Cómo organizar un viaje de negocios internacional

Nadie dijo que fuera fácil organizar un viaje de negocios internacional: que si visados, medidas sanitarias cambiantes, reservas en grupo, seguros de viaje, cambios de última hora… Es normal que quieras dejarlo todo bien atado, tanto si eres tú el que viaja como si estás gestionando un viaje para tu equipo.

Para que no se te olvide nada, te recordamos los aspectos más importantes que debes tener en cuenta. Además, si sigues nuestras recomendaciones, ya verás cómo evitas más de un imprevisto.

Empezamos por lo más importante.

¿Qué necesitas para organizar un viaje de negocios internacional?

No hay nada peor que llegar al aeropuerto y ver que te falta algún documento importante o aterrizar en el país de destino y descubrir que estás incomunicado porque tu móvil no se conecta a ninguna red local.

Para evitar este tipo de situaciones, ten en cuenta lo siguiente.

Comprueba si necesitas visado

Al viajar a países de la Unión Europea, no será necesario el visado, tan solo el pasaporte o el DNI en regla. Pero sí podría ser obligatorio para viajar a otro país. Puedes consultarlo en la página del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación seleccionando el país de destino correspondiente. Ahí verás cómo solicitarlo y los datos de contacto de la embajada para cualquier duda que tengas.

Para el visado, suelen pedir fotografías recientes, rellenar un formulario y presentar el pasaporte actualizado. Además, pueden pedirte documentos que demuestren el propósito del viaje, como una reserva de hotel o el ticket de un evento.

Cuando la estancia es corta y por motivos de negocio, el visado suele tardar solo unos días. Pero ya sabes, mejor solicitarlo con tiempo.

Asegúrate de tener en regla los documentos de identidad

Aunque es posible entrar con el DNI en un país europeo, es recomendable tener además el pasaporte en regla si pierdes el carnet.

Para el resto de países será necesario el pasaporte y, en algunos casos, este debe tener una vigencia superior a 6 meses tras el viaje o haberse expedido en un periodo más o menos reciente. Por eso, lo mejor es revisarlo y solicitar su renovación con antelación suficiente.

Además, ten en cuenta que si tú o tu equipo vais a conducir en un país fuera del territorio europeo, será necesario un permiso internacional de conducción, que podrá solicitarse presencialmente en cualquier jefatura u oficina de la Dirección General de Tráfico o por vía telemática.

Reserva los vuelos y el alojamiento con tiempo

Haz las reservas con antelación para acceder a precios más bajos y asegurarte de que las mejores opciones estén disponibles. Sobre todo si el viaje tiene lugar en temporada alta.

¿Más consejos útiles?

Usa páginas de reservas online para comparar precios fácilmente y acceder a un mayor inventario de opciones.

Lee bien las restricciones de equipaje de la aerolínea para evitar problemas y cargos extra en el aeropuerto.

Infórmate de las políticas de cancelación o modificación antes de confirmar las reservas y comprueba si tu seguro de viajes cubre posibles gastos relacionados.

Comprueba que las reservas cumplan las políticas de viaje de la empresa y se ajusten al presupuesto disponible.

Pero si no te quieres complicar, TravelPerk simplifica la reserva de vuelos corporativos y alojamiento dándote acceso al mayor inventario de negocios y a los mejores precios para empresas.

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Infórmate sobre la moneda local y las formas de pago aceptadas

Sería buena idea llevar en el bolsillo o en el equipaje de mano efectivo en la moneda local del país de destino, además de las tarjetas de crédito o débito aceptadas.

Lo más económico es sacar dinero en algún cajero del aeropuerto de tu destino, ya que los tipos de cambio que ofrecen tarjetas como Visa o Mastercard suelen ser más competitivos. Así que infórmate de las tarjetas aceptadas y mira en Internet la diferencia con el tipo de cambio oficial.

Por otra parte, los bancos ofrecen un servicio de cambio de divisa, pero suelen cobrar comisiones de un 3% más el tipo de cambio aplicado. Si eliges esta vía, ten en cuenta que podrían tardar unos días en darte tu dinero.

Lleva adaptadores para los enchufes de tu destino

Imagínate llegar al hotel de destino y descubrir que no puedes enchufar el móvil o el ordenador a la red. Si no quieres lanzarte a la aventura de buscar un adaptador en una ciudad desconocida, comprueba antes qué adaptador necesitas y cómprate uno certificado en cualquier tienda de electrónica o ferretería.

Si viajas a un país europeo que no sea Reino Unido, Irlanda, Chipre o Malta, no te hará falta adaptador.

Mira también el voltaje del país de destino y comprueba que sea compatible con tus dispositivos. Puedes ver el voltaje de tu aparato en su manual o en el mismo adaptador que trae de serie.

Si necesitas enchufar varios aparatos a la vez, recuerda llevar regleta o ladrón eléctrico, aunque también podrías aprovechar el puerto USB del ordenador para cargar el móvil y otros dispositivos.

