Szokratesz Kosztopulosz, Events and Operations Manager at Toggl

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En remoto, pero fundada en Tallinn, Estonia

Cómo Toggl mejoró sus procesos de gestión de viajes y eventos con TravelPerk

Agobiados por los procedimientos manuales, Toggl necesitaba una solución centralizada para organizar eventos y reservar viajes

Toggl, empresa líder en software, ha desarrollado una suite de cuatro herramientas innovadoras para la productividad y el seguimiento del trabajo. Su misión es ayudar a otras organizaciones con tareas como el registro del tiempo, la gestión de proyectos y la contratación basada en habilidades. Diseñada para pequeñas y grandes empresas, Toggl es una plataforma online disponible como app móvil, de escritorio y extensión de navegador.
Como empresa totalmente remota con empleados en todo el mundo, los viajes depor trabajo son algo habitual Toggl. Los equipos viajan para reuniones periódicas y la empresa se reúne en su totalidad dos veces al año. Además, los empleados realizan viajes para visitar clientes y asistir a conferencias, viajando una media de 3 a 5 veces al año.
Szokratesz Kosztopulosz, director de eventos y operaciones de Toggl, descubrió que organizar solo este volumen de viajes y eventos era imposible. Investigar opciones, hacer llamadas costosas a agencias internacionales y gestionar recibos y facturas de cientos de viajes al año se había vuelto insostenible. Sabía que necesitaba una solución centralizada.
«Llevo casi 7 años en Toggl. Cuando empecé, compraba los billetes de avión con la tarjeta de crédito de la empresa. Por eso cambiamos a TravelPerk. En un momento dije: “Esto no es escalable”».
Szokratesz Kosztopulosz- Events and Operations Manager

De procesos anticuados a flujos de trabajo automatizados

Al buscar una empresa de gestión de viajes corporativos (TMC), Szokratesz descubrió que otros proveedores eran mucho más caros, difíciles de tratar o usaban métodos obsoletos. Como empresa que simplifica los flujos de trabajo, Toggl necesitaba una solución de gestión de viajes que estuviera a la altura.
«Se trata de hacer las cosas de forma más inteligente. Trabaja con cabeza, no con más esfuerzo».
Szokratesz Kosztopulosz- Events and Operations Manager
En 2019, Toggl empezó a usar TravelPerk tras una demostración que permitió a Szokratesz y su equipo confirmar que el sistema cumplía con sus necesidades. La implementación fue muy sencilla gracias a que TravelPerk permite establecer parámetros claros en las políticas de viajes. Dar a los empleados la posibilidad de reservar sus propios itinerarios, cumpliendo con las normas de Toggl, fue la solución perfecta para simplificar la planificación de los viajes corporativos.
«[Los empleados] querían elegir a qué hora volar y tener algo de libertad… El equipo quedó encantado. Les encantó poder tomar decisiones por su cuenta dentro de ciertos límites».
Szokratesz Kosztopulosz- Events and Operations Manager
Este nuevo enfoque liberó tanto tiempo para Szokratesz que su puesto evolucionó a un rol más estratégico. Ahora puede centrarse en optimizar la productividad de los empleados y cuidar su bienestar.
«Mi trabajo pasó de ser como un asistente a dar a las personas las herramientas y opciones para aprovechar al máximo sus reuniones».
Szokratesz Kosztopulosz- Events and Operations Manager
Tras las interrupciones masivas de viajes causadas por la pandemia, Toggl comenzó a usar FlexiPerk para dar a los empleados más flexibilidad y tranquilidad. Ante imprevistos como enfermedades de última hora o reuniones canceladas, los viajeros pueden cancelar su viaje hasta dos horas antes de la salida y recibir un reembolso garantizado del 80 % de los costes.

Una asistencia para viajes que cambia las reglas del juego

Para Toggl, es importante reunir a sus empleados en persona. Por eso, era clave que el servicio elegido pudiera gestionar reservas de grupo. Por este motivo, TravelPerk fue una gran ventaja para Szokratesz frente a otras opciones. Ahora, Toggl cuenta con un especialista en MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) que organiza los viajes en grupo de sus equipos.
«Trabajo con una sola especialista en MICE y es increíble. No sé qué haría sin ella… Ya conoce lo que hacemos y lo que necesitamos.»
Szokratesz Kosztopulosz- Events and Operations Manager
En lugar de buscar lugares y alojamientos por su cuenta, Szokratesz solo tiene que indicar a la especialista en MICE los destinos que están considerando, ¡y ella se encarga de crear el itinerario perfecto! Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce costes gracias a los acuerdos exclusivos de TravelPerk y su amplio inventario.
«Ella busca hoteles y me envía las opciones… Las revisamos internamente y elegimos la que más nos conviene. A partir de ahí, se convierte en nuestro único punto de contacto con el hotel. Es extremadamente eficiente y siempre va un paso más allá. Le mencioné que queríamos volver al mismo hotel en Tallin el próximo año y ya tenía preparados un plan B y un plan C, por si acaso.»
Szokratesz Kosztopulosz- Events and Operations Manager

Más integraciones, menos complicaciones

Además de simplificar el proceso de reservas, TravelPerk se conecta con las plataformas que ya usa la empresa para facilitar otras tareas relacionadas con los viajes corporativos. Toggl integró su software de recursos humanos con TravelPerk para eliminar procesos manuales al incorporar nuevos empleados.
«Me ahorra muchísimo tiempo. Ni siquiera tengo que preocuparme por ello. Mis compañeros crean una cuenta en Bamboo HR para un nuevo empleado, y automáticamente se sincroniza con TravelPerk.»
Szokratesz Kosztopulosz - Events and Operations Manager
Otra herramienta que Toggl utiliza es GreenPerk, la solución de TravelPerk para compensar la huella de carbono. Diseñada para facilitar el seguimiento de los viajes sostenibles y las auditorías de responsabilidad social corporativa (RSC), los informes rápidos de GreenPerk ayudan a Toggl a analizar y reducir su impacto medioambiental.

Viajes de trabajo sin complicaciones para maximizar la productividad

Gracias a la automatización, una especialista en MICE y un gestor de cuentas dedicado, se han reducido al mínimo las idas y venidas que antes complicaban la planificación de los viajes corporativos en Toggl.
«Nuestro producto principal es un contador de tiempo. Por eso pude ver cuánto tiempo se tardaba en comprar billetes de avión [antes de usar TravelPerk] y cuánto se ahorra ahora. La diferencia es enorme.»
Szokratesz Kosztopulosz - Events and Operations Manager
Esta nueva forma de trabajar ha impresionado a los empleados de toda la empresa. Desde la simplificación de la planificación de itinerarios hasta la consolidación de cientos de recibos en una sola factura mensual para el departamento financiero. Los equipos han ahorrado horas de tareas administrativas, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más importantes para el negocio.

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