Al organizar viajes de negocios, todas las piezas tienen que encajar. Para evitar líos (y con vistas a ahorrar tiempo, dinero y recursos), muchas empresas optan por la vía fácil: que cada empleado se gestione los viajes como pueda.

Pero ¿es la mejor decisión?

Seguramente, el personal no tiene permitido comprar las sillas de oficina o los ordenadores que se le antoje con la tarjeta de la empresa. Ni, mucho menos, gestionar sus propias nóminas o beneficios. Entonces, ¿por qué tantas empresas permiten que los empleados organicen sus propios viajes?

Vamos a ver por qué los viajes sin control pueden hacer que también se descontrole el presupuesto.

¿Qué se considera un viaje de negocios sin gestión?

En los viajes de negocios sin gestionar, los empleados se encargan de reservar y organizar sus propios viajes. Normalmente, contactan con agencias de viajes o utilizan plataformas de reserva pensadas más para vacaciones en la playa que para viajes de empresa. Luego, simplemente, presentan los recibos y esperan su reembolso.

Inconvenientes de los viajes de negocios sin gestión

A primera vista, parece más fácil hacerlo así: más libertad para el equipo, menos supervisión por parte de la empresa.

Además, contratar un servicio externo puede salir caro. Por lo que dejar que cada viajero reserve a su aire parece la opción más económica.

Pero… ¿de verdad lo es?

Estos son los principales inconvenientes:

No existen políticas de viaje (o no se cumplen)

Muchas pymes aún no tienen políticas de reserva estandarizadas y, si las tienen, utilizan soluciones que no permiten una gestión de viajes adecuada y hacen muy difícil aplicar estas políticas.

En cualquier caso, no aplicar políticas de viaje trae una serie de problemas:

• Costes de viaje más altos para la empresa
• Incumplimiento de normativas legales
• Falta de datos sobre los viajes
• Procesos de aprobación ineficaces o inexistentes (mayor descontrol del presupuesto)
• Frustración entre los viajeros (que pueden gastar de más sin darse cuenta por falta de directrices claras)

Procesos de reserva desorganizados

Cuando cada empleado reserva por su cuenta, es normal usar sitios web distintos para reservar vuelos, hoteles y transporte. Al final, aparecen facturas por todos lados y la gestión se complica para el equipo financiero. Por otro lado, los empleados acaban poniendo dinero de su bolsillo y esperando el reembolso, lo que puede suponer un revés para sus finanzas personales.

Además, sin un sistema centralizado, todo se hace a mano. Un despilfarro innecesario de tiempo, recursos y presupuesto, además de no disponer de datos centralizados sobre tendencias, gastos y asignaciones de presupuesto en los viajes.

Falta de soporte al viajero y gestión de riesgos

Otro problema frecuente es la escasa asistencia para los viajeros.

En un viaje por trabajo, la empresa tiene la responsabilidad de garantizar la seguridad del empleado, ayudarle con los cambios de última hora y apoyarlo ante cualquier imprevisto. Y sí, los imprevistos siempre están ahí, sobre todo en vuelos internacionales.

Por eso mismo, si no se lleva una gestión adecuada, estamos abriendo la puerta a riesgos innecesarios, tanto financieros como de seguridad.

Beneficios de gestionar los viajes de tu empresa

Por otro lado, una solución de gestión de viajes significa que la empresa toma el control de los viajes, ya sea con una plataforma de reservas online o en la nube, o mediante una agencia de gestión de viajes externa.

Muchas empresas descartan esta opción porque piensan que:

• Es demasiado cara.
• La empresa aún es pequeña como para invertir en un programa de gestión de viajes.
• Los empleados se resistirán al cambio.
• Es más fácil que cada uno reserve los viajes por su cuenta.

Pero en realidad es todo lo contrario.

Cuando la empresa gestiona sus viajes es cuando empieza a ahorrar gastos de verdad. Ahí es cuando puede acceder a descuentos especiales, tarifas negociadas exclusivamente para empresas y reembolsos de IVA, entre otras ventajas. Y, por supuesto, podrá controlar los gastos de viajes mucho mejor.