Activa el roaming de tu teléfono móvil

El roaming o itinerancia de datos es un servicio de tu operador de telefonía que te permite utilizar el teléfono en el extranjero. Asegúrate de que lo tienes activo.

En Europa este servicio no lleva cargo, por lo que seguirías usando el móvil a tu tarifa habitual. En cambio, para otros países, consulta las tarifas de tu operador y elige, si fuera necesario, algún plan de roaming adaptado a tus necesidades. Aunque, claro, otra opción es comprar una SIM local en el país de destino si vas a estar de visita varios días y prevés usar el móvil con frecuencia.

Algunos consejos útiles:

Aprovecha las redes Wi-Fi gratuitas disponibles en hoteles, restaurantes, cafeterías y otros lugares públicos para reducir el coste del roaming.

Desactiva la opción de actualización automática de las aplicaciones para evitar cargos innecesarios.

Si te decides por una SIM local, comprueba si el operador tiene tienda en el aeropuerto y que llegas cuando esté abierta.

Lleva apuntado el número del operador de telefonía por si tienes problemas o pierdes el móvil.

Contrata un seguro de viaje con cobertura médica

Para viajes a otros países de Europa, puedes solicitar gratuitamente la Tarjeta Sanitaria Europea en las oficinas o sede electrónica de la Seguridad Social, además de informarte sobre las coberturas del país correspondiente en esta página de la Comisión Europea.

Aun así, elige un seguro de viaje que se ajuste a las políticas de la empresa y cubra imprevistos, como cancelaciones, pérdidas de equipaje, retrasos o atención médica de urgencia fuera del ámbito de la tarjeta sanitaria.

Recuerda que el seguro de viaje es obligatorio para entrar en algunos países.

¿Qué más debes tener en cuenta?

Comprueba la duración de la cobertura del seguro y si es posible extenderlo en caso necesario, así como los límites de indemnización y las exclusiones.

Consulta las opiniones de otros viajeros sobre el seguro.

Verifica los requisitos del seguro de viaje que exige el país de destino.

Infórmate de las vacunas obligatorias para entrar en el país y si quedan cubiertas por tu seguro.

Más fácil aún si usas TravelPerk, porque siempre estarás al tanto sobre requisitos, restricciones y cambios de última hora.

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Descubre cuáles son los 6 mejores seguros para viajes corporativos en este artículo.

¿Qué aspectos culturales hay que tener en cuenta?

Cada país tiene sus costumbres y es muy importante respetarlas, sobre todo cuando viajas en nombre de tu empresa y están en juego tanto su reputación como la tuya.

Mostrar interés por la cultura local e intentar adaptarte a ella te ayudarán a mejorar tus relaciones profesionales y llevarte una experiencia más grata del viaje.

Familiarízate con el idioma

Comprueba en qué situaciones es necesario conocer el idioma local y si se habla un segundo idioma como el inglés. Por ejemplo, mira el idioma en el que están los letreros en las estaciones, el transporte público u otros lugares y si se usa el inglés en el lugar de trabajo.

Apréndete algunas frases de uso frecuente o lleva un traductor de bolsillo para interactuar con los locales, ya sea para preguntar indicaciones o comprar comida en una tienda. No solo para facilitar la comunicación, sino también para tener mejor trato con la gente.

Ten en cuenta la etiqueta cultural

Hay países en los que sí es habitual saludar con un apretón de manos o dos besos en la mejilla, pero hay otros donde se saluda con una reverencia o está mal visto dar la mano izquierda.

Por eso mismo, ¿qué deberías tener en cuenta?

Investiga la forma de saludar para evitar situaciones violentas y causar una buena impresión.

Aprende expresiones frecuentes equivalentes a “gracias” y “por favor” en el idioma local.

Mantén la distancia física adecuada y asegúrate de que el contacto físico sea apropiado.

Infórmate de los protocolos y costumbres habituales en la mesa: cómo usar los cubiertos, si es de mala educación dejar comida en el plato, etc.

Ten en cuenta qué gestos pueden resultar ofensivos.

Familiarízate con las normas de vestimenta y prepara ropa adecuada.

Lleva vestimenta adecuada para cada situación

Ten en cuenta el clima de la ciudad, las actividades programadas y el modo de vestir en el país para llevar la ropa y los accesorios apropiados.

Sería buena idea viajar con varios trajes en el equipaje. Si no llevas plancha de viaje, asegúrate de que puedas plancharlos en el hotel por si se arrugan en la maleta.

Para aprovechar al máximo el espacio en tu equipaje, procura llevar prendas que puedan combinarse fácilmente.

Adáptate al horario laboral del país

Comprueba la diferencia horaria para reservar reuniones y eventos de negocios con antelación. Siempre teniendo en cuenta las preferencias y costumbres horarias en el país, como la hora de finalización de la jornada laboral o los descansos después de comer.

Además, asegúrate de que tu viaje no coincida con festividades locales para no programar eventos en esas fechas.