10 preguntas que plantear cuando se viaja por trabajo

¿Vas a viajar por trabajo pronto? Esta guía te ayudará a asegurarte de que conoces los requisitos de viaje de tu empresa antes de emprender tu viaje de negocios. Asegúrate siempre de leer la política de viajes de tu empresa. La política de viajes de RR. HH. para empleados expondrá todas las reglas que aplica tu empresa y lo que se espera de ti.

¿Te encargas de organizar viajes relacionados con el trabajo dentro de tu empresa? Esta guía te ayudará a asegurarte de proporcionar a tus empleados suficiente información sobre sus preguntas más habituales. Sigue leyendo para saber cuáles son.

1. ¿Qué gastos están cubiertos y cuáles no?

Al ser un viaje de negocios, tu empresa debe cubrir todos los gastos del viaje necesarios. Sin embargo, puede ser difícil averiguar qué es realmente una necesidad y qué no en cada caso. Por eso es tan importante que estés al tanto de lo que se incluye exactamente y de lo que no antes de que tu viaje empiece.

Por darte una idea, los gastos que normalmente se cubren son billetes aéreos, alquileres de coches, aparcamientos, reservas de habitaciones de hotel, wifi y comidas. Normalmente, no se cubren las mejoras de categoría, tarifas de equipaje ni otros extras.

2. ¿Puedo hacer mis propias reservas?

Las empresas tienen diferentes procedimientos para reservar viajes de negocios. Algunas empresas dan absoluta libertad (y responsabilidad) a sus empleados. Otras delegan totalmente en una agencia de viajes o en un gestor de viajes dentro de la empresa. Hoy en día, es cada vez más habitual utilizar una plataforma de reservas de viajes corporativos, como TravelPerk.

Si deseas hacer tus propias reservas, consulta siempre primero la política de viajes corporativos de tu empresa. Si no encuentras la respuesta o si quieres solicitar una excepción, pregúntale siempre a la persona responsable.

3. ¿Qué documentos y recibos debo conservar?

Esta es una de las cosas que definitivamente necesitas saberte de memoria cuando viajas por negocios. ¿Por qué? En primer lugar, porque determinará si se te va a reembolsar o no el gasto en que incurras. También significa que tendrás que prestar más atención cada vez que pagues por algo. Estas son algunas preguntas clave que plantear:

¿Qué tipo de recibos necesitarás solicitar?

¿Es necesario que los recibos incluyan los datos de tu empresa?

¿Qué otros requisitos deben cumplir los recibos? Por ejemplo, los recibos relacionados con las comidas pueden necesitar especificar que la comida era para una sola persona.

Asegúrate de contar con toda la información y preparación necesarias antes de comenzar tu viaje. Plantea todas las preguntas que puedas tener de antemano. ¿Te parece demasiado complicado? Si es así, puede ser una buena idea llevarte una lista de comprobación.

4. ¿Cuál es el procedimiento para solicitar el reembolso de los gastos del viaje?

Cuando vuelvas y tengas todos los recibos y documentos correctos, podrás solicitar el reembolso. ¿Cómo? De nuevo, esto dependerá de la política de viajes de tu empresa. Cada política de viajes corporativos tiene una sección que explica el procedimiento de reembolso.

En algunos casos, tendrás que enviar todos tus documentos al responsable. En otros casos, todo pasa por una plataforma específica. Asegúrate de que sabes dónde, cómo y cuándo enviar tus documentos.

5. Tengo una pregunta sobre la política de viajes. ¿Con quién puedo ponerme en contacto?

Es muy normal que, en algún momento, tengas preguntas sobre la política de viajes. La política en sí debe explicar a quién puedes contactar en caso de que te surja cualquier pregunta. ¿No está claro a quién puedes preguntar? En ese caso pregunta a RR. HH. por la persona de contacto que se encarga de los viajes de negocios. Puede que quieras plantear tus preguntas a tu supervisor, pero recuerda que la política puede ser compleja y nadie la conoce mejor que la persona que es directamente responsable de ella.

6. ¿Qué debería hacer en caso de que se produzca una emergencia?

A veces, los planes de viaje cambian. Puede que tengas que informar de un incidente grave, un retraso o una cancelación de última hora o que hacer una pregunta importante sobre tu reserva. En estos casos, siempre debe haber una persona o empresa con la que te puedas poner en contacto las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Por lo general, esto viene explicado en tu política de viajes de negocios. Asegúrate de tener este contacto de emergencia a mano durante todo el viaje.

Cuando reserves tus viajes de negocios con TravelPerk, puedes ponerte en contacto con nuestro servicial equipo de atención al cliente para obtener ayuda siempre que la necesites, las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año. Ofrecemos un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos, y siempre podrás hablar con personas reales y no con robots.

7. ¿Cuánto puedo gastar en comida?

Tendrás que pagar por diferentes comidas durante tu viaje de negocios, por lo que esto es algo que debes consultar cuidadosamente de antemano. Tu empresa cubrirá los costes de las comidas, pero por lo general hay una dieta establecida para las comidas (asegúrate de echar un vistazo rápido a la política de reembolso de comidas para los empleados de tu empresa). Consulta la política de viajes de tu empresa para confirmar cuánto te puedes gastar en comida.

8. ¿Puedo alargar mi viaje?

Una de las ventajas de viajar por trabajo es que puedes visitar nuevos lugares. Imagina que viajas a Nueva York. Una vez hecho el trabajo, te gustaría quedarte unos días más para explorar la ciudad. ¿Es posible? Las empresas pueden tener diferentes enfoques a este respecto.

La mayoría de las empresas te permitirán quedarte más tiempo. Por lo general, te pedirán que asumas cualquier gasto adicional derivado de ello. En cualquier caso, pide siempre la autorización previa de tu supervisor y/o de la persona a cargo de los viajes.

9. ¿Puedo reservar en primera clase o una mejora de habitación?

Si deseas volar en primera clase u obtener una mejora de habitación, o incluso una mejora de coche, lo primero que debes hacer es comprobar tu política de viajes de negocios. La mayoría de las empresas no cubren estos costes. En caso de que la tuya no lo haga, pero quieras cubrir la diferencia, siempre puedes preguntar.

10. ¿Puede mi cónyuge viajar conmigo?

Los viajeros de negocios a veces preguntan si se les permite viajar con sus cónyuges. Esto suele ocurrir si se trata de un viaje de negocios largo, o cuando se quiere alargar un viaje por placer. Algunas empresas lo especifican en su política de viajes. Normalmente, las empresas no cubren los costes de los cónyuges que viajan con sus empleados en un viaje de negocios. Si has comprobado la política pero no puedes encontrar la respuesta, pregúntale a la persona a cargo.

Conclusión

Los viajes de negocios implican una amplia gama de situaciones y experiencias de viaje. También afectan a una parte del presupuesto de la empresa, por lo que esta debe estar bien informada.

Las políticas de viajes de negocios están disponibles para que todos los empleados las lean. Es responsabilidad de los empleados leerlas detenidamente antes de viajar. Si tienes dudas, averigua quién es el responsable de los viajes de tu empresa y ponte en contacto con esa persona para aclarar tus dudas.

¿Estás a cargo de la política de viajes de tu empresa? Echa un vistazo a nuestra plantilla de política de viajes. Descárgatela, personalízala y haz que los viajes de negocios sean más fáciles para tus empleados (¡y para ti!).