Procesos optimizados

Ya sea con una agencia tradicional o una plataforma de gestión de viajes moderna como TravelPerk, el resultado está claro: procesos de reserva bajo control. Solo así, puedes optimizar procesos y centralizar datos para que todo sea más eficiente.

Además, la tecnología está ahí para facilitar la automatización: desde políticas de viajes que se aplican al instante, aprobaciones de reserva automáticas e informes de gastos en tiempo real hasta el seguimiento de los viajeros durante sus desplazamientos.

Descuentos y acuerdos con proveedores

Trabajar con una empresa o plataforma de gestión de viajes también te da acceso a tus proveedores favoritos, descuentos para viajes corporativos y proveedores que no están disponibles en las típicas plataformas de reserva.

Por ejemplo, TravelPerk aprovecha el poder de compra colectivo de su base de clientes para conseguirte tarifas negociadas y ayudarte a recuperar el IVA de tus viajes de negocios.

Gestión de riesgos y protección ante imprevistos

Quizás la mayor ventaja de una plataforma de gestión de viajes sea la reducción de riesgos.

Por ejemplo, TravelPerk ofrece un servicio de atención al cliente 24/7 y un rastreador de viajeros en tiempo real, para que puedas resolver cualquier problema y actuar al instante. ¿Y si añades FlexiPerk? Tendrás la flexibilidad que necesitas para planificar y hacer reservas, además de recuperar el 80% del coste del viaje si se tuercen los planes.

Además, la plataforma brinda una solución completa de deber de asistencia y protección para estar siempre al tanto de posibles riesgos con alertas antes del viaje e informes actualizados sobre problemas de seguridad en destino.

Diferencias clave entre viajes de negocios gestionados y no gestionados

En resumen, todo depende del tamaño de tu empresa, tus objetivos y la cantidad de viajes que necesitas gestionar.

Estas son las ventajas y desventajas de cada opción:

Viajes de negocios no gestionados

Viajes de negocios gestionados

Políticas de viaje

El gasto de viajes es mayor o menor en función de las preferencias de los empleados.

Las políticas de viaje se integran en la plataforma de gestión y se aplican de forma automática.

Procesos de viaje

La falta de procesos estandarizados crea flujos de trabajo desorganizados e ineficientes.

Los procesos pueden estandarizarse, optimizarse y automatizarse para ahorrar tiempo y dinero.

Coste de los viajes

No hay control sobre el gasto porque no hay políticas claras.

Se puede monitorizar y limitar el gasto en viajes según sea necesario, además de ahorrar con proveedores exclusivos y tarifas negociadas.

Gestión de riesgos

La seguridad de los empleados durante los viajes recae completamente en la empresa.

Hay herramientas de gestión y un servicio de asistencia 24/7 que garantizan la seguridad de los viajeros.

Elección de reservas

Los empleados eligen con quién viajar y dónde reservar, lo que complica aún más el proceso

La empresa lleva un control de los proveedores aprobados para aprovechar descuentos adicionales y tarifas exclusivas.

Atención al cliente

No hay soporte para los empleados, por lo que RR. HH. u otro equipo interno deben estar "de guardia" ante cualquier imprevisto.

Asistencia 24/7 integral (a través de TravelPerk) para que tu equipo esté siempre atendido durante los viajes de negocios.

Con TravelPerk, tienes todo lo que necesitas para gestionar viajes y gastos en una única plataforma:

• Pagas solo cuando viajas y por lo que utilizas.
• Accedes a tarifas negociadas y ahorras hasta un 30% en costes de viaje.
• Lo tienes todo a mano en una plataforma intuitiva donde reservar y gestionar todas las reservas.
• Recibes una sola factura con todos los gastos de viaje y automatizas procesos para ahorrar tiempo.
• Cuentas con soporte 24/7 de primera categoría y asistencia urgente para viajeros.

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