Guía para planificar sin estrés los viajes de trabajo de tu jefe
¿Te gustaría que fuera más fácil organizar viajes para la directiva? Estás en el lugar correcto. Reservar y gestionar viajes de trabajo para ejecutivos puede llegar a ser toda una odisea. Como asistente ejecutivo, tienes que coordinar cada desplazamiento mientras atiendes una y mil tareas. Y cuando tu jefe está fuera, su agenda no da tregua con las reuniones, y todo mientras se adapta a distintas franjas horarias y sobrelleva el jet lag como puede.Por suerte, hay formas de hacer que los viajes de ejecutivos sean mucho más llevaderos, reducir la carga administrativa y eliminar los puntos de fricción habituales. Para eso están las herramientas de gestión de viajes, que agilizan toda la planificación, automatizan los gastos de viaje y simplifican la recuperación del IVA.El primer paso para organizar un viaje de trabajo sin contratiempos es conocer las preferencias de tu jefe. ¿Le gusta sentarse junto a la ventana en el avión? ¿Siempre elige la misma cadena de hoteles? ¿Necesita un gimnasio o una mesa amplia para ponerse al día con los correos entre reuniones?Si viaja con frecuencia, seguramente acumule puntos de fidelidad con aerolíneas y hoteles. Siempre que puedas, reserva con esas compañías y no olvides añadir el número de cada programa de puntos. Es la mejor manera de que disfrute de beneficios exclusivos y un trato preferencial en su itinerario.Estos programas ofrecen ventajas como extensiones de check-out gratuitas o acceso a salas VIP. Si aún no tiene programa de fidelización, pregúntale qué aerolíneas o cadenas hoteleras prefiere y comprueba si están disponibles. Una vez tengas claro lo que necesita, solo tienes que aprovechar las herramientas adecuadas para simplificar el proceso de reserva.Deja de perder horas comparando precios en un sitio y otro. Con una herramienta de reservas como TravelPerk, basta con unos clics para organizar todo el viaje en el mismo lugar. Descubre hoteles, vuelos, coches de alquiler o trenes, con filtros para personalizar cada detalle al gusto de tu jefe.Una de las ventajas más grandes al reservar viajes corporativos con TravelPerk es que puedes acceder a tarifas de hotel muy competitivas sin necesidad de negociar nada. De hecho, en TravelPerk tienes más de 26.000 tarifas de hotel con descuento a tu disposición. Con semejante ahorro, no te será difícil impresionar al jefe.Tras planificar hasta el último detalle del viaje, toca lo más importante: asegurarte de que tu jefe lo tenga todo claro. Porque ya sabes que dirá que está escuchando… pero su mente estará en mil cosas a la vez.Si usas una plataforma de gestión de viajes como TravelPerk, toda la información estará en un solo lugar y tu jefe podrá descargarla fácilmente (solo tendrá que iniciar sesión una vez). Pero si no le van estas herramientas, asegúrate de que tenga todo a mano.Hacer capturas de pantalla puede ser una solución rápida para acceder a los datos sin conexión, pero puedes ir un paso más allá: prepara un itinerario claro y bien estructurado con toda la información clave. Así evitarás dudas de última hora y el viaje será mucho más fluido.Consejos para crear un itinerario claro:Organizar viajes para ejecutivos es adelantarse a lo inesperado. Desde un pronóstico de mal tiempo hasta una cancelación de última hora… Nunca se sabe. Y muchas veces, estas sorpresas requieren adaptación inmediata.Por eso, es fundamental tener un plan claro para gestionar cambios, sobre todo fuera de tu horario laboral. Aunque quieras estar disponible, será un mal trago para tu jefe intentar localizarte en plena madrugada.Aquí es donde un servicio de atención 24/7 lo cambia todo. Con TravelPerk, tu jefe siempre tendrá acceso a un equipo de soporte real, listo para ayudar por teléfono, email o chat, sin importar la hora ni el día.Para evitar cargos por cambios de última hora, lo mejor es optar por tarifas flexibles. Y aquí es donde FlexiPerk entra en escena. Puedes cancelar o modificar cualquier reserva hasta 2 horas antes de la salida y recuperar el 80% del importe, sin complicaciones.Tanto tú como tu jefe podéis gestionar estos cambios fácilmente desde la plataforma, ya sea en el ordenador o en el móvil, y ajustar los planes en cuestión de segundos.Lo mejor de todo: olvídate de perseguir reembolsos. Sea cual sea el motivo del cambio, el dinero vuelve a tu cuenta en forma de crédito, listo para usar en solo 14 días.Asegurar que los viajes de trabajo de tu jefe cumplan con las normativas ambientales y los objetivos de responsabilidad social corporativa (RSC) de la empresa puede ser un desafío.Si realizas un seguimiento regular del impacto ambiental de los viajes, podrás detectar oportunidades de mejora y poner en marcha prácticas más sostenibles. Pero lo cierto