Cómo Helexia utiliza TravelPerk para facilitar la transición a la energía verde en todo el mundo

Helexia necesitaba crecer sin ralentizarse

Helexia apoya a sus clientes en la transición hacia las energías renovables, ofreciendo una amplia gama de servicios que incluyen auditorías energéticas, ejecución de proyectos fotovoltaicos, gestión energética y mantenimiento de instalaciones. A través de sus soluciones, las empresas pueden reducir su huella de carbono y alcanzar sus objetivos de sostenibilidad de manera más eficiente.

En su misión diaria de ayudar a empresas de todo el mundo a ser más eficientes energéticamente, los empleados de Helexia deben viajar frecuentemente. Con presencia en 10 países y en constante expansión, la empresa continúa creciendo y ampliando su alcance internacional.

A medida que Helexia crecía, se dio cuenta de que su socio de gestión de viajes ya no cumplía con sus necesidades. Su cobertura geográfica era limitada, y su inventario y capacidades tecnológicas ya no estaban a la altura de los requerimientos de la empresa.

Con un horizonte de crecimiento empresarial emocionante, el equipo de Helexia reconoció que era el momento de hacer un cambio estratégico.

Un enfoque más inteligente de los viajes de negocios para Helexia

Cuando la anterior empresa de gestión de viajes de Helexia tomó la decisión unilateral de cambiar los métodos de pago, decidieron dar el salto a un nuevo proveedor: TravelPerk.

TravelPerk permitió a Helexia optimizar la gestión de sus viajes, implementando sus políticas de viajes en la herramienta para mayor facilidad. Además, aprovechó la herramienta de informes para controlar los gastos de forma centralizada, contando también con un extenso inventario de opciones de viaje y con la funcionalidad de deber de asistencia y protección.

Ahorro de tiempo y control de costes

Gracias a TravelPerk, Helexia pudo unificar la gestión de sus viajes en varios países. La automatización de los procesos de reserva y aprobación, junto con los datos de negocio proporcionados por sus informes en tiempo real, les permitió ahorrar tiempo y dinero.

«Nuestra situación ha evolucionado y ahora la herramienta se utiliza para todo. Así que está claro que el retorno de la inversión es alto».

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer en Helexia

Acceso en tiempo real a datos de interés

Al equipo de Helexia le resulta fácil obtener información y datos procesables sobre su comportamiento de viaje gracias a los informes detallados de TravelPerk, utilizando esta herramienta para ajustar su política de viajes y optimizar costes.

TravelPerk ofrece cuadros de mando avanzados sobre viajes y gastos, lo que permite generar informes instantáneos y flexibles. Los usuarios pueden desglosar los datos por persona, tipo de transporte, tipo de reserva, cancelaciones, IVA recuperable y mucho más. Además, pueden programar alertas y exportar informes para obtener una visión clara del gasto en viajes.

«Mientras implantábamos y formalizábamos nuestra política de viajes, la función de informes nos proporcionó información actualizada sobre el gasto en hoteles en diferentes lugares, lo que nos ayudó a ajustarnos de forma realista al contexto local».

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer en Helexia

Automatización de procesos para una experiencia fluida

Helexia buscaba una solución tecnológica moderna que eliminara el trabajo manual en la gestión de los viajes de negocios, y TravelPerk fue la respuesta.

Gracias al software, Helexia implementó un proceso automatizado de aprobación de viajes, la funcionalidad principal que necesitaban al cambiar de plataforma. Ahora, los responsables pueden aprobar o rechazar viajes fácilmente mediante notificaciones o correos electrónicos.

Por su parte, los empleados tienen la autonomía de gestionar o modificar sus viajes de forma independiente, reservando directamente desde el extenso inventario de TravelPerk. Además, funciones integradas como el deber de asistencia y protección y las soluciones de gestión de riesgos hacen que la experiencia de los viajes de negocios sea fluida de principio a fin.

Fácil configuración y asistencia

La configuración inicial de TravelPerk fue sencilla y directa. Más adelante, Helexia optó por realizar una integración más avanzada, sincronizando usuarios, calendarios, centros de costes, contabilidad y el software Lucca HR mediante la API abierta de TravelPerk.

La plataforma es gestionada por el equipo de TI de Helexia, mientras que los gestores de viajes y directores de oficina en distintas regiones actúan como puntos de contacto locales. Durante el proceso de implementación, la empresa se sintió respaldada por su gestor de TravelPerk, especialmente en la integración de sus entidades jurídicas. Además, valoraron las recomendaciones sobre políticas de viaje y aprobaciones, ya que este era un ámbito nuevo para ellos.

Aunque cuentan con una configuración autónoma, el equipo de Helexia sigue recibiendo apoyo fácilmente cuando lo necesitan. El servicio de atención al cliente de TravelPerk responde ante cualquier inconveniente durante los viajes, y en ocasiones el personal ha ido más allá para resolver problemas.

«Tuvimos una cancelación de avión para uno de nuestros empleados que estaba atrapado en Brasil, así que llamé a nuestro gestor de cuentas. Aunque TravelPerk no era responsable de nada, el gestor de cuentas intentó ayudarme y aconsejarme sobre esta situación.»

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer en Helexia

Actualmente, más del 50% de los empleados de Helexia utiliza TravelPerk. La empresa espera que el inventario de la plataforma siga creciendo para incluir más ubicaciones a medida que evoluciona.