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Cómo Ampa mejora los informes y la política de viajes con TravelPerk
Ampa: El grupo líder del Reino Unido en servicios legales y profesionales
La importancia de las interacciones personales para el éxito de Ampa
Haciendo frente a los retos en la organización de viajes
- Gestión ineficaz de los gastos: El proceso de gestión de las reclamaciones de gastos era engorroso y llevaba mucho tiempo. La carga de trabajo para el equipo financiero era inmensa. Además, los asistentes personales negociaban manualmente con los distintos hoteles y no existía una forma normalizada de compartir esta información en todas las empresas.
- Falta de control y transparencia del gasto: Sin un sistema centralizado de gestión de viajes, faltaban normas y límites sobre cómo podían viajar los empleados, cuánto podían gastar en cada situación y cuándo dar prioridad a las opciones sostenibles. Esto daba lugar a distintos hábitos de gasto en todo el grupo.
- Políticas de viajes e informes incoherentes: Las marcas de Ampa operaban de forma independiente en la reserva de viajes, lo que dificultaba la estandarización de las políticas de viajes y la consolidación de datos racionalizados sobre las actividades de viajes. Esta estructura descentralizada limitaba la capacidad de Ampa para recopilar informes detallados y datos procesables.
Control total y libertad con TravelPerk
[El principal valor de la plataforma] radica en la comprensión de nuestros costes, el deber de atender a nuestros empleados -saber dónde están en caso de emergencia- y los datos: es muy potente conocer con detalle el comportamiento de las personas. Ese conocimiento nos permite saber qué tenemos que hacer a continuación para ahorrar un poco más de dinero o mejorar la experiencia de nuestros empleados. [...] También da a la gente la posibilidad de gestionar sus viajes por sí misma y se lo pone fácil.
Nancy McArtney SmithService excellence manager, Ampa
Transparencia que genera confianza
Información práctica
- Toma de decisiones políticas: Hasta ahora se suponía que la gente gastaba más en hoteles en Londres. Sin embargo, los datos revelaron que no era así. Basándose en estos datos, Ampa aumentó los límites de gasto en hoteles en Londres, dando a los empleados más opciones y libertad en línea con las recomendaciones de buenas prácticas.
- Conocimiento de los hábitos de los empleados: Los datos ofrecen información sobre los hábitos y preferencias de los empleados. Por ejemplo, si los comentarios indican que un alojamiento concreto no es adecuado, puede eliminarse fácilmente de futuras búsquedas, lo que mejora la comodidad de viaje para el personal.
- Eficacia: El sistema es tan eficiente que actualmente no es necesario ningún proceso de aprobación. Los empleados utilizan la plataforma tal y como está diseñada y se mantienen dentro de las directrices, con la seguridad de que la dirección tiene acceso en tiempo real a los informes y notificaciones. Sin embargo, si en el futuro fuera necesario implantar un proceso de aprobación, la plataforma puede acomodarlo con facilidad.
- Promover opciones de viaje más ecológicas: Actualmente, el equipo de medio ambiente de Ampa está trabajando en una campaña de sostenibilidad que, entre otras cosas, fomentará el abandono de los vuelos nacionales y la conducción de vehículos, y abogará en su lugar por los viajes en tren. Las funciones de información serán cruciales para motivar a los empleados, ya que proporcionarán datos detallados sobre cómo se viaja y añadirán avisos personalizados durante el proceso de reserva.
Deber de asistencia y protección
- asistencia por chat en directo, ágil, rápida y útil.
- atención al cliente 24/7, para garantizar que, si surgen problemas o los viajeros necesitan ayuda con una reserva, la asistencia esté siempre disponible, incluso a altas horas de la noche.
- la opción de enviar comentarios a través de una persona de soporte para mejorar las respuestas para los empleados.
Qué ha ofrecido TravelPerk
- Plataforma de gestión de viajes intuitiva y fácil de usar
- Implementación y puesta en marcha de la función de autorreserva
- Informes personalizables
- Deber de asistencia y protección 24/7 para los empleados
- Políticas de viajes automatizadas y sólidas
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