es que medir emisiones de CO₂ y supervisar iniciativas puede volverse una tarea abrumadora.Por eso, GreenPerk de TravelPerk simplifica todo el proceso y te da una visión clara del impacto medioambiental de los viajes gracias a sus informes detallados de emisiones generadas.Además, GreenPerk resalta opciones de viaje más ecológicas en el proceso de reserva para ayudaros a tomar decisiones más ecológicas. Y si quieres ir un paso más allá, puedes compensar las emisiones restantes a través de proyectos certificados por VERRA para la reducción de carbono. Hacer informes de gastos puede convertirse en una tarea interminable, porque si algo está claro es que gastar dinero cuesta menos que llevar las cuentas. Ayuda al jefe con una app de escaneo de recibos o gestión de gastos que le permita registrar todo en tiempo real, en lugar de rebuscar tickets perdidos a la vuelta.Ya hemos visto que nada supera la automatización. Por eso, TravelPerk se integra con varias aplicaciones de gestión de gastos como Yokoy, Pleo, Expensify y Payhawk para almacenar de forma segura los gastos de cada viaje.Además, con TravelPerk, tanto tú como el equipo financiero podréis consultar fácilmente los informes de gastos. Podéis buscar por empleado, destino o departamento para hacer un seguimiento en tiempo real y aseguraros de que el presupuesto anual sigue bajo control.Lo mejor de automatizar y delegar partes de la gestión de viajes es que te permite centrarte en esos pequeños detalles que tu jefe realmente apreciará. Esta atención extra a la experiencia de viaje es lo que desmarca a los mejores asistentes ejecutivos.Aquí tienes algunos detalles que puedes preparar con antelación:
1. Prioriza sus preferencias
2. Reserva las mejores opciones con una herramienta de gestión de viajes
Reserva a tarifas competitivas con TravelPerk
3. Comparte el plan de viaje
- Detalla cada día del viaje y describe sus actividades.
- Anota los números de confirmación de reservas de hoteles, coches de alquiler, restaurantes y otros servicios.
- Para los vuelos, incluye los teléfonos de la aerolínea, la dirección de la terminal, los números de confirmación, los datos del asiento y cualquier número de membresía para salas VIP u otros beneficios.
- Si el viaje incluye trayectos en tren, especifica las estaciones y plataformas.
- Si has reservado un servicio de coche privado, incluye los detalles y los teléfonos del conductor y de la empresa.
- Indica la dirección exacta del hotel y los datos de contacto de recepción (por si hay varios hoteles con el mismo nombre).
- No olvides anotar las horas de check-in y check-out (¡importantísimo!).
- Añade las reuniones agendadas, indicando los asistentes y los objetivos de cada una.
- Para un toque extra de profesionalidad, incluye fotos de LinkedIn de los asistentes a las reuniones, así tu jefe podrá saludarlos de forma más cercana y personalizada.
- Una vez listo el itinerario, guárdalo en PDF, imprímelo y envíaselo por email para que tenga tanto una copia digital como en papel.
4. Prepárate para los imprevistos
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5. No pierdas de vista los objetivos de sostenibilidad
6. Simplifica el control de los gastos de viaje
Ahora puedes ir un paso más allá
- Identificadores para el equipaje
- Tarjetas de visita
- Temas de conversación y datos de contacto del anfitrión local (cliente o responsable de la oficina)
- Consejos de etiqueta para hacer negocios en el país de destino
- Recomendaciones de restaurantes según preferencias (incluso puedes usar un servicio de conserjería como TravelPerk para asegurar las reservas)
- Ideas para aprovechar el tiempo libre (destaca qué opciones requieren entradas y resérvalas con antelación)
- Adaptadores de viaje y protectores de corriente
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Simplifica los viajes de negocios. Para siempre.
- Observa nuestra plataforma en acción. TravelPerk, la plataforma en la que confían miles de empresas, simplifica los viajes de negocios, para gestionarlos con mayor flexibilidad, pleno control del gasto mediante cómodos informes y opciones para compensar la huella de carbono.
- Encuentra cientos de recursos para todo lo relacionado con los viajes de negocios, desde consejos sobre cómo viajar de forma más sostenible hasta recomendaciones para crear una política de viajes corporativa y gestionar tus gastos. Nuestros libros electrónicos y las publicaciones del blog más recientes te ofrecen todo lo que necesitas.
- No te pierdas nunca ninguna actualización. Mantente en contacto con nosotros a través de nuestras redes sociales para enterarte de los lanzamientos de productos más recientes, de los próximos eventos y de los artículos recién publicados.
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