Cómo Fieldin consiguió casi un 100% de cumplimiento de la política de viajes al cambiar a TravelPerk

Mejora del proceso de viajes de negocios para Fieldin

Fieldin ayuda a los productores de cultivos de alto valor a digitalizar sus operaciones para lograr una mayor eficiencia. Aprovechando los datos de los sensores inteligentes instalados en sus equipos, Fieldin permite a los clientes realizar un seguimiento de las actividades y obtener información procesable con facilidad.

Dado que el trabajo de Fieldin implica reunirse directamente con los clientes para asegurarse de que todo funciona correctamente y con eficacia, los viajes son una parte esencial de su modelo de negocio. Sin embargo, durante años, su proceso de reserva de viajes no estaba optimizado para apoyar este enfoque práctico.

Vicki Framsted, directora financiera sénior de Fieldin, ha realizado valiosas contribuciones a la empresa, como mejorar su enfoque de viajes al revisar y actualizar el programa de gestión de viajes vigente. Con la plataforma anterior, Navan, el proceso era confuso y lento. Los viajeros creaban primero una propuesta de viaje en Navan, que luego se enviaba a Vicki para su aprobación. Vicki pasaba horas supervisando y asegurándose de que se cumplían las normas.

Frustrada, Vicki sabía que había una forma mejor de hacer las cosas. Propuso que Fieldin cambiara de plataforma de software de gestión de viajes. La empresa decidió pasarse a TravelPerk y quedó sorprendida por los resultados.

Implementación de TravelPerk con la integración de HiBob

La implantación de TravelPerk fue rápida y sin problemas. Fieldin integró fácilmente TravelPerk con su herramienta de RRHH, HiBob, la cual envia de forma automatizada información actualizada de sus empleados a la herramienta de gestión de viajes sin necesidad de cargar un CSV.

Vicki gestionó la implementación con la ayuda de Will Haley, especialista sénior en implementación de TravelPerk. Después, traspasó la integración a la directora de RRHH de Fieldin, que pudo completar la tarea en muy poco tiempo con la ayuda de TravelPerk.

«Simplemente la convertí en administradora y le envié los pasos que Will me dio, y ella lo hizo en cinco minutos y ¡listo!».

Vicki Framsted- Senior Finance Manager en Fieldin

Un tiempo valioso ahorrado semana tras semana

Las políticas automatizadas de TravelPerk han sido un antes y un después en Fieldin. Los procesos que antes llevaban horas ahora se completan en cuestión de minutos.

Vicki, que gestiona cuatro oficinas en todo el mundo, antes tenía problemas para coordinar las aprobaciones en las distintas zonas horarias y mantenerse al día de los cambios de personal. Cuando los empleados intentaban reservar viajes fuera del horario de oficina de Vicki, acababan teniendo que reservar ellos mismos y esperar el reembolso a través de otra plataforma. Ahora, los viajeros pueden reservar de forma totalmente autónoma utilizando TravelPerk.

«TravelPerk es realmente mucho más de lo que esperábamos. Ahorra tiempo a nuestros viajeros y es más eficiente. Todos tenemos montones de cosas que hacer, y reservar un viaje no debería llevarte más de 15 minutos. Y ya no es así».

Vicki Framsted- Senior Finance Manager en Fieldin

Reservas ágiles con políticas automatizadas

Dado que los viajeros de Fieldin están siempre de viaje, es imprescindible que el proceso de reserva sea fluido. Con TravelPerk no hay idas y venidas: los empleados sólo tienen que mirar y reservar. Y puesto que las políticas de viajes están integradas en la plataforma, Fieldin ha logrado un cumplimiento de casi el 100%.

Los administradores de viajes pueden cambiar las fechas de los viajes u otros detalles al instante. Si un viajero comete un pequeño error, como seleccionar el departamento equivocado, Vicki puede simplemente modificarlo antes de aprobar el viaje.

«Es muy sencillo, menos de dos minutos cada vez. ¿Y poder hacerlo desde mi teléfono? Aún mejor. Me encanta».

Vicki Framsted- Senior Finance Manager en Fieldin

«Ahorro de costes increíble» y un inventario de viajes «casi perfecto»

El cambio a TravelPerk no sólo ahorra tiempo a Fieldin, sino también mucho dinero. En lugar de pagar la misma tarifa plana por cada viaje, pagan una única cuota mensual más un pequeño porcentaje del coste del viaje. Los planes de precios de TravelPerk tenían sentido.

«Hice una comparación de costes entre lo que habíamos gastado en un periodo de 12 meses, lo que habíamos pagado en tasas de viaje y lo que habríamos pagado si hubiéramos utilizado TravelPerk todo el tiempo. El ahorro fue una locura. Decenas de miles de dólares».

Vicki Framsted- Senior Finance Manager en Fieldin

TravelPerk no sólo es rentable, sino que también ofrece una verdadera relación calidad-precio con funciones como los informes de gestión de viajes y el deber de asistencia y protección. Cuando el director financiero de Fieldin preguntó por el gasto en viajes, Vicki pudo obtener fácilmente los datos que necesitaba utilizando la plataforma.

También le encanta poder hacer un seguimiento de dónde se encuentran los empleados durante sus viajes, utilizar el servicio de conserjería para solicitar una reserva y saber que los viajeros tienen acceso a asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, independientemente de su zona horaria.

«El mero hecho de saber que hay alguien ahí en segundo plano que puede ocupar mi lugar, esté yo disponible o no, facilita mucho las cosas».

Vicki Framsted- Senior Finance Manager en Fieldin

Fieldin reserva ahora casi todos sus viajes en la plataforma TravelPerk. Han descubierto que nuestro inventario líder en el sector es más que suficiente para satisfacer sus necesidades, y Vicki lo califica de «casi perfecto».

Servicio cálido, amable y personalizado

En cada paso del camino, el personal de TravelPerk ha estado ahí para ayudar a Fieldin con sus necesidades de gestión de viajes. Los equipos han desarrollado una gran relación, y el personal de Fieldin puede recurrir a TravelPerk siempre que necesita ayuda.

Cuando Vicki tuvo un problema con la integración de HiBob, pudo ponerse en contacto con Will Haley, el especialista en implementación, al día siguiente. En cinco minutos encontraron una solución.

También encontró a su gestor de cuentas asignado, Ben Savage, y al representante de ventas, Sam Markowitz, muy serviciales y pacientes.

«Todo el mundo ha sido estupendo, fantástico. Envié al equipo un montón de regalos de Fieldin porque se portaron muy bien. La transición fue perfecta. No fue difícil para nuestros empleados y no fue difícil para mí».

Vicki Framsted- Senior Finance Manager en Fieldin

En general, el cambio a TravelPerk ha dado muchos frutos para Fieldin. Desde el ahorro de costes hasta una mejor experiencia del viajero, han disfrutado de mejores resultados empresariales y de unas operaciones diarias más fluidas.

Vicki incluso bromea: «¡Quizá tenga que hacerme un tatuaje de TravelPerk porque me encanta!».