¿Qué rentabilidad tienen los viajes de negocio y cómo lograr el máximo ROI?

02 Sept 2024 · 14
No son pocos los motivos para viajar por negocios, como reunirse con los clientes, asistir a conferencias, coordinar un stand en una feria comercial, colaborar en persona o disfrutar de un team building en un retiro de empresa.
Para muchas empresas, los viajes de negocios se han convertido en algo vital para su crecimiento. Por eso, no es de extrañar que el 48% de las empresas españolas estén dispuestas a aumentar su presupuesto de viajes, como señala el informe El valor de los viajes de negocios de TravelPerk. Un paso más que lógico cuando la gran mayoría de directores afirman que aumentar el presupuesto de viajes equivale a mayores ingresos (64%) y rentabilidad (59%).
Sigue leyendo para saber exactamente qué retorno de inversión tienen los viajes de empresa y descubrir cómo aumentan los ingresos directa e indirectamente, ya sea mejorando la implicación del equipo o la adquisición de clientes.
¿Cómo están contribuyendo los viajes de negocios al crecimiento de las empresas? Tu respuesta, en nuestro informe gratuito El valor de los viajes de negocios.

Datos sobre el retorno de inversión en los viajes de negocios

  • El 95% de los altos directivos dicen que perderían clientes si no tuvieran reuniones en persona.
  • Tanto el 76% de directoras y directores ejecutivos como el 69% de directoras y directores financieros afirman que aumentar los presupuestos de viaje tendría un impacto positivo en los ingresos de la empresa.
  • Las empresas que aumentaron sus presupuestos de viaje para mejorar la conexión con los empleados tienen un 29% menos de rotación de personal que las empresas que redujeron su presupuesto.
  • El 94% de los altos cargos directivos han observado que los empleados muestran un mayor nivel de compromiso tras participar en eventos sociales corporativos.
  • El 62% de los directores ejecutivos esperaba aumentar el presupuesto para viajes corporativos en 2024 con respecto al año anterior.

¿Qué ventajas tienen los viajes corporativos para la empresa?

Impacto financiero de los viajes de negocios

Nada mejor que una reunión en persona para conseguir clientes nuevos y fortalecer relaciones con los existentes. Tanto es así, que el 91% de los directores afirma que perderían a sus clientes si no pudieran reunirse cara a cara con ellos, según nuestro informe El valor de los viajes de negocios.
No cabe duda de que la conexión que se logra en persona no es la misma que la de una llamada o videoconferencia. Sobre todo, para los equipos de ventas, que pueden aprovechar esas reuniones en persona para hablar en profundidad con los clientes potenciales, saber lo que necesitan realmente y presentarles el producto de forma más concreta para su negocio.
No solo eso, sino que se crean relaciones de mayor confianza con los clientes actuales, a los que ofrecer ampliaciones o nuevos productos y servicios que mejoran su experiencia. Además, es mucho más fácil negociar y cerrar acuerdos al prestar atención al lenguaje corporal y otras señales no verbales.
Por eso, los departamentos de ventas que viajan están convencidos de que perderían el 30% de los ingresos si no fuera por estas reuniones cara a cara.

Atracción de talento y retención de personal

Ante la feroz competencia, las empresas siempre están pensando en cómo atraer talento. Encontrar personas altamente capacitadas y motivadas es vital para lograr los resultados esperados. Por eso mismo, cuando ya han encontrado al empleado ideal, también es importante que se quede en la compañía. Y es que reemplazar a un solo empleado o empleada podría costar desde la mitad hasta el doble del salario anual de esa persona (Gallup), un problema grave si tenemos en cuenta que la rotación laboral está creciendo en España.
¿Por qué los viajes de negocios han demostrado ser un incentivo perfecto para atraer talento? Especialmente, porque permiten el “bleisure”, viajes que combinan negocio y ocio, ya sea para cargar las pilas en un retiro de empresa o pasarlo en grande en un evento de team building. Por algo, el 75% de los directores de RR. HH. saben que anunciar estas oportunidades en las ofertas de trabajo hacen que el puesto sea más atractivo.
Pero los viajes de negocios también ayudan a reducir la rotación de personal. En 2023, las empresas que aumentaron su presupuesto de viajes tan solo tuvieron una rotación del 8,6%, un 3,5% menos que aquellas que lo redujeron. Una cifra que ya está por debajo del 10% de rotación que recomiendan Gallup y otros referentes empresariales como indicador de salud en la empresa.
Y esto es algo con lo que están de acuerdo los equipos de altos directivos: el 62% piensa que dedicar más presupuesto a viajes contribuiría a mejorar la retención de talento. Tanto es así que el 94% ve claramente cómo mejora la implicación del equipo tras los eventos sociales en los viajes.

