FREENOW case study

FREENOW

40 %Tiempo ahorrado
300Empleados usando TravelPerk
Proveedor de servicios de movilidad
+700
Hamburgo, Alemania

Cómo TravelPerk ayudó a FREENOW a ahorrar un 40 % de su tiempo simplificando sus procesos de reserva de viajes

FREENOW buscaba soluciones para reducir el tiempo dedicado a las reservas y optimizar un proceso de reembolso frustrante

FREENOW es la app de movilidad con la mayor variedad de opciones de transporte en Europa. Disponible en nueve mercados clave y más de 150 ciudades, la plataforma permite reservar taxis, coches privados, vehículos compartidos, eScooters, bicicletas eléctricas, motos eléctricas y transporte público en una sola aplicación. Con el respaldo de BMW Group y Mercedes-Benz Mobility, FREENOW cuenta con 26 oficinas y un equipo de aproximadamente 700 empleados.
En un entorno de trabajo remoto, el 90 % de los viajes de negocios de FREENOW están destinados a reuniones entre colegas, mientras que el 10 % restante se utiliza para reuniones con clientes y ferias comerciales. Sin embargo, Tanja Peronne, Executive Administrative Assistant para dirección, y Maybritt Peters, B2B Marketing Manager, encontraron que los sistemas previos de reserva de viajes y gestión de gastos eran ineficientes y frustrantes.
Primero, cada entidad de FREENOW utilizaba sistemas diferentes para la reserva de viajes de negocios. Tanja tenía que usar varias tarjetas de crédito y buscar en múltiples sitios web vuelos y hoteles, lo cual consumía mucho tiempo, especialmente porque gestionaba las reservas tanto para el equipo directivo como para los líderes sénior.
Otro problema importante: los empleados tenían que pagar los viajes de su propio bolsillo y luego presentar los gastos para su reembolso. Este proceso resultaba frustrante, por lo que Tanja decidió buscar una solución moderna y eficaz para la gestión de viajes: TravelPerk.
"Anteriormente, coordinar los viajes significaba usar varias tarjetas de crédito y buscar en innumerables sitios de aerolíneas y hoteles. Era abrumador y tomaba demasiado tiempo para cada viaje, especialmente al gestionar los viajes de varios equipos."
Tanja Peronne- Executive Administrative Assistant en FREENOW

FREENOW ahorra un 40 % de su tiempo gracias al proceso de autogestión de TravelPerk

300 empleados de FREENOW viajan por trabajo y utilizan TravelPerk para reservar vuelos, hoteles y más. Tanja estima que ahorran un 40 % de tiempo, no solo porque los empleados pueden gestionar sus propias reservas a través de TravelPerk, sino también porque la plataforma elimina la necesidad de que el equipo financiero rastree facturas o identifique proveedores.
Con TravelPerk, FREENOW tampoco necesita un gestor de viajes dedicado, lo que supone un ahorro significativo.
"El ahorro de tiempo que consigo al usar TravelPerk es, con mucho, el mayor beneficio. Diría que ahorramos alrededor del 40 % del tiempo que antes dedicábamos a los procesos de reserva de viajes. Y ese es un número realmente grande."
Tanja Peronne- Executive Administrative Assistant en FREENOW

TravelPerk dio a los empleados de FREENOW la libertad de gestionar sus reservas de forma independiente, con la integración de Slack como pieza clave del éxito

FREENOW eligió TravelPerk porque necesitaba más que una herramienta para simplificar las reservas y ahorrar tiempo: también necesitaba una plataforma que pudiera integrarse con Slack. Sin un gestor de viajes dedicado, TravelPerk resultó ser la solución ideal para permitir a los empleados gestionar sus propias reservas cumpliendo con la política de viajes de la empresa.
Además, la integración con Slack fue fundamental para recibir solicitudes de viajes y permitir a los managers aprobarlas rápidamente, sin necesidad de cambiar de plataforma.
“La integración de TravelPerk con Slack es increíblemente útil, ya que podemos comunicar y aprobar viajes rápidamente. Cuando recibimos una notificación, respondemos de inmediato, y es muy útil poder hacerlo en un lugar donde ya estamos trabajando y comunicándonos.”
Tanja Peronne- Executive Administrative Assistant en FREENOW

La empresa disfruta de reservas más fluidas y mayor flexibilidad con TravelPerk

TravelPerk también ha traído otros beneficios a FREENOW, como la reducción de inconsistencias en las reservas, la mejora de la flexibilidad y la eliminación de la necesidad de tener múltiples plataformas de viajes.
Cuando Maybritt se unió a FREENOW, organizar ferias comerciales era todo un reto, ya que los representantes de ventas estaban repartidos por diferentes países y usaban distintas soluciones de reserva. Esto a menudo resultaba en que los empleados reservaran hoteles diferentes para un mismo evento. Con TravelPerk, Maybritt puede garantizar que todos se alojen en el mismo hotel usando la misma herramienta de reserva.
Los empleados también se sintieron muy satisfechos con la introducción de TravelPerk. Encontraron la plataforma extremadamente intuitiva, tanto que la mayoría no necesitó ayuda con la implementación.
Con el tiempo, TravelPerk se convirtió en la plataforma de referencia, y los empleados confiaron plenamente en que era la mejor opción para sus necesidades de viaje.
"Creo que hoy en día todos usamos TravelPerk porque no hay razón para no hacerlo."
Maybritt Peters- B2B Marketing Manager en FREENOW

Implementación sin esfuerzo y soporte continuo del equipo de atención al cliente de TravelPerk

Desde que FREENOW empezó a usar TravelPerk, han disfrutado de una colaboración fluida con el equipo de atención al cliente y su account manager. La implementación se realizó sin problemas y la introducción a los empleados fue extremadamente sencilla.
TravelPerk facilitó todo al proporcionar información clave a través de una página central de Confluence. Pero, dado que la plataforma es tan intuitiva, los empleados se familiarizaron rápidamente sin necesidad de depender de un extenso manual. Además, el equipo de soporte siempre está disponible y listo para ayudar cuando se necesita.
"Estoy muy contenta con nuestra account manager. Nuestras conversaciones y correos son fluidos. Siempre responde rápido, lo cual aprecio mucho."
Tanja Peronne- Executive Administrative Assistant en FREENOW

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