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Cómo GMG EnviroSafe equilibra con éxito la autorreserva de los empleados y el control financiero con TravelPerk
Gestión de un gran volumen de viajes de negocios sin controles centralizados del gasto
- No hay visibilidad de las reservas realizadas con tarjetas de crédito.
- «Dependíamos de los viajeros para gestionar la «parte financiera»: tardábamos días en conciliar, archivar recibos y confirmar que los hoteles estaban debidamente reservados», afirma Ryan Sumblin, responsable de contabilidad de GMG EnviroSafe. Los empleados reservaban los viajes con diferentes tarjetas de crédito, lo que impedía tener visibilidad sobre los gastos hasta el momento en que llegaba la factura final.
- Falta de flexibilidad en los gastos de viaje y procesos manuales abrumadores
- La política de viajes de la empresa limitaba los gastos de avión a 600 dólares y los de alojamiento a 250 dólares por noche. Como los empleados viajan por todo el país y los precios varían según el lugar, estos límites no les daban la flexibilidad necesaria para mantener bajos los gastos de viaje.Ryan también mencionó que al no contar con ningún tipo de automatización era difícil hacer un seguimiento de los gastos, especialmente cuando el viaje era mínimamente complejo. Por ejemplo, cuando los empleados viajaban a varios destinos.
- Equilibrar la autonomía de los empleados con el control contable
- «Nos enorgullece ofrecer oportunidades a los jóvenes que se incorporan al mercado laboral o acaban de salir de la universidad, y confiamos en que todos nuestros empleados dispongan de una tarjeta de crédito corporativa y reserven sus propios viajes», dice Ryan.«No quería quitarles ese sentido de autorresponsabilidad, porque realmente siento que les da poder», continúa. Sin embargo, la lucha por controlar y mantener bajos los costes y encontrar una forma más eficiente de gestionar las reservas y los gastos crecía día a día.
Una plataforma fácil de usar como TravelPerk combinada con un servicio de atención al cliente estelar: La receta perfecta para crear un programa de gestión de viajes efectivo
«La plataforma ofrece muchas opciones para viajar. Si no encuentras algo en TravelPerk, es que no estás acostumbrado/a a viajar, porque la plataforma lo pone todo muy fácil.»
Ryan Sumblin- Responsable de Contabilidad en GMG EnviroSafe.
Los empleados mantienen su autonomía, mientras que el equipo contable ha recuperado el control de su carga de trabajo
- Enorme reducción de la carga de trabajo manual
- Las automatizaciones de TravelPerk han ayudado a GMG EnviroSafe a reducir su creciente carga de trabajo manual de principio a fin. «He utilizado otras plataformas de viajes antes, y esas implementaciones eran mucho más tediosas. TravelPerk me pareció realmente fácil de integrar e implementar», afirma Ryan.Y añade: «Ahora, el responsable de cada departamento aprueba las reservas de su equipo. Las aprobaciones sólo son necesarias para viajes de última hora, fuera de presupuesto o fuera de la política. Por lo demás, pueden seguir adelante y reservar el viaje para ahorrar costes, y sólo hay que notificarlo a su director o responsable directo».
- Programa de viajes mejorado basado en datos
- Establecer presupuestos dinámicos para las pólizas de viaje ayuda a gestionar los costes fluctuantes, los cambios de precios estacionales y las tarifas variables de los proveedores. «Los presupuestos dinámicos han hecho que todo el mundo actúe de forma más inteligente, sobre todo con todas las opciones disponibles en el inventario», afirma Ryan.Y continúa: «Desde el punto de vista financiero, como equipo de contabilidad muy pequeño, mi objetivo ha sido automatizar tantos procesos como fuera posible y confiar en los informes de las plataformas para hacer el trabajo duro y pesado.»
- Capacitar a los empleados que viajan al tiempo que se mejora el seguimiento y la gestión financiera
- Antes de TravelPerk, el equipo de contabilidad tardaba días en conciliar los gastos. «Ahora, puedo realizar el proceso de conciliación en tres horas, lo que es muy importante, ya que gran parte de nuestros gastos se basan en viajes. TravelPerk nos lo ha puesto mucho más fácil», afirma Ryan.También han conseguido ahorrar considerablemente en gastos de viaje. «Desde que implantamos TravelPerk, hemos ahorrado mucho dinero. Ese ahorro se ha reflejado en nuestras cuentas de resultados durante meses», afirma Ryan. Sin embargo, aunque los empleados siguen teniendo autonomía con la plataforma de autorreserva, el equipo de contabilidad ha recuperado el control sobre las políticas de aprobación y los flujos de trabajo.
Funciones de TravelPerk que ahorran a GMG EnviroSafe tiempo y dinero
- Presupuestos dinámicos
- Plataforma de autorreserva
- Aprobaciones y procesos automatizados
- TravelPerk Events: agencia de viajes para eventos
- Integración con Expensify
- Informes avanzados
- Sistema plug-and-play
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