Más oportunidades de desarrollo profesional

Las conferencias son más populares que nunca, y eso se nota con solo ver la multitud de opciones disponibles en 2024, desde conferencias tecnológicas y ferias industriales hasta eventos MICE y cumbres financieras. Por eso, las encuestas de TravelPerk revelan que el 45% de las empresas está aumentando sus presupuestos de viaje para asistir a más conferencias y eventos de este tipo.
Las oportunidades que brindan seminarios, talleres y eventos de networking para el desarrollo profesional y las alianzas estratégicas no son pocas. Sin olvidar el networking interno que propician los eventos de team building; algo que valoran mucho los trabajadores más jóvenes.
Por otra parte, la formación y el desarrollo continuos siguen siendo claves, ya que un 77% se quedaría en una empresa que brindara estas oportunidades de crecimiento, según el informe Employer Brand de Randstad. De hecho, un 52% de españoles encuestados por TravelPerk asegura que los viajes de negocios son positivos para su desarrollo personal y profesional.
En el informe El valor de los viajes de negocios, un 70% de la generación Z encuestada piensa que los viajes de negocios mejoran sus habilidades de networking, mientras que el 65% dice que los hace más visibles dentro de su empresa.

Mejor colaboración entre equipos distribuidos

Como ya hemos visto, los viajes de negocios tienen varias funciones, y una de ellas cobra cada vez más importancia: fomentar la colaboración entre equipos. Motivo por el que tantas empresas están organizando eventos offsite, retiros y actividades de team building.
Muchos equipos ahora trabajan de forma remota o distribuidos geográficamente, pero las reuniones en persona siguen siendo fundamentales para el aprendizaje, el desarrollo profesional y los incentivos. Sobre todo, entre equipos remotos que no suelen verse a menudo en persona.
Nuestros datos indican que el 85% de los empleados que trabajan completamente en remoto han acudido a reuniones de empresa de una noche o más en el último año. Este número cae al 78% cuando van a la oficina 1 o 2 días a la semana, al 68% cuando van 3 o 4 días y al 69% cuando lo hacen todos los días.
En cuanto a motivación y bienestar en el trabajo, ¿qué mejor opción que un encuentro cara a cara? No olvidemos que el 94% de los altos cargos directivos ya observan esta mayor implicación tras un viaje de estas características. Sobre todo, cuando el evento tiene lugar en un destino encantador y combina un poco de todo: desde una charla de la directiva o sesiones de “brainstorming” en persona hasta emocionantes actividades de team building en un entorno distinto al habitual. Sin duda, la mejor manera de revitalizar equipos y lograr ideas innovadoras.
Se acabaron los días en que los eventos fuera de la oficina parecían reservarse exclusivamente a las start-ups de moda. Hoy, son cada vez más las empresas que reinventan sus reuniones y eventos corporativos internos para aprovechar al máximo esta nueva forma de trabajar.
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5 formas de aumentar el ROI de tus viajes de negocios

Está claro que los viajes corporativos ofrecen muchos beneficios, pero la mayoría de las empresas tiene un presupuesto limitado para ello. Entonces, ¿cómo lograr la máxima rentabilidad de tu inversión en viajes de negocios?

