¿Es legal que la empresa me pida pagar los viajes por adelantado?

31 Mar 2025 · 6
En España, está todo cada vez más caro, tanto la comida como los productos de higiene y otras necesidades básicas. Y es que la inflación y los acontecimientos internacionales se están dejando notar, aquí y en el resto del mundo.
Por eso, si te cuesta llegar a fin de mes y el jefe te pide que adelantes los gastos de un viaje de trabajo, es normal que te frustres. Aunque te lo reembolsen después, siempre supone un desajuste.
Entonces, es cuando te preguntas si es legal que una empresa pueda pedirle a los empleados que pongan dinero de su bolsillo para los viajes.
Sigue leyendo para salir de dudas y saber cómo evitar un revés en tu economía.

¿Por qué pide la empresa que pagues los gastos de viaje?

Hay varios motivos por los que tu empresa puede pedirte que adelantes los gastos de billetes de avión, estancias de hotel, viajes en tren, coches de alquiler, visados o aparcamientos, entre otros.
Uno de ellos es para que controles lo que gastas. Si el dinero sale de tu tarjeta, lo normal es que busques opciones más baratas en vuelos, alojamiento, comida y otros servicios. Incluso si luego te lo reembolsan, es probable que ajustes más el presupuesto que si usas una tarjeta corporativa.
Pero también es posible que no sepan hacerlo de otra forma. Si no cuentan con una herramienta moderna para gestionar viajes, puede que la única opción sea devolverte el dinero gestionando el reembolso a mano.

¿Qué consecuencias negativas tiene adelantar los gastos de viaje?

Aunque tenga alguna que otra ventaja para la empresa, para ti es un quebradero de cabeza. Estas son algunas de las consecuencias más comunes y molestas, tanto para ti como para la empresa:
  • Estrés financiero: Tienes que poner el dinero por adelantado y esperar a que te lo devuelvan. Eso puede descolocarte todo el mes, sobre todo si no sabes cuándo llegará el reembolso. Y si ya te cuesta asumir la subida de precios, la situación se complica aún más.
  • Intereses: Si pagas con tu tarjeta de crédito, puedes acabar acumulando intereses mientras esperas. Reclamar ese extra no siempre es fácil e incluso podría afectar a tu puntuación crediticia.
  • Pérdida de tiempo: Buscar vuelos, comparar opciones, guardar recibos, presentar informes a mano... es algo que lleva horas. Y si lo haces tú, es más fácil que te equivoques y el reembolso se retrase más.
  • Incumplimiento de políticas de empresa: Reservar por tu cuenta puede hacer que te salgas sin querer del presupuesto o incumplas las normas. Y si no conoces todos los detalles de la política de viajes, es fácil irse de presupuesto.
  • Descontento general: En vez de motivarte, viajar por trabajo acaba siendo agotador. Esto significa que a la empresa le será más difícil mantener al personal, que puede plantearse cambiar de trabajo.
Un 50% [de españoles] dice que viajar por trabajo afecta en gran medida a su satisfacción laboral en general, significativamente más que en la mayoría de países de Europa [...] Además, el 83 por ciento de los viajeros dice que la calidad de su experiencia de viaje de negocios afecta al menos en cierta medida a los resultados de su negocio.
Global Business Travel Association
Las leyes varían según el país (o incluso cambiar dentro del mismo). Pero, en general, la empresa puede pedirte que adelantes los gastos de un viaje, ya trabajes a jornada completa o parcial.
En España, los gastos de viaje no están incluidos en el salario, sino que son suplidos que la empresa está obligada a cubrir. Sin embargo, sí es legal que te pida adelantar dinero de tu bolsillo bajo la obligación de reembolsártelo luego.
Por otra parte, en Latinoamérica, la normativa sobre el reembolso de gastos de viaje varía según el país, pero en muchos casos, el principio es similar: si el desplazamiento se realiza por encargo del empleador, los gastos los cubre la empresa.
Si tienes más dudas sobre aspectos legales relacionados con los viajes corporativos, puedes consultar tu convenio colectivo y tu contrato laboral, o bien ponerte en contacto con un asesor legal.

¿Cómo evitar los pagos por adelantado en los viajes de trabajo? ¿Hay alternativas?

Si te piden pagar los viajes por adelantado, hay una forma de facilitar el proceso (para la empresa y para ti): proponerles gestionar los viajes con una empresa de gestión de viajes o TMC.
Hoy, muchas empresas han dejado atrás las agencias tradicionales y optan por plataformas digitales. Estas soluciones de gestión de viajes corporativos son más rápidas, más prácticas y mucho más eficientes.
Una de estas soluciones TMC es TravelPerk.

¿Qué ventajas tiene TravelPerk para ti, como viajero?

Si tu empresa empieza a usar TravelPerk, podrá gestionar todo su programa de viajes sin complicaciones. ¿Y tú? Dejarás de adelantar dinero de tu bolsillo.
Podrás reservar directamente viajes alineados con la política de viajes, sin preocuparte por memorizar cada requisito ni salirte del presupuesto. Además, tendrás acceso a un amplio inventario, con todas las opciones que necesitas para reservar desde la plataforma.

¿Y qué ventajas tiene TravelPerk para tu empresa?

Con TravelPerk, la empresa tiene el control total de sus políticas de viaje, presupuestos, reservas y mucho más, todo en el mismo lugar.
Además, puede usar opciones de pago flexibles, como el pago a crédito mediante una única factura que agrupa todos los gastos. Con la facturación centralizada, es mucho más fácil clasificar facturas, crear informes de gastos personalizados y hacer un seguimiento del IVA y otros impuestos.
Y como es posible configurar políticas de viaje y flujos de aprobación, esto te da a ti la libertad de hacer tus propias reservas. La empresa también accede a paneles avanzados de viajes y gastos, así como a soluciones de recuperación del IVA, gestión de riesgos y compensación de emisiones de carbono, entre otras.
¿Tu empresa ya usa una herramienta de gestión de gastos, pero se le queda corta para gestionar todo esto? Buenas noticias: TravelPerk se integra con las principales plataformas de gestión de gastos. Así, contará con procesos de gestión optimizados para los viajes sin cambiar de herramienta.
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Olvídate de las complicaciones y gestiona todos tus viajes de trabajo en un solo lugar con TravelPerk.

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