Guía completa sobre informes de viajes de negocios
¿Te resulta fácil ver tendencias en los gastos de viaje de tu empresa? ¿Recopilas los gastos en un mismo lugar o sigues buscando entre un sinfín de hojas de cálculo, correos y mensajes?Los informes de gestión de viajes son fundamentales para controlar gastos y descubrir patrones de consumo reveladores. Algunas empresas los llevan al día de forma manual, mientras que otras recurren a agencias o plataformas especializadas.Aún así, es un reto estar al tanto de todo: control de presupuestos, cambios de última hora, cumplimiento de políticas... Además, los empleados viajan más que nunca. De hecho, un 58% de los gestores de viajes prevén un aumento en sus presupuestos para 2025.¿Hay forma de simplificar tanta gestión? Todo apunta a que la automatización de informes de viaje es la solución ideal para directores financieros de agenda apretada.En esta guía, tienes todo lo que necesitas saber sobre los informes de viajes de negocios: desde problemas frecuentes al cambiar de herramienta hasta recomendaciones para gestionar los gastos. Y cómo no, verás cómo el software adecuado es la clave para que cada viaje sea un éxito.El control preciso de los gastos de viaje es fundamental para la salud financiera de tu empresa. Si accedes a información detallada sobre los viajes, es posible identificar tendencias de gasto y comportamiento de los viajeros que permiten al equipo financiero evaluar la eficiencia del programa de viajes corporativos.Aquí tienes las principales ventajas de contar con informes precisos y efectivos:El departamento financiero necesita informes de gastos para entender cómo se asignan los presupuestos y garantizar que estén alineados con los objetivos de la empresa. Solo así es posible saber en qué se invierte el dinero y dónde se está gastando de más.Gracias a los informes, los directores financieros pueden saber cómo reducir el gasto, ya sea añadiendo nuevas opciones de viaje, negociando con proveedores o mejorando la gestión de gastos.¿Tienes una política de viajes para controlar los gastos? Para que funcione, lo primero es que los viajeros la sigan. Los informes de un software de gestión de viajes permiten comprobar si la empresa gasta más de la cuenta en vuelos y hoteles fuera de política, así como los motivos de estas reservas.Por ejemplo, si los informes indican que el equipo comercial suele reservar a última hora para reunirse con clientes, sabrás qué políticas debes optimizar.Los gastos fuera de control pueden acabar drenando las finanzas de la empresa si nadie se da cuenta del problema. Por eso, tener todos los datos de viaje de los empleados en un solo lugar supone un antes y un después para el equipo financiero. Solo así, es posible monitorizar gastos en tiempo real y garantizar el cumplimiento de la política de viajes.¿Qué desventajas tienen los viajes no gestionados? En un modelo de viajes gestionados, la empresa organiza los viajes. Puede hacerlo a través de una agencia de viajes tradicional o un software de gestión de viajes como TravelPerk. Con una plataforma digital, los empleados reservan sus propios viajes en un único sistema. Más autonomía para los viajeros y mayor control para la empresa, que puede integrar sus políticas de viaje en la herramienta.Aun así, el modelo de viajes gestionados también presenta ciertos desafíos:Aquí tienes nuestros mejores consejos, junto con recomendaciones de profesionales como tú, para gestionar viajes y analizar informes de forma eficaz:Para controlar los gastos, las políticas de viaje deben ser claras y accesibles. Si los empleados saben qué opciones de viaje están cubiertas por la política, tomarán decisiones más rentables para la empresa. Por eso, lo ideal es definir políticas para todo: desde procesos de reembolso hasta indicaciones para reservar viajes más ecológicos.Sebastian Ibarra, director de People Operations en Kodify Media Group, comparte su experiencia:Las herramientas de gestión de viajes automatizadas han revolucionado el uso de informes. No solo aceleran el proceso, sino que también reducen errores y retrasos. Al reunir todos los datos de viaje en una única plataforma como TravelPerk, tu empresa simplifica la gestión de viajes y mejora la precisión de los informes de gastos.Centralizar la información en una sola herramienta evita pérdidas de datos y facilita el control financiero. Con actualizaciones en tiempo real y paneles de gastos automatizados, ahora es más fácil supervisar los presupuestos de viaje de cada empleado.Además, TravelPerk ofrece integraciones con herramientas populares de gestión de gastos como Pleo, Divvy, Yokoy y Expensify. Para tener todos tus datos sincronizados y optimizar aún más el proceso.Anja Sejfic, HR Business Partner en Rinkel, nos cuenta su experiencia con la automatización de informes de viajes:Si quieres que el software sea eficaz, hay que escuchar el feedback de quienes lo usan. Saber qué funciona y qué no te ayuda a detectar áreas de mejora. Y si la empresa resuelve dudas a tiempo, mejor será la experiencia con la herramienta y más rápido se consolidará su uso.Cécile POMPEÏ, asesora de RR. HH. en organizaciones de impacto social y ex Chief People Officer en Sistema Biobolsa, lo tiene claro: la clave de una formación eficaz y un mejor cumplimiento de políticas es la cultura de empresa.Para los directores financieros, es vital llevar al día las áreas de gasto de la empresa, sobre todo la de viajes de negocios. Con TravelPerk, solución líder en el sector, los empleados tienen acceso a las aerolíneas y los hoteles de siempre. La herramienta les permite reservar según sus preferencias, mientras la empresa mantiene todos los datos centralizados y configura políticas con solo unos clics.Además, TravelPerk se integra con las herramientas de tu empresa para garantizar una transición fluida. Finanzas sale ganando con un control total de los gastos, mientras los gestores de viajes optimizan los procesos de reserva, aprobación y asistencia al empleado.Con un amplio inventario de primera, TravelPerk ayuda a reducir costes y simplificar la gestión de gastos de viaje en tu empresa. Ahorra tiempo y toma el control financiero solicitando una demostración gratuita.
