Cómo TravelPerk revolucionó los viajes de negocios del equipo EEMEA de Werfen

Cansados de depender de la gestión manual en los viajes corporativos, el equipo buscó mejorar con la tecnología más avanzada

Como parte del grupo Werfen, en Instrumentation Laboratory S.P.A crean, construyen e implementan herramientas de alta tecnología que ayudan a médicos y laboratorios a ofrecer una mejor atención y diagnósticos más precisos que benefician a pacientes de todo el mundo.

Como parte de su trabajo, sus empleados deben viajar para ayudar a instalar nuevos dispositivos, asistir a conferencias para compartir los últimos avances del sector y conectar con colegas en sus centros regionales de Milán, Dubai y todo el mundo.

Con más de 50 viajes de negocios al mes, recurrir a una agencia de viajes tradicional resultaba complicado y requería mucho tiempo. Así que el equipo decidió probar algo diferente y optimizar sus viajes de negocios con una solución de gestión de viajes.

«Antes de TravelPerk, utilizábamos una agencia de viajes local. Nos poníamos en contacto con ellos por correo electrónico y les pedíamos algunas opciones. Era tedioso, largo y nada rentable».

Manuela Bernasconi - Commercial Operations Support Specialist

De los flujos de trabajo estresantes a una autonomía sin esfuerzo

El cambio a TravelPerk significó que el equipo ya no tenía que solicitar todos sus planes de viaje a través del equipo de Commercial Operations Support. Los empleados podían reservar sus propios vuelos, hoteles y transporte terrestre en cuestión de minutos. Con un inventario líder en el sector, los viajeros pueden elegir opciones que se adapten a sus preferencias personales sin dejar de cumplir las políticas de la empresa.

Manuela, Raffaella y el equipo pudieron mejorar el cumplimiento integrando las políticas de viajes de su organización en el proceso de reserva. Este sencillo proceso dio al equipo de EEMEA autonomía sobre la organización de sus viajes, ahorrando tiempo y dinero gracias a las aprobaciones automatizadas de TravelPerk.

TravelPerk permite a los equipos aprobar al instante los itinerarios que cumplen las normas, señalando únicamente aquellos que necesitan más atención. Con este nuevo sistema, Instrumentation Laboratory S.P.A. ya no tiene que esperar a los correos electrónicos de los agentes de viajes ni a los cuellos de botella de las aprobaciones, y ahorra dinero en cada viaje de negocios.

«Antes de TravelPerk, con las idas y venidas por correo electrónico, el precio siempre subía al menos 50 euros».

Raffaella Airaghi- Commercial Operations Support Specialist

Además de despedirse de las comisiones de las agencias de viajes, el equipo ahorra considerablemente al conseguir el mejor precio en cuestión de segundos.

Asistencia fiable 24 horas al día, 7 días a la semana

Su nuevo servicio de gestión de viajes también les ahorró tiempo de otras formas. Antes, el equipo de operaciones se encargaba de resolver los problemas de los viajeros. Así, cualquier cambio, queja o cancelación suponía horas de espera.

«No había servicio de atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana. Necesitábamos estar de guardia».

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Ser responsables las veinticuatro horas del día y los fines de semana estaba resultando perjudicial. Manuela y Raffaela estaban siempre en vilo, esperando a ver si las necesitaban para solucionar algún problema.

«¡Ahora tengo todos los fines de semana para mí! Que era mi principal objetivo, porque no podía tener esta ansiedad creciente cuando la gente estaba de viaje y tal vez atascado en algún lugar».

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Tras realizar el cambio a TravelPerk, sus viajeros pueden solicitar rápidamente asistencia por teléfono, correo electrónico y chat, 24 horas al día, 365 días al año.

«Son increíbles, de verdad. Son súper rápidos, súper amables y siempre dan con la solución».

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

TravelPerk tiene como objetivo atender al cliente en tan solo 15 segundos. Ahora, ell equipo de Manuela y Raffaella pueden dedicarse a otras tareas mientras TravelPerk se pone manos a la obra para encontrar una solución.

«Es fiable y puedes trabajar y resolver otro problema mientras ellos se encargan del asunto».

Raffaella Airaghi- Commercial Operations Support Specialist

Decisiones basadas en datos

Otra ventaja que ofrece TravelPerk es la elaboración de informes. El equipo puede obtener información valiosa cotejando datos en tiempo real por destino, departamento o empleado. Esos informes impresionaron incluso a su equipo de contabilidad, que encontró mucho más eficiente la nueva forma de trabajar.

«Los informes son increíbles. Todo está ahí».

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Con más tiempo y datos a su alcance, el equipo ha visto dónde podía ahorrar más reservando los viajes de negocios con más antelación.

«Vimos que solíamos reservar con 26 días de antelación, y decidimos que quizá podríamos mejorar hasta los 30 días. No siempre será posible, pero podemos intentarlo».

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Al simplificarse los viajes de negocios, se amplió la productividad

Desde reuniones canceladas hasta vuelos retrasados, los planes de viaje de las empresas cambian por muchas razones. Si no se utiliza la última tecnología, la gestión de los viajes de negocios y sus ineludibles retos pueden suponer una enorme pérdida de tiempo para los empleados. Para Manuela y Raffaella, la gestión de viajes corporativos de la empresa ha mejorado sustancialmente su carga de trabajo diaria.

«Creo que ahorro entre un 25 y un 30% de mi tiempo... pero aún más si incluyes los fines de semana».

Manuela Bernasconi - Commercial Operations Support Specialist

De ser una fuente constante de estrés a convertirse en una experiencia fluida para todos. TravelPerk ha permitido a los empleados de Instrumentation Laboratory S.P.A optimizar la planificación de sus viajes y centrarse en revolucionar el sector sanitario para miles de clientes.