1. Simplifica las reservas de viajes

Con la tecnología adecuada, tanto directores financieros como gestores de viajes y planificadores de eventos pueden simplificar los procesos de viaje para reducir costes y ahorrar tiempo.
La forma más fácil de hacerlo es agilizar las reservas de viaje para ahorrar costes. En lugar de buscar en varios sitios web los precios más bajos, hay servicios y herramientas de gestión de viajes que permiten reservar todos los aspectos del itinerario en un panel de control muy fácil de usar.
La forma más fácil de hacerlo es agilizar las reservas de viaje para ahorrar costes. En lugar de buscar en varios sitios web los precios más bajos, hay servicios y herramientas de gestión de viajes que permiten reservar todos los aspectos del itinerario en un panel de control muy fácil de usar.
Sin ir más lejos, TravelPerk ofrece el mayor inventario de viajes con tarifas muy competitivas, ya negociadas exclusivamente para empresas. Aquí se incluyen opciones para vuelos low cost que reducen aún más el gasto de los viajes corporativos. Los usuarios de TravelPerk eligen entre diferentes ofertas con total confianza, porque saben de antemano que van a obtener el mejor precio posible.
¿Quieres comprobar cuánto dinero se ahorrará tu empresa viajando con TravelPerk?
Descúbrelo con nuestra calculadora de ahorros en viajes de negocios.

2. Controla los gastos fácilmente con una política de viajes

Para ahorrar más y lograr la máxima rentabilidad y eficiencia, lo mejor es que los viajeros puedan hacer sus propias reservas sin salirse del presupuesto. La solución es crear una política de viajes.
Las políticas de viajes proporcionan más claridad y autonomía para los viajeros, a la vez que permiten a las empresas mantener el control de los gastos de viajes y los presupuestos en todo momento.
Una vez creada tu política de viajes, es importante comunicar claramente en qué consiste y cómo funciona. Si tu equipo no la encuentra, no la entiende o no se le da la oportunidad de dejar feedback, probablemente acabará olvidándola.
Para evitarlo, la mejor manera es integrar la política en tu herramienta de reserva de viajes. De este modo, el proceso de aprobación es automático y tu equipo podrá reservar fácilmente aquellas opciones que cumplan con la política. Así, no solo ahorras presupuesto, sino que también mejoras la experiencia de los empleados.
En función de los parámetros de tu política de viajes, tu solución de gestión de viajes aprobará al instante los itinerarios que se ajusten al presupuesto de la empresa y enviará para aprobación aquellos que necesiten supervisión humana. De esta forma, los viajeros de negocios pueden elegir las opciones que mejor encajan con sus gustos y necesidades, ya sea un hotel con gimnasio o un vuelo que les permita volver a tiempo para recoger a los niños del colegio.

3. Mejora la visibilidad de los gastos de viaje

Sin un sistema eficiente para controlar gastos y ver informes, los gestores de viaje no hacen más que malgastar tiempo y recursos. Cuando usan una solución de gestión de viajes de negocios, pueden analizar métricas de presupuesto por destino, departamento e incluso por empleado. En unos segundos, obtienen información en tiempo real y pueden ver el ROI de los viajes al comparar de un vistazo los gastos con los beneficios generados.
Los mejores sistemas de gestión de viajes no solo recopilan los gastos de todos los proveedores en una sola factura, sino que ofrecen soluciones para la recuperación del IVA. Estas soluciones permiten a tu empresa ahorrar un 25% más en el presupuesto anual de viajes al facilitar facturas válidas con IVA y los cálculos necesarios para su reclamación, para que nunca pierdas ese dinero.
¿Una política de viajes que los empleados cumplan al 100%, automatizada y totalmente integrada en tu sistema de reservas? ¡Ningún problema! Te mostraremos cómo funciona.

