Planificación de eventos corporativos: 19 pasos para alcanzar el éxito
Planificar eventos corporativos puede ser una tarea abrumadora, incluso cuando ya eres consciente de todo lo que conlleva. Mejor dicho, sobre todo, cuando sabes todo lo que conlleva.Los gestores y coordinadores de eventos, los office managers y el resto de personas encargadas de la planificación de eventos saben lo que hace falta para pasar de las ideas a la realidad, y no es nada fácil. Es necesario hacer una planificación anticipada, explorar lugares de celebración, organizar el catering y las actividades de entretenimiento, etc.Los eventos corporativos requieren una planificación y una organización precisas, y la mejor manera de cerciorarte de que no te olvidas de nada es crear una checklist para eventos corporativos. Independientemente de si se trata de coordinar un viaje de empleados, entretener a los principales accionistas o codearse con posibles clientes, lo que te hace falta es un plan.Hemos elaborado esta checklist gratuita para eventos corporativos para disipar todas tus dudas sobre la planificación y aportarte serenidad. Descarga la tuya y descubre cómo usarla para sacar todo el partido posible a tu próximo evento corporativo.• Establece los objetivos y los resultados deseados del evento
¿Qué quieres que los participantes se lleven del evento? ¿Cómo mides el éxito de tu evento corporativo? Piensa qué hará que tu evento se considere un éxito. Así podrás ponerte una meta.• Decide el tipo de evento
¿Estás organizando una reunión para impulsar el compromiso de los empleados? ¿Es un evento corporativo formal para conectar con las partes interesadas? ¿Se trata de un evento offsite para que los ejecutivos planifiquen el próximo ejercicio? Tienes que saber cuál es tu evento antes de dar los siguientes pasos.• Define el público objetivo
Al igual que el paso anterior, definir el público objetivo te ayuda a tomar decisiones más adelante. Decide quiénes serán los asistentes.• Busca un lugar de celebración
Cuando tengas una idea del cuándo, podrás empezar a planificar el dónde. Ten en cuenta el tipo de evento que vas a celebrar. ¿Necesitas un espacio grande? ¿O uno más pequeño bastará? ¿Una sola sala será suficiente?Echa un vistazo a lo que ofrece la ubicación elegida y selecciona un espacio que se adecúe a tu presupuesto y a tus necesidades.• Estudia las opciones de alojamiento
Omite este paso si tus asistentes no requieren pernoctar.No te centres en un espacio antes de saber si está cerca de otros elementos esenciales (como opciones de alojamiento y puntos de conexión). Una ubicación atractiva e ideal para la finalidad del evento no sirve de nada si los asistentes no pueden alojarse cerca.La solución de gestión de eventos de TravelPerk también puede ayudarte con este paso. Puedes buscar fácilmente opciones cerca de tu ubicación preferida que ofrezcan alojamientos de calidad con las instalaciones que necesitas, siempre dentro del presupuesto.• Comprueba las opciones de viaje
Del mismo modo que los asistentes necesitan un alojamiento para un evento de más de un día, también necesitan poder llegar al lugar de celebración. Puede que solo haya que organizar un viaje en coche, autobús o tren desde y hacia el lugar de celebración, pero también puede que implique un viaje internacional en avión. Tal vez incluso ambas posibilidades.Organizar viajes de negocios es una tarea colosal, sobre todo cuando intentas reunir a más de 20 personas de varios lugares en un mismo sitio y en el mismo momento.La solución de gestión de eventos de TravelPerk está diseñada para organizar viajes corporativos a pequeña y gran escala. Puedes consultar las opciones de viaje en la mayor oferta del mercado, reservar billetes para los asistentes y gestionar el viaje con facilidad. Una vez que hayas hecho la reserva, puedes consultar y modificar los planes de viaje de los asistentes desde una sola plataforma, así como asignar etiquetas personalizadas que te ayuden a controlar el presupuesto gastado.• Reserva y paga el lugar de celebración, el alojamiento y el viaje
Cuando tengas claro que puedes encontrar el alojamiento y el viaje al lugar elegido, es el momento de cerrarlo todo. Recomendamos reservar algo de tiempo para hacerlo todo a la vez y así asegurarte de que está todo en orden. Aunque sea improbable, quizá te encuentres que, de un día para otro, algunas opciones ya no están disponibles.Hacer las reservas con la solución de gestión de eventos de TravelPerk te permite gestionarlo todo desde una sola plataforma. No tendrás que ir cambiando de pestaña a pestaña para la ubicación, el alojamiento y el viaje. Lo tendrás todo en un mismo lugar, junto con los datos necesarios de los asistentes.• Entrega las invitaciones a los asistentes
