Si estás pensando en cambiar de agencia de viajes de negocios (o si es la primera vez que buscas una), quizá te estés haciendo algunas de estas preguntas:
- ¿De verdad necesito trabajar con una agencia de viajes para empresas?
- ¿Cómo puedo encontrar una agencia que cubra las necesidades de mi empresa y a la vez controlar el presupuesto de viajes?
- ¿Cómo puedo saber si he dado con la más indicada?
¿Cuál es la función de una empresa o agencia de viajes de negocios?
- Reservas de viajes para los empleados.
- Asistencia por cancelación, cambios de fecha, etc.
- Negociación de tarifas grupales y de negocios.
Los beneficios de trabajar con una agencia de viajes de negocios
- Pueden complementar la falta de recursos o experiencia de tu empresa. Tal vez no te interese tener un gestor de viajes en plantilla aunque tu equipo ya esté saturado con otros proyectos críticos. Una agencia de viajes de negocios te ofrece los servicios que necesitas sin tener que contratar más personal.
- Te consiguen tarifas especiales para grupos y negocios. Las agencias pueden negociar mejores tarifas para sus clientes, tanto para viajes en grupo como para viajes frecuentes y prolongados.
- Proporcionan asistencia de viaje. Cuando son los mismos administradores quienes tienen que encargarse de solucionar los problemas que les surgen a los viajeros, el estrés está asegurado. Por un lado, los viajeros no tendrán a quién recurrir por las noches o los fines de semana y, aun así, los administradores terminarán haciendo horas extra. Trabajar con una agencia te libera de esa carga.
- Generan informes sobre gastos de viaje. Saber cuánto gasta en viajes cada departamento es crucial para que una empresa pueda ajustar su presupuesto. Las agencias pueden generar informes de gasto por equipos, departamentos o proyectos.
- Velan por el cumplimiento. Todas las empresas tienen una serie de normas que constituyen su política de viaje. Las agencias se encargarán de aplicar estas normas al realizar las reservas.
Los puntos flacos de las agencias de viajes de negocios
- Escasos recursos tecnológicos para viajeros y administradores. Las agencias de viajes suelen comunicarse con sus clientes sobre todo por teléfono o por email. Pero hoy en día, la gente que viaja no quiere depender de las llamadas de teléfono, los usuarios quieren hacer sus reservas ellos mismos con agilidad y dentro de la política de la empresa. Del mismo modo, cualquier administrador preferiría entrar en una plataforma y buscar él mismo la información que necesita en vez de tener que escribir a un agente para pedir un informe.
- Tarifas altas y grandes comisiones. Las agencias podrán negociar tarifas especiales por cliente, pero no suelen tener las mejores tarifas para viajes especiales. Y, además, cobran comisiones y recargos por cada servicio.
- Oferta limitada. Por lo general, las agencias suelen tener acuerdos con unos pocos proveedores y no ofrecen viajes con compañías low cost como Ryanair o EasyJet.
La diferencia entre una agencia de viajes tradicional y una plataforma de viajes de negocios
- Creciente necesidad de medidas más sencillas y fluidas que garanticen el cumplimiento de la política de viajes.
- Los viajeros no deben pagar de su propio bolsillo.
- Generación de informes de gastos de viaje para hacer análisis presupuestarios.
- Registro de gastos automatizado.
- Preferencia por la autonomía y la reserva directa.
- Acceso a toda la oferta mundial de vuelos y hoteles disponibles.
- Excelente experiencia de usuario.
- Excelente usabilidad móvil.
- Asistencia de viaje en tiempo real (muy deseada por viajeros de ocio, aunque rara vez la obtienen; imprescindible sin embargo para los viajeros de negocios).
Un proceso de reserva fácil
Una variedad de oferta similar a la de ocio
Sin recargos sorpresa
Una asistencia de viaje excelente
Políticas de viaje y protocolos de aprobación integrados
Informes de gastos de viaje
Innovador y fácilmente escalable
- Guía para identificar y resolver los problemas de gestión de viajes de tu empresa
- Lista de verificación en formato PDF y Excel
- Lista con todos los criterios importantes
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