La guía de un gestor de eventos para planificar eventos corporativos
6 consejos para organizar un evento corporativo perfecto
- Concepto: asegúrate de tener claros los objetivos del evento para garantizar que tanto las partes interesadas como el equipo que planifica el evento tengan una idea clara de lo que está pasando.
- Coordinación: ten en cuenta cómo planificarás tu evento, incluida la logística, la estrategia, los planes y el presupuesto. Planificar eventos requiere planes precisos y esfuerzos coordinados, por lo que es mejor empezar pronto que tarde.
- Control: asigna funciones a los miembros de tu equipo para asegurarte de que todos los aspectos se quedan cubiertos. Establece una jerarquía para la aprobación: un programa de software de gestión de eventos puede acelerar este proceso y simplemente asignar responsabilidades.
- Culminación: no importa lo mucho que hayas trabajado antes del día del evento si no puedes ejecutar tus planes. Asegúrate de que todo esté listo para que el evento se celebre sin ningún problema cuando llegue su día.
- Cierre: mide el éxito de tu evento para mejorar la planificación de eventos futuros. Analiza aspectos como la participación de los asistentes, la satisfacción de los asistentes y los KPI del evento para medir el éxito del evento.
- Define los objetivos del evento
- Establece el presupuesto de tu evento
- Desarrolla un plan de marketing para eventos
- Encuentra patrocinadores
- Monitoriza la experiencia de los asistentes
- Interactúa con los asistentes después del evento
1. Define los objetivos del evento
- Investiga al público objetivo y descubre qué espera de los eventos.
- Decide si quieres formar, motivar o inspirar con tu contenido.
- Ten un objetivo claro para alinear tu evento con los objetivos de la organización desde el principio.
- Pon a cero las métricas que deseas medir para determinar el éxito del evento.
2. Establece el presupuesto de tu evento
- Haz una lista de todo lo que necesitarás a lo largo del ciclo de vida del evento para calcular los gastos del evento, incluidos los impuestos y los gastos generales.
- Investiga los gastos del presupuesto del evento para calcular unos costes que se ajusten a la realidad.
- Revisa los eventos anteriores para hacerte una idea de los costes.
3. Desarrolla un plan de marketing para eventos
- ¿Cuáles son las tendencias demográficas de tus asistentes?
- ¿Qué redes sociales utilizan?
- ¿Qué puntos de contacto digitales son necesarios para llegar hasta ellos?
- ¿El evento resuelve un problema específico?
- ¿Cuándo suelen conectarse tus asistentes?
4. Encuentra patrocinadores
- Haz una lista de patrocinadores objetivo capaces de proporcionar los recursos que necesitas.
- Alinea el interés del patrocinador con los objetivos del evento para despertar interés.
- Crea diferentes niveles de patrocinio para satisfacer las necesidades de patrocinadores de todos los tamaños.
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5. Monitoriza la experiencia de los asistentes
- Haz que la audiencia se muestre más participativa con mapas interactivos, cuestionarios, encuestas de opinión, sondeos y otras formas de ludificación.
- Utiliza las aplicaciones móviles para enviar notificaciones sobre posibles cambios en los eventos o descuentos de última hora.
- Permite que los asistentes personalicen los horarios y asistan a diferentes sesiones de «networking».
6. Interactúa con los asistentes después del evento
- Crea una encuesta posterior al evento: para medir la satisfacción de los asistentes y ofrecer un incentivo para aumentar la participación.
- Organiza un evento de «networking» de seguimiento: para crear una comunidad y facilitar las conversaciones entre los invitados que vuelven.
- Crea blogs de texto y vídeo: para reutilizar los contenidos valiosos de las conferencias. Es probable que hayas recopilado mucha información, tanto de los ponentes como de los asistentes.
- Envía un obsequio de agradecimiento: para dar las gracias por el tiempo dedicado y la participación de los asistentes. Esto también puede ser una forma estupenda de promover patrocinadores y cumplir con acuerdos.
- Organiza un concurso en redes sociales: para generar revuelo y obtener más contenido generado por los usuarios, haz que los asistentes compartan su experiencia.
- Ofrece descuentos y ofertas: para promocionar productos en los días posteriores a tu evento, cuando los asistentes están más comprometidos.
Organización de eventos corporativos: una lista de comprobación para tener éxito
- Establecer objetivos de eventos que se alineen con las metas de la organización.
- Elaborar un presupuesto para los eventos corporativos que tenga en cuenta todos los aspectos de tu evento al que ceñirte.
- Contratar los lugares con meses de antelación para asegurarte tu ubicación ideal.
- Hablar con los patrocinadores sobre cómo podéis trabajar conjuntamente en tus eventos corporativos.
- Pensar en los alimentos y las bebidas, el transporte y el alojamiento para los asistentes. Si esto requiere llegar a acuerdos con terceros, asegúrate de hacerlo por adelantado.
- Organizar un enfoque multicanal de los materiales de marketing de eventos.
- Utilizar una aplicación o un sitio web para comunicar los detalles del evento a los asistentes.
- Recopilar datos posteriores al evento a través de encuestas, de llamadas de seguimiento y de la actividad en las redes sociales.
- Gestiona las invitaciones: invita a los asistentes y haz seguimiento de sus respuestas y del estado de sus reservas.
- Mantén a todo el mundo informado: comparte los detalles del viaje, como los nombres de los asistentes, la logística, las agendas y todo lo necesario para que el evento se desarrolle sin problemas.
- Cada detalle importa: ten a los asistentes y a los participantes al día con información en tiempo real y cambios en el plan.
- Visibilidad y seguimiento: consulta los planes de viaje de los asistentes, incluidos los horarios de llegada y salida y los detalles del alojamiento.
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