¿Sabes lo que son las empresas de gestión de viajes? Las empresas de gestión de viajes tradicionales son agencias de viajes especializadas que se centran en las reservas de viajes de negocios. Sin embargo, hoy en día estas empresas ya no son la única vía para reservar viajes de negocios. Ahora son muchas las organizaciones que recurren al software de gestión de viajes.

Independientemente del tipo de herramienta que elijamos para la gestión de los viajes, lo que es seguro es que siempre buscamos las mejores ofertas y servicios de calidad. Sigue leyendo para conocer mejor las tarifas de las empresas de gestión de viajes, cómo pagar menos y qué alternativas tienes.

Tipos de tarifas de las empresas de gestión de viajes

Los gerentes de viajes pueden elegir entre un abanico de opciones muy amplio en lo que respecta a las herramientas de reservas de viajes. Pueden decantarse por una empresa tradicional de gestión de viajes, por reservar ellos mismos en los sitios web de las diferentes compañías, por agencias de viajes pequeñas de su zona o por herramientas en línea para reservas. Cada una de estas opciones tiene sus ventajas y sus inconvenientes, y los precios también varían.

Para entender mejor las tarifas que cobran las empresas de gestión de viajes en función de los distintos servicios, conviene entender antes la naturaleza de dichas tarifas y qué estamos pagando. Aquí tienes un pequeño resumen:

Tarifas de implementación

Los costes de implementación están asociados, por regla general, a plataformas de software. Sin embargo, no todas las empresas de software de gestión de viajes cobran por la instalación.

A grandes rasgos, las empresas cobran una tarifa de implementación al principio, cuando se empieza a utilizar un nuevo paquete de software. La tarifa cubre el coste de implementación del software y la formación del personal.

Tarifas por transacción

Las tarifas por transacción suelen cobrarse a modo de porcentaje de cada transacción. Es decir, cada trámite que realice en tu nombre la empresa de gestión de viajes, como las reservas, los cambios o las cancelaciones, lleva asociado una tarifa determinada.

Tarifas por la gestión o por los servicios

Las tarifas de gestión cubren el coste de los servicios de la empresa de gestión de viajes. Pueden incluir la administración de cuentas, la atención al cliente (y en concreto la asistencia fuera del horario de oficina) o los reembolsos.

Las tarifas de gestión suelen ser mensuales y recurrentes y, por regla general, están asociadas a contratos vinculantes. Algunas empresas de gestión de viajes solo ofrecen contratos de larga duración, normalmente con una permanencia mínima de un año.

Servicios de conserjería

Hay empresas de gestión de viajes que cobran una tarifa adicional por los servicios de consejería. Los servicios estándar de reserva de viajes de negocios pueden incluir reservas de tren, de vuelos o de hoteles; sin embargo, los servicios de conserjería incluyen, por ejemplo, la reserva de entradas para conferencias, las salas de reuniones, los traslados al aeropuerto o los Airbnb.

Reservas por teléfono

Determinadas empresas de gestión de viajes ofrecen la opción de hacer reservas por teléfono o de utilizar una plataforma de autorreserva. En ese caso, es posible que cobren una tarifa adicional por las reservas telefónicas. Otras empresas añaden tarifas para determinadas reservas (como por ejemplo para las aerolíneas de bajo coste).

Pago único por viaje

Por último, están los pagos únicos por viaje. Esto es lo que ofrecemos en TravelPerk a través de nuestro software de gestión de viajes.

El modelo de pago por viaje es transparente y fácil de usar. Nuestros usuarios Premium y Pro pagan una tarifa única por cada viaje, bastante baja, y solo pagan cuando viajan. Esta tarifa lo cubre todo; desde las reservas hasta la gestión de las políticas de viajes, pasando por la atención al cliente o los servicios de conserjería.

Los diferentes métodos para reservar viajes de negocios y lo que cuesta cada uno

Empresas de gestión de viajes tradicionales

Las empresas de gestión de viajes tradicionales son agencias especializadas en viajes de negocios que ofrecen diversos servicios; desde la asistencia continua para las reservas hasta la gestión de la política de viajes de la empresa. Ofrecen a las empresas servicios relacionados con los viajes, como por ejemplo las reservas, el acceso a las salas VIP de los aeropuertos, los informes de gastos o la gestión de riesgos de viaje.

Sin embargo, este no siempre es el método más eficiente para reservar viajes. Algunos obstáculos con los que podemos encontrarnos al contratar a empresas de gestión de viajes tradicionales son, por ejemplo, que utilicen herramientas de software obsoletas, una peor atención al cliente, contratos de larga duración con términos demasiado rígidos o la falta de autonomía a la hora de hacer reservas.

Las empresas de gestión de viajes tradicionales emplean diferentes modelos de tarifas. Según la Business Travel Association (BTA), la mayoría de estas empresas de gestión de viajes cobran tarifas por transacción. Sin embargo, muchas se están pasando a modelos de tarifas de gestión o a modelos de suscripción, ya que así los precios son más predecibles. Por otro lado, los clientes suelen preferir unos modelos de tarifas que «garanticen que los costes se asignen directamente a centros presupuestarios específicos para evitar tener que recurrir a los costes centrales».

