Gestionar los gastos de los viajes de negocios
Guía práctica sobre las dietas y los gastos de locomoción o desplazamiento
¿Qué son las dietas de viaje?
- Gastos de manutención
- Gastos de estancia
¿Qué son los gastos de locomoción o desplazamiento?
- Vehículo privado
- Gastos de kilometraje. Esta categoría incluye diferentes tipos de gastos derivados del uso del vehículo privado para este fin, como el combustible, el mantenimiento, el desgaste, los impuestos, el seguro, etc. El precio por kilómetro recorrido debe estar estipulado en el convenio colectivo de cada empresa o en el del sector en el que desarrolla su actividad.
- Gastos de peajes
- Aparcamientos
- Transporte público
- Billetes de tren, autobús, avión, barco
- Bonos de transporte público (metro, tranvía, etc.)
- Facturas de taxis
Qué dietas y gastos de locomoción o desplazamiento están exentos de IRPF
- Esté justificada la realidad del desplazamiento, el lugar y el motivo.
- No se sobrepasen los importes considerados normales por la normativa correspondiente del IRPF:
- En las comunidades autónomas de régimen común (todas, excepto País Vasco y Navarra), están estipulados en el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF).
- En las comunidades autónomas de régimen foral, estos límites los estipulan las Diputaciones Forales en sus correspondientes normativas.
Todo lo que exceda las cantidades indicadas se considerarán rendimientos íntegros del trabajo y deben formar parte de la base imponible en sus nóminas.Los límites para que las cantidades estén exentas de cotización a la Seguridad Social son los mismos que los del IRPF.
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Qué cantidades pueden deducirse a efectos de IVA y del Impuesto de Sociedades
- Impuesto de Sociedades
- Se deducen en el año en el que se producen.
- Están justificados mediante factura.
- Tienen relación directa con los ingresos de la empresa.
- IVA
- Se presenten las facturas originales completas del transporte utilizado en los viajes de negocios.
- El gasto esté vinculado a la actividad económica de la empresa de forma directa.
- El gasto esté justificado mediante facturas y esté registrado en la contabilidad de la empresa.
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