Los 7 mejores software de gestión de viajes en 2024

23 Ene 2024 · 7
El software de gestión de viajes ya no es solo para las grandes empresas.
Ahora las ventajas son también enormes para las pymes que deciden gestionar sus viajes corporativos con una plataforma de reserva y gestión de uso empresarial. Ya no tienen que entrar en los típicos buscadores comerciales que suponen un gran engorro a la hora de rastrear las facturas.
Tanto si dominas estos sistemas de reserva y gestión del gasto como si acabas de enterarte de que existen, aquí encontrarás todo lo que necesitas saber: ventajas, prestaciones, proveedores y cómo los usan otras empresas y viajeros de negocios.

¿Qué es el software profesional de gestión de viajes?

Este software se utiliza para hacer reservas y gestionarlas, controlar los gastos del equipo y obtener informes de los viajes ya realizados. Algunas prestaciones importantes de un programa de gestión de estas características son la integración automatizada de las políticas de viaje de cada empresa y el acceso inmediato a todas las facturas y los datos de proveedores en un solo lugar.
Cómo se ha hecho siempre en las pequeñas empresas: los empleados leen la política de viaje de la empresa en un PDF o en una wiki interna, hacen sus reservas a través de cualquier sitio web y después se les reembolsa.
Cómo se ha hecho siempre en las grandes empresas: se reserva a través de agentes de viajes o plataformas que cobran comisiones muy altas y aplican tarifas por su servicio de atención y consejería.
La NUEVA forma de hacer las cosas (en empresas de cualquier tamaño): los empleados reservan ellos mismos sus viajes a través de un software que lleva integrada la política de viaje de la empresa para bloquear o solicitar la aprobación de las reservas que no la cumplan. Además, este sistema de gestión ya tiene almacenados los datos de pago de la empresa, por lo que no es necesario hacer reembolsos.

Los mejores software de gestión de viajes

La mayoría de estos programas permiten la creación de informes de gastos y su posterior seguimiento para facilitar todas las decisiones de presupuesto, pero no incluyen todo lo necesario para llevar la contabilidad y la fiscalidad.
Sí, lo ideal es que tu software de gestión de viajes y tu solución de gestión de gastos estén integrados, como en TravelPerk. Pero, como suelen ser herramientas independientes, aquí encontrarás dos secciones: una para programas de gestión de reservas y viajes, y otra para software de registro de gastos.

Herramientas de reserva y gestión de viajes

1. TravelPerk

TravelPerk es la solución moderna que simplifica la gestión de tus viajes corporativos, tanto a la hora de hacer reservas de vuelo, alojamiento, tren y coche de alquiler como de controlar los gastos de viaje (en español, inglés y otros idiomas).
Es una plataforma integral que facilita la vida a toda la empresa. Deja que el equipo haga sus propias reservas, define políticas de viaje personalizadas, consulta un completo informe de gastos en tiempo real o compensa tu huella de carbono.
  • Más facilidades para viajeros/as de negocios:
    • Reserva tu viaje al completo con un inventario lleno de opciones.
    • Accede fácilmente en la app a todo lo que necesitas durante el viaje, como billetes, detalles de check-in y novedades de última hora.
    • Te atienden seres humanos de verdad en la propia aplicación, las 24 horas del día, 7 días a la semana.
Sin duda, una de las plataformas de viajes de empresa mejor valoradas por su facilidad de uso, su servicio de asistencia 24/7 y el ahorro de tiempo que brinda a cualquier empresa.
"TravelPerk se merece un 10. Es altamente recomendable, especialmente para reservar múltiples vuelos o habitaciones de hotel para empresas. Sus tarifas son mínimas, siempre hay ayuda disponible y se esfuerzan al máximo para garantizar el éxito de cada viaje, de principio a fin"
Kelly SprowResponsable comercial y de personal, Intelletec
Two colleagues working together in a cafeteria.

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2. Airbnb for work

Airbnb se centra en una sola cosa y lo hace muy bien: ofrecerte un motor de reservas de hotel, alojamientos boutique y espacios colaborativos para que tu viaje de empresa salga redondo.
  • Selección de alojamientos y hoteles boutique mejor valorados por los viajeros de negocios.
  • Panel de control para ver un resumen de viajes activos, confirmaciones, facturas y mantenerte en contacto con el equipo durante el viaje. 
  • Reserva de experiencias de team building online.
La opción perfecta para viajeros de negocios y equipos que buscan sentirse en casa, con un servicio más flexible y alojamientos más personalizados.

3. Packpoint

Esta app actúa como un asistente personal que te indica todo lo que necesitas para el viaje según el pronóstico del tiempo en destino, las actividades planificadas y la duración del viaje. Sin duda, la mejor manera de no acabar en la playa sin tu camisa hawaiana.
  • Listas basadas en el pronóstico del tiempo, actividades planificadas y duración del viaje.
  • Categoría de equipaje de trabajo, deporte e higiene, entre otras.
  • Opción de compartir listas de equipaje con todo el equipo si estás organizando el viaje.
Una de las aplicaciones móviles más recomendadas para esos viajes de última hora o si no quieres acabar viajando con equipaje de más y pagando recargos en el aeropuerto.

Herramientas para gestionar los gastos de los viajes

4. Payhawk

Payhawk es la forma más sencilla de digitalizar y controlar los gastos de la empresa, incluidos los de kilometraje y dietas en viajes de trabajo. Además, la aplicación automatiza y personaliza los flujos de aprobación de reembolsos, aunque tu equipo no use una tarjeta de empresa.
Probablemente, la opción número uno para los departamentos financieros más ágiles.

5. Pleo

Pleo es el software de gestión de gastos que llega para aligerar los flujos de trabajo y las tareas administrativas. Jubila el Excel y controla todos los gastos de tu empresa en una sola base de datos compartida muy fácil de usar.
  • Control de gastos en tiempo real que permite congelar tarjetas o ver más detalles de operaciones sospechosas.
  • Categorización automática de gastos que optimiza la contabilidad.
  • Integración con TravelPerk para reservas de viajes con una tarjeta Pleo, así como con plataformas ERP y de recursos humanos.
Ideal para startups y pymes que viajan con regularidad y prefieren dar flexibilidad a sus empleados en cuanto a los gastos sin perder el control de estos ni complicar la gestión.

6. Expensya

Esta solución automatiza la gestión de gastos, desde los pagos hasta los reembolsos, pasando por la gestión avanzada de dietas para desplazamientos.
  • Compensaciones por kilometraje personalizables y gestión de autorizaciones de viajes.
  • Inteligencia artificial y tecnología OCR+ para registro de recibos en varios idiomas.
  • Se integra con TravelPerk registrando todos los gastos de viaje en tiempo real.
La solución más cómoda para empresas de cualquier tamaño que apuestan por la automatización en el control de gastos.

7. Circula

Circula es la plataforma que te permite gestionar dietas, kilometrajes y todos los gastos del equipo en cumplimiento con las normativas fiscales de España y otros países europeos.
  • Uso de tarjetas de crédito.
  • Aplicación móvil para facilitar el registro de gastos y facturas al equipo.
  • Se integra con TravelPerk, sistemas financieros y otras herramientas.
Ideal para empresas europeas que priorizan el cumplimiento fiscal y desean simplificar sus procesos financieros.
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