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Así gestiona Fujifilm sus viajes de forma moderna con TravelPerk
Reto: gestionar los viajes de 3000 empleados con herramientas complicadas y procesos lentos
- Procesos diferentes para entidades diferentes
- «Teníamos que llamar y enviar correos electrónicos a la agencia de viajes para hacer reservas en nombre de los empleados que viajaban. O bien, los empleados podían utilizar la herramienta de reservas en línea de la agencia para hacer los preparativos ellos mismos», explica Lydia de Kousemaeker, gestora de viajes de Fujifilm Europe B.V..
- La herramienta de reservas de la agencia de viajes no era fácil de usar
- La herramienta de reservas en línea de la agencia era demasiado complicada y poco intuitiva. Además, incluía muchas funciones poco intuitivas que Fujifilm estaba obligada a utilizar para completar cada reserva.
- Llevaba mucho tiempo recopilar información sobre los empleados
- La creación de perfiles en las herramientas de gestión de viajes y gastos para los nuevos empleados (o los procedentes de empresas adquiridas en varias oficinas de Europa) requería mucho tiempo.
Integraciones fluidas, reservas centralizadas y un excelente servicio de atención al cliente
«Los viajeros pueden reservar sus propios viajes y hacerlo todo de forma autónoma. Antes, siempre había que completar una solicitud de viaje antes de poder utilizar la plataforma para hacer la reserva propiamente dicha. TravelPerk nos ahorra mucho tiempo, porque ahora todo se hace en un solo paso. Es una gran ventaja para los que reservan y para los viajeros. Además, las aprobaciones son muy fáciles y rápidas».
Lydia de Kousemaeker- Strategic Buyer and Travel Manager - Fujifilm Europe B.V..
Gracias a la autorreserva, las integraciones simplificadas y las herramientas de generación de informes, Fujifilm puede centrarse en tareas estratégicas
- Las integraciones sencillas y fluidas han reducido a la mitad el tiempo dedicado a crear nuevos perfiles de empleados.
- Las integraciones con Mobilexpense y ®Workday han agilizado una de las responsabilidades que más tiempo consumían a Lydia. Afirma: «La integración con ®Workday nos ahorra mucho tiempo en la creación de perfiles; calcularía que reduce nuestra carga de trabajo en un 50 %.»
- Gestionar los viajes de varias oficinas y de numerosos empleados se ha convertido en una tarea mucho más sencilla.
- Lydia afirma: «Como administradora, puedo hacer muchas cosas por mí misma en lugar de esperar a que me ayude un gestor de cuentas. TravelPerk nos ayuda mucho con la estandarización de políticas y procesos de aprobación. Además, garantizar que todo el mundo tenga el mismo acceso al inventario es una ventaja indudable». También menciona cómo TravelPerk ha añadido valor no sólo a su función, sino también a la experiencia de reserva de los empleados. «TravelPerk me ha aportado mucho valor porque tengo muchas menos quejas, lo cual es bueno, porque así puedo dedicar mi tiempo a otras cosas más estratégicas.Además, a los empleados les gusta mucho la posibilidad de tomar sus propias decisiones, así como la facilidad de uso de la plataforma. En una encuesta reciente, dieron a TravelPerk un 8 sobre 10, ¡lo que está muy bien!».
- Fujifilm ha ganado un socio de viajes en el que puede confiar de verdad
- Además de unos procesos de reserva más fluidos y sencillos, Lydia explica cómo TravelPerk se ha convertido en un socio de viajes inestimable. «Tuvimos un gestor de implantación muy bueno. Nunca habíamos tenido un proceso de implantación tan fluido. También estoy muy contenta con nuestro gestor de cuentas, que ofrece respuestas muy rápidas y es un gran apoyo.»Fujifilm también reconoce el compromiso de TravelPerk de escuchar a sus clientes. Lydia dice: «Es realmente notable. Vemos que están ocurriendo muchas cosas en segundo plano debido a todos estos nuevos cambios o funciones, lo cual es realmente agradable. Y eso no es lo que he experimentado con otras plataformas o proveedores».
Funcionalidades de TravelPerk que permiten a Fujifilm gestionar los viajes de negocios con facilidad
- Una plataforma centralizada de autorreserva para la autonomía del viajero
- Perfecta integración con los sistemas de RR.HH. y de gastos
- Informes avanzados para obtener información detallada
- Acceso a un excelente equipo de atención al cliente
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