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¿Qué hace un agente de viajes corporativos?
- organizar visados;
- realizar reservas de vuelos y otras reservas de transporte, por ejemplo, coches de alquiler;
- velar por el bienestar de los viajeros y cumplir el deber de diligencia;
- crear itinerarios de viaje;
- hacer reservas de hotel;
- colaborar con los departamentos de finanzas para ajustarse a los procesos de gastos de viaje;
- brindar asistencia a los viajeros de empresa.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un agente de viajes corporativos?
- Los agentes de viajes corporativos comprenden los costes de los viajes: su trabajo es garantizar que se respeten los presupuestos de viaje y asegurarse de obtener las mejores ofertas posibles en transporte, alojamiento, etc. Tienen relaciones establecidas con ciertos proveedores para poder obtener las mejores ofertas y descuentos.
- Gestionan procesos de gastos complejos: traspasar las obligaciones de gastos de viaje a un agente de viajes corporativos libera a las empresas del tiempo que dedican al papeleo y a las solicitudes de reembolso.
- Se tienen en cuenta todas las necesidades de los viajes de empresa: los agentes de viajes corporativos están capacitados para comprender a todas a las empresas, entender las necesidades específicas de cada viajero y adaptar los viajes de empresa en función de todo ello.
- Brindan asistencia a los viajeros: los empleados pueden comunicarse directamente con el agente de viajes corporativos si se encuentran con algún problema durante un viaje de empresa. Los agentes pueden reorganizar fácilmente el transporte, asesorar sobre las medidas de seguridad específicas de cada país y facilitar cambios en los itinerarios.
¿Cuáles son las desventajas de utilizar un agente de viajes corporativos?
- Las empresas pueden acumular costes cuando utilizan agentes de viajes corporativos: todos los agentes o agencias de viajes corporativos son diferentes, pero la mayoría cobran a las empresas una tarifa anual y tarifas de transacción adicionales cada vez que se utilizan sus servicios. Estos gastos por sí solos pueden consumir gran parte de los presupuestos de viaje de las empresas.
- Trabajan para su propio beneficio, no para el de usted: ya que tienen relaciones establecidas con ciertos proveedores, no siempre puede estar seguro de que el precio final que acuerden sea el mejor para usted (o el mejor para ellos).
- Menos transparencia en los procesos de viaje: cada vez que subcontrata un proceso comercial, automáticamente tiene menos información sobre cómo y por qué se toman las decisiones. Esto reduce su capacidad de controlar los indicadores de rendimiento (KPI) de gestión de viajes.
- Es posible que no estén disponibles cuando los necesite: por lo general, los agentes de viajes corporativos solo trabajan durante el horario comercial tradicional. Si sus empleados tienen que solucionar problemas después del horario laboral o durante los fines de semana, no podrán comunicarse con nadie para obtener ayuda.
¿Debería utilizar una plataforma de gestión de viajes para gestionar sus viajes de empresa?
- Puede buscar, reservar y administrar los gastos de vuelo, todo desde la plataforma de TravelPerk. Además, tendrá acceso al inventario más amplio para reservar vuelos corporativos y podrá así encontrar las mejores tarifas.
- Podrá hacer reservas de alojamiento desde una sola plataforma, con acceso al más amplio inventario de alojamiento corporativo, por ejemplo, habitaciones de hotel, a los mejores precios.
- Podrá definir y automatizar su política de viajes corporativos y su sistema de aprobación para garantizar un mejor cumplimiento.
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