4. Alarga tus viajes para aprovecharlos mejor y no repetir la visita

Nuestros datos indican que los viajeros quieren alargar su estancia por razones personales y profesionales. El 44% de los viajeros de negocios ha alargado sus viajes de trabajo cuando la política de su empresa lo ha permitido. Además, el 41% de los empleados de la generación Z dice que les gustaría que su empresa les permitiera hacerlo.
Nuestros datos indican que los viajeros quieren alargar su estancia por razones personales y profesionales. El 44% de los viajeros de negocios ha alargado sus viajes de trabajo cuando la política de su empresa lo ha permitido. Además, el 41% de los empleados de la generación Z dice que les gustaría que su empresa les permitiera hacerlo.
Las razones para alargar los viajes son, simplemente, disfrutarlos más añadiendo algo de ocio ("bleisure"), pero también aprovechar más el tiempo y tener todas las reuniones necesarias durante la estancia. Se nota que vamos por buen camino, ya que casi una tercera parte de los viajeros de negocios (34%) dice que su empresa les anima a reservar tantas reuniones como sea posible para evitar más viajes en el futuro. Otra opción para aprovechar mejor los viajes es organizar varias actividades en el mismo viaje, como una reunión en la oficina local tras un evento de la empresa.
En TravelPerk, vemos que cada vez se hacen menos viajes de ida y vuelta el mismo día en avión. En 2019, el 19% de los vuelos de corta distancia (menos de dos horas) que se reservaban en la plataforma eran de ida y vuelta en el mismo día. En 2023, este número se redujo al 9%. En cambio, hay una mayor tendencia a reservar viajes de dos a cuatro días: el 43% de los viajes con vuelos de corta distancia en 2019 duraban de dos a cuatro días, y ahora este número ha subido al 58%.
El "slow travel" es una manera de viajar más eficiente a largo plazo, ya que se aprovecha mejor cada viaje. Además, aumenta el bienestar y mejora la experiencia de viaje al permitir más tiempo para descansar, lo que puede mejorar la productividad. También es más ecológico y reduce las emisiones de carbono, ya que hay más tiempo para viajar en tren y elegir opciones de viaje más ecológicas que contribuyen a cumplir con tus objetivos de sostenibilidad.

5. Define políticas de reserva flexible

Ya sabrás la de imprevistos que surgen a la hora de viajar, ¿verdad? Por suerte, puedes protegerte ante estas contingencias con políticas de reserva flexibles. ¿Cómo? TravelPerk ofrece una manera eficiente de hacerlo con FlexiPerk.
Ya sabrás la de imprevistos que surgen a la hora de viajar, ¿verdad? Por suerte, puedes protegerte ante estas contingencias con políticas de reserva flexibles. ¿Cómo? TravelPerk ofrece una manera eficiente de hacerlo con FlexiPerk.
Los clientes que usan FlexiPerk ahorran un 40% de media en comparación con las tarifas flexibles tradicionales. Solo tienes que pagar una tarifa adicional del 10% por cada viaje que realizas. Luego, puedes reservar vuelos, hoteles, coches de alquiler o cualquier transporte a la tarifa que quieras y cancelar en cualquier momento para recuperar el 80% de tu dinero con un solo clic.
En 2023, estos imprevistos afectaron a un 79% de los viajeros de negocios según la encuesta global de TravelPerk sobre problemas en los viajes de negocios. Un 40% de ellos sufrió retrasos de más de una hora, mientras que un 24% tuvo que cancelar sus reservas. Lo bueno es que FlexiPerk cubre cualquiera de estos imprevistos.
Frau Mit Koffer Vor Flughafen

Aporta más flexibilidad a la planificación de tus viajes de negocios y cambia o cancela tus reservas cuándo, dónde y por qué quieres. Con FlexiPerk de TravelPerk.

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Ya has visto que los viajes de negocios ofrecen muchos beneficios para las empresas: facilitan las ventas, atraen y retienen talento, brindan oportunidades de desarrollo profesional, mejoran la relación con los clientes y aumentan la productividad. Como indica nuestro informe El valor de los viajes de negocios, las empresas están más que dispuestas a invertir más en viajes de negocios por el retorno de inversión tan sólido que proporcionan.
Si quieres ver cómo la solución de viajes corporativos de TravelPerk puede ayudarte a viajar de forma más eficiente, reserva tu demostración gratuita 
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