Un estudio de The Beat ha destapado que la tarifa media por transacción de una empresa de gestión de viajes es de 25 €, si es un servicio telefónico; de 18 €, si es un servicio en línea con la asistencia de un agente; y de 7,50 €, si es un servicio en línea sin la asistencia de un agente.

Agencias de viajes pequeñas

Algunas empresas trabajan con agencias de viajes pequeñas de su zona en lugar de con multinacionales de la gestión de viajes. Con esto se gana en cercanía y en trato personal, pero tiene muchos inconvenientes.

La mayoría de las agencias de viajes atienden al público en general y no tienen los recursos suficientes para cubrir las necesidades concretas de las empresas. Como sucede con algunas de las empresas de gestión de viajes tradicionales, suelen trabajar solo en horario de oficina. Si los viajeros necesitan ayuda fuera de ese horario, pueden quedarse horas esperando.

Las agencias de viajes pequeñas normalmente no son de gran ayuda para una empresa en términos de contabilidad o supervisión de gastos. Tampoco son muy útiles a la hora de diseñar o aplicar las políticas de viajes de una empresa.

Además, a menudo las agencias de viajes intentan vender unos productos concretos, en función de las necesidades que tengan de cubrir ciertas cuotas, con lo que no siempre anteponen las necesidades de los clientes. Suelen tener catálogos limitados en comparación a lo que se puede encontrar en otros sitios.

Por regla general, los ingresos de los agentes de viajes provienen de las comisiones que les pagan los hoteles, las compañías de transporte o los turoperadores. Muchos agentes cobran además tarifas adicionales a los clientes que oscilan entre los 100 y los 500 euros. Dichas tarifas irían destinadas a cubrir las fianzas, la planificación o servicios de viajes a la carta.

Reservar directamente en las webs de las compañías

Si el presupuesto con el que cuenta una organización no es demasiado holgado, tal vez se opte por prescindir de las empresas de gestión de viajes. En ese caso, las reservas se tramitarían directamente a través de los sitios web de las aerolíneas o de los hoteles.

A primera vista, esta opción no implica ningún coste, pero en realidad sí que tiene unos costes importantes. Por un lado, las herramientas de gestión de viajes ayudan a las empresas a encontrar las mejores ofertas de cada temporada, así como descuentos para empresas. Si las empresas no se aprovechan de esos descuentos, pueden perder bastante dinero.

Otros factores a tener en cuenta son el tiempo y el trabajo que conlleva reservar viajes de negocios. Un empleado puede encargarse de las reservas si son pocas, pero, aun así, perderá mucho tiempo con estos trámites. El tiempo que le dedique a las reservas se lo quitará a otras cuestiones y eso, queramos o no, le costará dinero a la empresa.

La autorreserva puede ser útil a corto plazo si una empresa no tiene previstos muchos viajes de negocios; pero entonces no será fácil adaptarse en el caso de que el volumen de viajes de negocios aumente. Si las empresas reservan muchos viajes a través de los sitios web de las diferentes compañías, les será complicado hacer un seguimiento de los gastos de viaje y de las facturas, por lo que no lo tendrán fácil a la hora de cumplir con sus políticas de viajes.

Herramientas en línea para reservas

Por último, están las plataformas de software de gestión de viajes, también conocidas como herramientas en línea para reservas. Estas empresas ofrecen opciones modernas y eficientes para los viajes de negocios. Estos paquetes de software te brindan los mismos servicios que una empresa de gestión de viajes tradicional pero a un precio más competitivo. Además, tendrás más control sobre las reservas en sí.

Muchas herramientas en línea para reservas se integran con las políticas de viajes de las empresas y con herramientas de terceros. Por otro lado, ofrecen funciones como la facturación centralizada, la compensación de carbono o la recuperación del IVA.

Hay distintas herramientas en línea para reservas y cada una puede tener modelos de tarifas diferentes. En el caso de TravelPerk, y gracias a nuestro modelo de tarifa única, ofrecemos a las empresas una total transparencia respecto a sus gastos de viaje. Hay tres opciones: Free (0 $ por viaje), Premium (15 $ por viaje) y Pro (25 $ por viaje). Y si quieres puedes pagar en otras monedas, como libras o euros. Cada opción incluye servicios y funcionalidades adicionales para que le saques el máximo provecho posible a tu programa de viajes de negocios.

Cuando algún posible cliente hace una simulación de lo que le costarían los viajes de negocios con TravelPerk y lo compara con la herramienta que sueñen utilizar, casi siempre descubren que TraverlPerk es una opción más barata.

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Cómo dar con las empresas de gestión de viajes más económicas

En resumen, para dar con una opción de gestión de viajes económica y ahorrar en costes, hay que empezar por conocer los diferentes modelos de tarifas y elegir una que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Al evaluar las tarifas de la empresa de gestión de viajes, no olvides tener en cuenta el tiempo dedicado a la reserva y si las tarifas son recurrentes o por viaje. También debes fijarte en si un modelo de suscripción determinado te permitirá controlar con facilidad los gastos de viaje y si te facilitará la debida información a este respecto.

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