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Cómo EU Business School logra un ahorro drástico con los viajes flexibles de TravelPerk
Desafío
EU Business School es una de las escuelas internacionales de negocios mejor valoradas en los rankings de QS y Forbes, con más de 27.000 alumnos matriculados en sus innovadores programas de MBA, Marketing, Finanzas o IA para negocios, tanto online como en sus campus de Barcelona, Ginebra y Munich.Para la escuela era urgente gestionar sus viajes de forma más dinámica y eficiente. Sobre todo, para el equipo comercial, que viaja por todo el mundo reclutando alumnos internacionales. Sin embargo, la agencia de viajes con la que trabajaban no lo ponía nada fácil:
- Flexibilidad limitada que dispara los gastos de viaje: Reuniones y eventos de última hora, cambios de planes y prioridades… Para el equipo comercial, era básico poder cancelar un vuelo en el mismo día sin las típicas penalizaciones económicas. Solo así, podrían ahorrar dinero reservando con mayor antelación, ya que podrían cancelar sin problemas ante otro cambio de agenda.
- Procesos de reserva interminables: Tardaban un día entero en organizar y reservar el viaje que querían con la agencia: innumerables correos con solicitudes, propuestas, cambios de plan, documentación... EU Business School echaba en falta tomar el control del inventario de viajes para aprovechar ofertas más económicas y reservar al instante. Además, la agencia trabajaba de lunes a viernes, por lo que la escuela no podía reservar los fines de semana. Ni tampoco anular el viaje esos días para evitar así pagar más gastos de cancelación.
- Descontrol absoluto para gestores de viajes y Finanzas: «No podíamos ver en ningún momento dónde estaban nuestros trabajadores. No podíamos ver nada», dice Carles, director comercial. Además, no había visibilidad ni control sobre los detalles de los viajes que se organizaban, la gestión del presupuesto o el cumplimiento de políticas clave. Así, era imposible controlar gastos innecesarios y tomar decisiones estratégicas para optimizar el presupuesto de viajes.
Solución
EU Business School elige TravelPerk, la plataforma de gestión integral de viajes corporativos que al fin les permite reservar en tiempo récord y sin salirse del presupuesto. Y lo mejor es que la herramienta ofrece toda la flexibilidad que EU Business School necesita para ahorrar más y cancelar viajes en el último momento, con reembolsos en 7 días.
Ahora no tengo que esperar, porque puedo reservar un viaje con mucha antelación y ahorrar dinero. Si luego no puedo ir, cancelo y recupero el gasto.
Carles Ibars, Director Comercial de EU Business School
Resultados
TravelPerk llega para transformar por completo la gestión de viajes en EU Business School que, ahora sí, se despide del descontrol financiero y el enorme gasto que suponía trabajar con su proveedor anterior.
Viajes más flexibles con reembolsos del 80%
Tal es la rentabilidad del programa FlexiPerk para EU Business School que lo contrataron para toda la empresa. Ahora, el equipo puede reservar viajes con tiempo o en el momento en que sea más barato, siempre con la tranquilidad de poder cancelarlos a última hora sin dar explicaciones a nadie.Esto se traduce en 66.000 € recuperados por cancelaciones de viaje en 2023.¿Antes de TravelPerk? Tenían que esperar a que el viaje se confirmara, por lo que acababan haciendo las reservas una o dos semanas antes y pagando más por comprar a última hora.
Reservas un 96% más rápidas, sin trabas ni complicaciones
Ahora, tanto el departamento comercial como los equipos administrativos y académicos pueden acceder directamente al mayor inventario de viajes del sector, con precios ya negociados para empresas en reservas locales e internacionales. La mejor forma de saber de inmediato si compensa hacer un viaje o no y reservar al instante. Incluso los fines de semana.«Con TravelPerk, hacemos las reservas en 20 minutos, cuando antes nos llevaban un día entero», afirma Carles, que ya puede decir adiós a esos tediosos procesos de reserva y aumentar radicalmente la productividad del equipo.
Control total mediante informes más precisos
TravelPerk reemplaza el sistema de reporting de la plataforma de gastos anterior, que se queda bastante corto en comparación. Y lo hace con una solución más completa que arroja información más valiosa y accionable para equipos financieros y gestores de viajes, que al fin pueden identificar oportunidades de ahorro y mejora en los viajes.Mientras que Finanzas puede descargar todos los gastos en una factura única y ver de inmediato los gastos con IVA recuperable, los gestores de viajes aplican políticas y límites de presupuesto en las reservas y acceden a mapas interactivos para localizar al equipo en tiempo real. Lejos quedan los días en que la empresa le perdía la pista a sus viajeros.
¿Qué funciones de TravelPerk utilizan?
Esta es la tecnología que conecta la escuela de Barcelona con sus 3 campus europeos y coordina a sus viajeros/as internacionales
- Reservas flexibles: Reserva y cancela tus viajes cuándo quieras y recupera al menos el 80% del coste.
- Control de gastos en tiempo real: Visualiza todos los gastos de viaje en un mismo lugar para no salirte del presupuesto y optimizar las finanzas para tus próximos viajes.
- Servicio de asistencia 24/7: Recibe soporte continuo de personas reales para tus reservas, cambios de planes, cancelaciones y demás imprevistos.
- Facturación centralizada: Simplifica la gestión contable y financiera con una única factura que incluye todos los gastos del viaje.
- Acceso al mayor inventario de viajes del sector: Reserva al instante vuelos, alojamiento, coches de alquiler y trenes a precios ya negociados para tu empresa, tanto en viajes locales como internacionales.
- Seguimiento de viajes en tiempo real: Localiza a tu equipo allí donde esté y lleva un registro de todas las reservas, las actividades, los medios de transporte utilizados y el cumplimiento de políticas.
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