Cómo simplificar la gestión de gastos de viaje

¿Te resulta complicado llevar al día los gastos de viaje en tu empresa? Es más común de lo que parece.

Como director financiero de un equipo que viaja a todas partes, sabrás lo que es enfrentarse a una montaña de recibos y facturas de vuelos, hoteles, transporte y restaurantes. Los gastos de viaje varían de un mes a otro, por lo que la empresa se enfrenta a procesos manuales poco productivos y propensos a errores si no tiene las herramientas adecuadas.

Por eso, te vamos a dar algunos consejos prácticos para ahorrar tiempo y automatizar la gestión de gastos de viaje. Cuanto menos papeleo, más tiempo para lo que realmente importa.

Cómo agilizar la gestión de gastos

La realidad es que los equipos financieros están perdiendo un 30% de las horas que trabajaría un empleado a jornada completa en tareas manuales que podrían automatizarse (Gartner).

Para evitarlo y optimizar la gestión de gastos, lo ideal es contar con dos herramientas: 1) una plataforma para gestionar reservas y gastos de viajes 2) y otra para gestionar los gastos generales de la empresa.

Ahora, verás más claro el motivo y cómo funcionan las dos herramientas conectadas. Además, te ayudaremos a elegir la opción más adecuada para tu empresa.

1. Elige una plataforma de gestión de viajes con todas las funcionalidades que necesitas

Con una plataforma de gestión de viajes, la carga de trabajo manual se reduce drásticamente. Por un lado, los gestores de viajes delegan las reservas en los propios viajeros garantizando el cumplimiento de las políticas de viaje de la empresa. Además, la aprobación de reservas es mucho más fluida, ya que soluciones como TravelPerk permiten configurarla de forma automatica y personalizada.

También ahorra incontables horas de trabajo manual al equipo financiero, ya que los viajeros no tienen que adelantar dinero de su bolsillo y luego reclamar reembolsos. En su lugar, toda la facturación mensual queda a la vista, sin tener que rebuscar entre cientos de facturas a final de cada mes.

Funciones imprescindibles de una plataforma de gestión de viajes

Autorreserva simple con procesos de aprobación integrados

Integración de políticas de viajes de la empresa dentro de la plataforma

Facturación mensual centralizada

Informes que simplifiquen la gestión de los gastos de viaje

Amplio inventario de viajes a precios competitivos

Atención al cliente 24/7

Integración con las plataformas de gestión de gastos de tu empresa

Recuperación del IVA para reclamar hasta un 25% del IVA en vuelos y hoteles

Reserva, organiza y controla tus viajes de trabajo, todo en un solo lugar.

2. Elige una plataforma de gestión de gastos bien valorada por otras empresas

Además de una plataforma de gestión de viajes, necesitas el software de gestión de gastos adecuado para supervisar otro tipo de costes. Como cada equipo realiza sus propias compras e incurre en diferentes gastos, lo ideal es contar con una única plataforma que lo simplifique todo en un mismo lugar.

Estas herramientas están diseñadas para reducir la entrada manual de datos. Muchas incluyen funciones para escanear recibos o importar transacciones con tarjetas de crédito corporativas. Así, los empleados registran sus gastos sobre la marcha, sin esperar a regresar de su viaje.

Elige una plataforma que agilice las aprobaciones y reembolsos, además de ofrecer funciones colaborativas, como diferentes niveles de acceso y delegación de tareas. Pero lo más importante es que permita la integración directa con tu sistema de gestión de viajes. Al sincronizar datos, es más fácil acceder a los gastos de viaje, monitorizarlos con precisión y simplificar su conciliación.

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Descubre cómo GMG EnviroSafe usa TravelPerk para ahorrar tiempo y mejorar la precisión de sus informes.

Funciones imprescindibles en una plataforma de gestión de gastos

Escaneo de recibos

Importación de transacciones desde tarjetas corporativas

Conciliación con tarjetas de empresa

Flujos de aprobación de gastos

Delegación de accesos y tareas dentro del equipo financiero

Interfaz intuitiva y fácil de usar

Integración con la plataforma de gestión de viajes

Consejos para elegir la mejor herramienta de gestión de gastos

«Antes de elegir una plataforma de gestión de gastos, el equipo financiero debería analizar el ecosistema tecnológico de la empresa y decidir qué espera de la herramienta. TIene que integrarse con los sistemas de la empresa, especialmente con el ERP (software de gestión empresarial), la plataforma de nóminas y la solución de gestión de viajes si la empresa viaja con frecuencia. Esto hará que la conciliación de gastos sea mucho más sencilla».

— Clare Mackey, Partner Manager en TravelPerk

3. Lanza e integra las plataformas elegidas

Ahora toca activar las plataformas de gestión de viajes y gastos. En función del tamaño de tu empresa, quizás los proveedores puedan ayudarte a ponerlas en marcha y enseñar al equipo cómo usarlas.

Hay varios pasos importantes durante el proceso:

Lanza tu plataforma de gestión de viajes:

Añade a todos los viajeros y administradores a la plataforma.

Configura políticas de viaje para cada equipo, centro de costes o departamento.

Activa los presupuestos dinámicos para crear presupuestos en tiempo real ajustados a cada destino de viaje.

Define flujos de aprobación.

Activa la autorreserva para viajeros de negocios:

Añade a todos los usuarios y administradores a la plataforma de gestión de gastos.

Configura flujos de aprobación para que los empleados registren sus gastos y los gestores los validen.

Presenta al equipo la herramienta y enséñale a usarla.

Por último, es hora de automatizar la gestión de gastos integrando las dos plataformas. Si ambas cuentan con integración directa, tienes dos opciones:

Importar los datos de la plataforma de viajes a la de gestión de gastos generales. Esto permite centralizar toda la información de vuelos, trenes, alquileres de coches y hoteles para analizar todos los gastos del equipo en un mismo sitio.

Sincronizar los datos de gastos de viaje dentro de la plataforma de gestión de viajes para un análisis más detallado.

Cuando las dos soluciones estén en marcha, notarás enseguida lo simple y rápida que puede ser la gestión de gastos de viajes corporativos gracias a la automatización. Al ahorrarle un montón de tiempo el equipo, reducir el papeleo, mejorar el cumplimiento de políticas, facilitar el control de gastos y recopilar datos precisos en tiempo real, la empresa puede tomar mejores decisiones financieras.