Recuerda, los asistentes son el público objetivo. Tienen que saber cuándo deben asistir, qué pueden esperar y cómo obtener más información.En el caso de algunos asistentes, el evento forma parte de sus obligaciones laborales, es decir, es obligatorio para ellos. Para otros (por ejemplo, partes interesadas externas), la asistencia es opcional. Puedes invitar a los asistentes al evento con la solución de gestión de eventos de TravelPerk. Luego pueden responderte para informarte si tienen previsto asistir seleccionando «sí» o «no» (similar a una invitación de calendario habitual). Además, si es necesario, la solución de TravelPerk te permite «recordar» a los invitados que deben responder.• Contacta con patrocinadores para estudiar posibles colaboraciones
Contar con patrocinadores en tu evento corporativo puede incrementar el presupuesto disponible y ofrecer interesantes oportunidades. Contacta con tu red para descubrir si a alguien le interesa colaborar en el evento.• Busca y reserva actividades de entretenimiento
El entretenimiento engloba una gran variedad de actividades. Pueden ser actividades de día (ponentes para el evento o actividades centradas en el evento) o actividades nocturnas (un espectáculo o una cena).Sea cual sea el tipo de evento y tus necesidades, te recomendamos que pienses en las opciones de entretenimiento con suficiente antelación. Así no tendrás que devanarte los sesos para encontrar actividades decentes y tendrás tiempo para reservar el viaje en caso necesario si el servicio elegido debe desplazarse desde otra ubicación.• Crea un equipo y asígnale tareas (si procede)
Es mejor asegurarse de que está todo listo cuando llegue la fecha del evento. Es indispensable contar con un equipo que te ayude a garantizar que todo salga bien. Para ello no hay por qué recurrir a especialistas en eventos o responsables subcontratados. Lo único que necesitas es un grupo fiable de personas en las que confiar para que te ayuden durante la jornada.• Realiza las comprobaciones finales
Este paso se lleva a cabo el día del evento (o el día de antes). Conviene asegurarse de que todo está en orden para el gran día y corregir cualquier problema que pueda surgir.También es una buena idea realizar pruebas técnicas y audiovisuales para asegurarte de que todo el equipo funciona correctamente. Los problemas técnicos pueden causar graves inconvenientes en cualquier tipo de evento, por lo que este aspecto es muy importante.• Recaba datos después del evento
En primer lugar, enhorabuena. A estas alturas ya habrás celebrado el evento. Esperamos que todo haya ido bien y que estés feliz con el resultado.Al fin puedes respirar un poco, aunque no has terminado del todo. Es el momento de averiguar qué piensan los asistentes del evento. Contacta con ellos mediante encuestas, llamadas de seguimiento y actividades en redes sociales con el fin de recopilar sus opiniones y poder implementar mejoras en futuros eventos. Aquí tienes algunas preguntas de ejemplo que puedes plantear a los asistentes:- ¿Qué nota le pondrías a la ubicación del evento del 1 al 10? ¿Por qué?
- ¿Qué nota le pondrías al catering del evento del 1 al 10? ¿Por qué?
- ¿Qué nota le pondrías a las actividades de entretenimiento que hubo durante el evento del 1 al 10? ¿Por qué?
- ¿Qué cambiarías del evento?
- ¿Qué te sorprendió del evento (para bien o para mal)?
- ¿Cuál fue tu parte favorita del evento?
Las preguntas exactas variarán en función del evento y de sus objetivos, pero así puedes hacerte una idea. Esta exhaustiva checklist te ayudará a planificar eventos corporativos de todo tipo, ya sea con 5 asistentes o 50. Aquí tienes nuestra checklist para la planificación de eventos corporativos; descarga la tuya para comenzar con buen pie la planificación de tu próximo evento.Planificación de eventos corporativos con TravelPerk
No obstante, lo principal en cualquier checklist de eventos corporativos es que cuentes con una herramienta eficaz para la planificación de eventos corporativos. Esto facilita mucho cada paso del proceso de planificación.La solución de gestión de eventos de TravelPerk puede ayudarte a llevar los eventos corporativos a otra dimensión. Con ella, conseguirás que todos los asistentes y empleados disfruten del evento de forma segura, rápida y sin complicaciones.Con la solución para eventos de TravelPerk, puedes gestionar todo lo que necesitas desde una sola plataforma:- Gestión de invitaciones: manda las invitaciones a los asistentes y haz un seguimiento de sus respuestas y del estado de las reservas.
- Todo el mundo informado: comparte detalles como los nombres de los asistentes, la logística, la agenda y todo lo necesario para que el evento se celebre sin problemas.
- Cada detalle importa: mantén a los asistentes y participantes al tanto informándoles de cualquier cambio en la planificación y con información en tiempo real.
- Visibilidad y seguimiento: consulta los planes de viaje de los asistentes, como las horas de llegada y salida, los datos del alojamiento, etc.
Deja de dar vueltas innecesarias y siente la tranquilidad de saber que tus eventos están bajo control.Ponte en contacto con el equipo de TravelPerk para descubrir cómo puedes empezar a perfeccionar el proceso de planificación de eventos corporativos y mucho más.?)
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