¿Por qué los informes son imprescindibles para una gestión de viajes eficiente?
Mejor gestión del presupuesto
Detección de oportunidades de ahorro
Mayor cumplimiento de la política de viajes
Control de gastos simplificado
Desafíos comunes con los informes de viajes corporativos
Viajes de negocios sin gestionar
- Datos fragmentados: Al reservar en plataformas distintas, los datos se dispersan y ponerse al día con los recibos es un auténtico caos para Finanzas. Una solución de informes eficiente te permite reunir todos los datos en un solo lugar y ver juntas todas las piezas del puzle.
- Procesos manuales: Cuanto más dependas de procesos manuales, más margen de error y más trabajo para los empleados, que podrían dedicarse a tareas más productivas. Lo peor es que algunos errores salen caros, y muchos no tienen solución.
- Pérdida de datos: La gestión de gastos de viaje se vuelve muy complicada cuando hay recibos extraviados, datos incompletos y procesos sin control.
- Ofertas desaprovechadas y descontrol de gastos: Reservar en plataformas externas significa decir adiós a tarifas corporativas y a programas de fidelización a medida para conseguir puntos de viaje. Y si cada empleado reserva por su cuenta, controlar el gasto y el cumplimiento de políticas se hace cuesta arriba.
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Viajes de negocios gestionados
- Exceso de datos: Gestionar viajes de forma centralizada implica recopilar una gran cantidad de datos. Sí, esto es muy útil para generar informes, pero la empresa tiene que definir qué métricas o indicadores de rendimiento son realmente importantes.
- Falta de comunicación: De poco sirve incorporar una nueva herramienta a la empresa si los empleados no la usan o no la entienden. Para facilitar la transición, es importante ofrecer guía y formación al equipo.
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Consejos para facilitar el uso de informes de viaje
1. Define políticas de viaje claras y comunícalas a los empleados
«Mi recomendación es empezar con una política de gastos de viaje clara y concisa, que incluya diferentes “zonas” con límites de gasto. Tiene que haber un proceso sencillo para subir los gastos y reembolsarlos a tiempo. En empresas grandes, puede valer la pena invertir en una herramienta de gestión de gastos como Expensify para informes precisos y reembolsos automatizados. Aparte, al diseñar la política, procura que esté alineada con la cultura de la empresa y promueva prácticas adecuadas».
Sebastian Ibarra, People Operations Manager en Kodify Media Group
2. Automatiza el proceso con la tecnología adecuada
«Hace poco empezamos a usar Pleo junto con TravelPerk, y nos ha facilitado muchísimo el control y el reembolso de gastos. Antes, envíabamos los recibos por correo a Contabilidad, un proceso lento y con riesgo de retrasos. Pero ahora todo se hace desde la app. Le haces una foto al recibo, lo subes y la persona responsable lo aprueba y recibes el reembolso al instante. Ahora, la gestión de datos es un alivio y nos ahorra horas de trabajo».
Anja Sejfic, HR Business Partner en Rinkel
3. Forma al equipo y recopila feedback
«Tras leer el libro Aquí no hay reglas, me quedé con esta idea: no se trata de reglas interminables, sino de crear una cultura basada en la confianza, donde la gente sepa qué hacer y qué no hacer. Siempre habrá quien intente gastar de más en los viajes o incumplir normas, pero responder con políticas cada vez más enrevesadas solo logrará que nadie las lea. Mejor una política clara, procesos muy eficientes y un equipo bien formado en un entorno de confianza. Como Chief People Officer, tengo cuatro responsables de RR. HH. a mi cargo en distintos países, y siempre les doy este consejo al diseñar sus políticas».
Cécile POMPEÏ, Chief People Officer en Sistema Biobolsa
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