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Cómo la Universidad de Vic ahora confirma sus reservas al instante con TravelPerk
Desafío
- Tiempos de espera insostenibles: Las respuestas de confirmación de viaje tardaban demasiado tiempo, en ocasiones más de 7 días. Al estrés del personal docente, investigador y administrativo se sumaba la frustración de un proceso de reserva nada productivo, entre formularios, correos electrónicos y múltiples interacciones.
- Sobrecarga de trabajo inabarcable para gestores de viaje: La gestión manual de más de 2000 viajeros era un caos. Ante modificaciones, cancelaciones y demás imprevistos de última hora, los gestores de viajes recibían llamadas constantes, incluso los fines de semana.
- Falta de visibilidad y control sobre los viajes: La gestión global de los viajes se hacía cada vez más cuesta arriba. Ni la dirección de la universidad ni el personal del área de Compras y Contrataciones tenían una visión clara de los gastos y la situación de los viajes. Así, era difícil generar informes cada trimestre para evaluar el rendimiento y los costes de los viajes.
Solución
«Antes, el descontrol era insostenible, pero ahora el proceso es mucho más rápido con las reservas automáticas y la visibilidad completa sobre todos los viajes».
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager de la UVic
Resultados
Automatización que libera tiempo y recursos
«Ahora, me dedico a tareas más estratégicas, lo que ha aumentado significativamente el valor que aporto a la universidad».
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager de la UVic
Visibilidad y control total sobre los viajes
Soporte 24/7 y viajeros más satisfechos
«Los viajeros han recibido este cambio con gran entusiasmo, felicitándome por la mejora en la gestión. Al final, todos hemos salido ganando».
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager de la UVic
¿Qué funciones de TravelPerk utiliza la UVic?
- Acceso al mayor inventario de viajes del sectorReserva al instante vuelos, alojamiento, coches de alquiler y trenes a precios ya negociados para tu empresa, tanto en viajes locales como internacionales.
- Políticas de viajes y aprobaciones automatizadasCrea tu política en menos de 2 minutos, define límites de presupuesto y agiliza los flujos de aprobación de reservas tanto como quieras.
- Control de gastos en tiempo realVisualiza todos los gastos de viaje en un mismo lugar para no salirte del presupuesto y optimizar las finanzas para tus próximos viajes.
- Facturación centralizadaSimplifica la gestión contable y financiera con una única factura que incluye todos los gastos del viaje.
- Seguimiento de viajes en tiempo realLocaliza a tu equipo allí donde esté y lleva un registro de todas las reservas, las actividades, los medios de transporte utilizados y el cumplimiento de políticas.
- Deber de asistencia y protecciónCuida de tus viajeros antes, durante y después del viaje. Recibe alertas de seguridad, sigue la ubicación de tu equipo en el mapa y responde al instante en cuanto lo necesiten.
- Servicio de asistencia 24/7Recibe soporte continuo de personas reales para tus reservas, cambios de planes, cancelaciones y demás imprevistos.
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