Cómo organizar viajes de empresa sin sobresaltos
Está claro que los planes cambian, ya sea por motivos personales o profesionales. Pero lo que no hay es motivo para estresarte por los gastos extra, ya que tienes opciones de viaje flexibles que evitarán recargos desorbitados o perder el importe que la empresa ha pagado por el transporte o el hotel.Las herramientas de reserva adecuadas permiten recuperar gran parte de ese gasto, y sin comisiones adicionales.
¿Se retrasa el vuelo de larga distancia de tu jefa? ¿El equipo necesita quedarse una noche más? Con tarifas flexibles y una buena herramienta de gestión de viajes, es posible modificar tus planes rápidamente sin perder tiempo en llamadas y correos.
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Ahora, las herramientas digitales más modernas facilitan estos cambios de planes y ahorran mucho tiempo, tanto a ti como al resto del equipo. En lugar de gestionar reembolsos o esperar a que te atiendan, puedes modificar el itinerario en unos clics y centrarte en lo importante, ya sea ayudando al equipo a preparar esa negociación o un lanzamiento de producto.
Sí, los incidentes están a la orden del día: clientes que adelantan reuniones, oportunidades de colaboración repentinas… Pero si cuentas con opciones flexibles que te permitan modificar itinerarios y volver a reservar de inmediato, puedes adaptarte a la situación y hacer que el equipo directivo y el resto de compañeros aprovechen al máximo cada viaje.
¿A qué viajero no le ha surgido un imprevisto con la niñera o una emergencia familiar momentos antes de viajar? A veces, es necesario cambiar de planes para atender a los seres queridos.No hay duda de que las tarifas fijas pueden suponer un sobrecoste y procesos de reserva poco eficientes, por decir algo. En momentos de estrés, lo último que quiere el equipo es preocuparse de trámites y mandar correos electrónicos.Conciliar la vida personal con el trabajo se hace cuesta arriba cuando los viajes son algo constante. Por eso, apostar por tarifas flexibles no solo mejora el bienestar del equipo, sino que ayuda a la empresa a ahorrar tiempo y dinero.
A veces, optar por la opción más económica sin reembolso y cruzar los dedos no es lo más conveniente. Sobre todo, por el coste de las cancelaciones y los cambios de plan.Pero la flexibilidad en los viajes no tiene por qué disparar los costes. Para eso, tienes soluciones asequibles que ofrecen más opciones a los viajeros y garantizan el cumplimiento de las políticas. Algo que, seguro, encantará al equipo directivo.
Si sueles planificar viajes a menudo, lo ideal es hacer reservas que te permitan realizar cambios o cancelaciones sin coste o a bajo precio hasta cierto plazo antes de la salida.Aunque el precio inicial pueda ser más elevado, a la larga resulta más económico que pagar por cancelaciones y reservas en el último momento. Así, ya no tienes que perder gran parte del presupuesto de viajes cada vez que surja algún contratiempo.Las empresas de gestión de viajes (TMC) facilitan la búsqueda y reserva con proveedores que ofrecen condiciones flexibles, por lo que puedes hacer planes sin preocupaciones. Es más, si quieres tranquilidad total, FlexiPerk es la política de cancelación flexible de TravelPerk.FlexiPerk te da la libertad de cancelar los planes de viaje hasta dos horas antes de la salida. Cada reserva que canceles, ya sea vuelo, tren, coche u hotel, tiene un reembolso del 80%, sin preguntas.No solo ahorras un 40% de media en comparación con las tarifas flexibles tradicionales, sino que cancelar y volver a reservar es muy fácil. Y lo mejor es que te olvidas de las esperas en los reembolsos, porque todo el crédito se abona en la plataforma de TravelPerk en solo siete días.
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Cuando estás a tope de trabajo, lo último que necesitas son largas esperas al teléfono o en el chat para modificar el itinerario de los viajes.Las plataformas de reservas más modernas permiten hacer cambios en un instante, tanto si los haces tú como el viajero. Con TravelPerk, podéis modificar al momento las opciones de transporte o alojamiento a través de una plataforma muy fácil de usar, ya sea desde el móvil o el ordenador.
Si cumplir con las políticas de la empresa ya es un reto en circunstancias normales, imagínate cuando necesitas reajustar el itinerario a última hora y tienes que elegir entre unas pocas opciones disponibles, sin saber qué le parecerá al ejecutivo y al equipo financiero.Una solución como TravelPerk permite a tu empresa integrar las políticas de viaje en el proceso de reserva, así como evitar trabas durante la aprobación del viaje y el estrés de buscar contra el reloj. Si necesitas hacer un cambio repentino, podrás acceder directamente a opciones de viaje alineadas con la política de la empresa.
Hay tantas cosas que pueden trastocar la agenda de viaje: desde retrasos y cancelaciones hasta alertas de seguridad. Si dicen que la información es poder, en este caso, también lo es contar con una herramienta de gestión de viajes que te avise de todo esto al instante.Cuando recibes notificaciones en tiempo real, ya sea a través del móvil o el ordenador, puedes adaptarte rápidamente a cualquier imprevisto y ayudar al equipo con los cambios.
¿Qué pasa cuando el jefe tiene la agenda de viaje repleta y necesita tu ayuda para cambiar la reserva en el último minuto o encontrar una ruta alternativa para llegar a su destino a tiempo? En estos casos, es vital contar con un servicio de atención al cliente rápido y fiable.Con una solución como TravelPerk, tanto tú como los viajeros tenéis acceso a asistencia 24/7 y respuestas en apenas 15 segundos los 365 días del año. Nada de esperas innecesarias cada vez que surja algún imprevisto.
No cabe duda de que contar con el seguro de viaje adecuado para los viajeros evita mucho estrés. De hecho, hay seguros con cobertura de cancelaciones por urgencia médica y otros imprevistos que permiten el reembolso del importe pagado.
Aparte de las herramientas y estrategias anteriores, es recomendable planificar el itinerario con cierto margen de maniobra. Si la directora tiene una reunión importante un martes por la tarde, programa el viaje para el lunes y que pueda llegar con tiempo suficiente, descansada y lista para empezar con fuerzas el día siguiente.Igual para el regreso. Sabiendo que los eventos pueden alargarse, es mejor evitar prisas innecesarias para coger el vuelo o el tren de vuelta programando la salida para el día siguiente. Esto permitirá a los viajeros sobrellevar los imprevistos y, además, adaptarse a cualquier oportunidad que pueda surgir.
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