleados la opción de unirse al evento a través de videochat o una reunión virtual y participar a distancia. Claro está que las actividades virtuales de «team building» no tienen nada que ver con las presenciales, pero la seguridad siempre debe ser lo primero.

Dedica tiempo a montar la parte híbrida de tu actividad fuera de la oficina. Establece una videoconferencia interactiva adecuada a través de Zoom, Slack, Skype, Teams o cualquier otra plataforma que utilices. Asegúrate de que todos los empleados que asistan virtualmente tengan acceso al enlace a tiempo y designa a un moderador para asegurarte de que se involucran en el evento.

Puedes idear ejercicios específicos de «team building» para tu evento virtual, incluidos diferentes juegos en línea para asegurarte de que todo tu equipo se vuelca.

Ideas de «team building» para tu próxima actividad fuera de la oficina

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En TravelPerk, nos gusta planificar eventos empresariales con nuestros empleados en lugar de para ellos. Por eso, siempre les preguntamos qué actividades les gustaría que hubiera en nuestro próximo evento y les permitimos tomar la iniciativa. Entre nuestros favoritos particulares recientes están:

Juegos de mesa: desde con Los colonos de Catán hasta con el Pictionary, a nuestros compañeros de equipo les encanta separarse en grupos más pequeños y adoptar un espíritu competitivo.

Juegos de preguntas y respuestas: a los empleados de TravelPerk les encanta poner a prueba sus conocimientos generales con una animada partida de Trivial.

Actividades de bienestar: en nuestro equipo hay muchos amantes del yoga, bailarines de zumba y jugadores de pádel que están deseando compartir su talento con sus compañeros de equipo.

Artes y manualidades: tenemos un equipo muy creativo de artistas y amantes de las manualidades que ayudan a sus compañeros de equipo a desarrollar nuevas habilidades.

Juegos de «team building», como voleibol, baloncesto, duelos de gladiadores, fútbol burbuja o actividades similares a las del programa «Humor amarillo».

Club de lectura: esto podría requerir un poco más de tiempo para planificarlo por adelantado, pero reunir a la gente para comentar un libro es una forma estupenda de organizar un encuentro intelectual.

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