Cómo MedSkin unificó la gestión de viajes y gastos con Yokoy y TravelPerk

MedSkin, que luchaba con procesos fragmentados, necesitaba una forma más sencilla de gestionar las reservas de viajes.

Fundada en Alemania por el Dr. Wolfgang Suwelack en 1997, MedSkin es un fabricante mundial de productos de primera calidad para el cuidado de la piel. Combinan la investigación científica con modos de acción biológicos mejorados para crear soluciones para el cuidado de la piel, el cuidado de heridas y la regeneración de tejidos blandos.

En la actualidad, MedSkin tiene 5 oficinas en todo el mundo, por lo que los viajes de negocios son una parte fundamental de sus operaciones. Sin embargo, a pesar de su bien engrasada maquinaria administrativa, durante un tiempo la gestión de las reservas de viajes y los reembolsos de gastos fue una pesadilla.

MedSkin se encontraba sumida en el caos con métodos dispares de reserva, pago y gastos. Los empleados reservaban viajes de negocios a través de varios canales, pagando de su bolsillo y esperando semanas para el reembolso.

«Antes, las comprobaciones de cumplimiento eran casi imposibles y no teníamos una visión clara de los costes ni de los estados de aprobación».

Majbritt Löss- Office Manager de MedSkin

Esta falta de un proceso unificado no solo creaba dolores de cabeza administrativos, sino también una experiencia frustrante para todos aquellos viajeros frecuentes de MedSkin.

Una única solución integrada con innumerables ventajas

Para armonizar sus operaciones, MedSkin decidió integrar la plataforma de reservas de TravelPerk con la herramienta de gestión de gastos de Yokoy. También conectaron ambas plataformas a su sistema de RRHH, Personio. Ahora, los empleados pueden reservar sus viajes sin problemas a través de TravelPerk y pagar utilizando una tarjeta de alojamiento.

«Todas las políticas de viajes están integradas en TravelPerk, y una vez que se aprueba un viaje, no se necesita ninguna otra aprobación para las facturas relacionadas».

Majbritt Löss- Office Manager de MedSkin

La IA de Yokoy coteja automáticamente las reservas de viajes con las facturas y transacciones, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. Para cualquier gasto adicional incurrido durante el viaje, los empleados utilizan su tarjeta Yokoy Smart Corporate Card y cargan los recibos con una foto, garantizando la IA de Yokoy una precisión del 99% en los informes de gastos.

Una gestión de viajes y gastos eficiente y sin fisuras

En la actualidad, MedSkin dispone de una solución integrada que unifica todos sus procesos de reserva, pago y gastos. Los viajeros asiduos disfrutan de la facilidad que ofrece TravelPerk y ya no tienen que presentar solicitudes de reembolso.

Los gastos de bolsillo también son cosa del pasado, gracias a la tarjeta Yokoy Smart Lodge Card y a las tarjetas corporativas virtuales. La carga administrativa para viajeros y responsables en la toma de decisiones se ha reducido drásticamente, ya que se han eliminado las tareas manuales.

«Los datos de los empleados, viajes y gastos fluyen sin problemas a través de los tres sistemas, lo que permite una fácil configuración de nuevos empleados, aprobaciones rápidas y reservas y reembolsos de viajes eficientes.»

Majbritt Löss- Office Manager de MedSkin

Con esta integración, MedSkin no sólo ha agilizado sus procesos, sino que también ha mejorado la experiencia de viaje de sus empleados, garantizando la eficiencia y el cumplimiento de la política de viajes en todo momento.

Ahorro de tiempo y dinero para un claro retorno de la inversión

El nuevo sistema de MedSkin ha producido resultados sorprendentes para la empresa. La nueva configuración ha supuesto un ahorro de costes del 26% y funciona con una eficacia tres veces superior a la del sistema antiguo.

El procesamiento de cada informe para el equipo financiero se ha reducido de 25 minutos a sólo dos minutos, lo que supone un ahorro de 251 horas de trabajo al año. Y el 45% de todos los gastos se procesan ahora inmediatamente, en menos de 24 horas.

«TravelPerk, Yokoy y Personio han demostrado que merece la pena replantearse todo el enfoque e invertir en una solución integrada, en lugar de trabajar con muchos sistemas desconectados.»

Majbritt Löss- Office Manager de MedSkin