¿Qué es un Office Manager y cuáles son sus funciones?
Está claro que la función de office manager está cambiando. Aunque ya había empezado a hacerlo antes de la pandemia del coronavirus, ahora, con la vuelta a la oficina física y virtual, está experimentando nuevos cambios.Los office managers ya no se encargan de comprobar que todo el mundo lave los platos después de comer, comprar el material de oficina o arreglar la impresora. Ahora son fundamentales para garantizar la felicidad, la seguridad y la fidelización de los trabajadores, entre otras cosas.En este artículo se describen las cualidades, habilidades y herramientas que todo buen office manager debe dominar para cumplir su función a la perfección, tanto este año como en el futuro.¿Qué es un office manager?
Estos profesionales, a quienes a menudo también se les llama administradores de oficina, coordinadores de oficina o gestores de operaciones de oficina, suelen ser el primer contacto para cualquier persona interna o externa a la empresa. Sus responsabilidades son muy variadas: crear un ambiente laboral adecuado, ayudar a un nuevo empleado a incorporarse, ejercer como asistente de dirección, entre otras.Por eso, la carga de trabajo de los office managers aumenta con rapidez. Además de hacer que la oficina sea un espacio funcional y dinámico, también tienen que gestionar los movimientos del personal, los viajes, las expectativas... La lista es interminable. Se espera mucho de un office manager y, de hecho, cada empleado tiene una idea diferente sobre cuáles son las funciones de este puesto.Ser office manager es muy satisfactorio, y no solo por cumplir con las expectativas de las personas, sino por superarlas. Puedes convertirte en una pieza fundamental e incluso llegar a ser responsable del éxito de una empresa y de sus empleados.Funciones del office manager
Las responsabilidades de un office manager dentro de la empresa dependerán de muchos factores, como el sector, el tamaño y la propia cultura de la organización. Por eso mismo, en esta lista nos centraremos en las responsabilidades más comunes que asume un office manager en una oficina corporativa.Las actividades típicas relacionadas con la gestión de oficinas se pueden dividir en:- Cuidado del espacio físico de la oficina
- Gestión de empleados
- Planificación de eventos
- Viajes de los empleados
- Personal de las instalaciones
- Comunicación interna
- Seguridad
Cuidado del espacio físico de la oficina
Suele ser la responsabilidad principal en un puesto relacionado con la gestión de oficinas tradicional. Alcanzar el equilibrio entre la forma y la función es fundamental, pues es necesario ofrecer una atmósfera positiva para conseguir el mayor rendimiento posible.Ejemplos de tareas que realizan:- Garantizar que la estética del espacio físico de la oficina sea acorde tanto a la marca como a las personas que allí trabajan.
- Establecer la cultura, las normas y la organización del trabajo presencial.
- Crear un espacio de trabajo adecuado para los empleados con el fin de mejorar su productividad y su estado de ánimo.
- Reemplazar los equipos rotos, desgastados u obsoletos.
- Gestionar los espacios de reuniones que usan los diferentes equipos.
Gestionar el personal de las instalaciones
Muchas veces, los empleados de una empresa no son los únicos que trabajan las oficinas. Los contratistas externos y los empleados de las instalaciones alquiladas también están a menudo en la oficina, y es el office manager quien suele ocuparse de ellos.Ejemplos de tareas que realizan:- Trabajar con personas que prestan sus servicios en las oficinas físicas, pero que no son empleados de la empresa, como, por ejemplo, los empleados de mantenimiento, los guardias de seguridad o los repartidores.
- Comunicarse con el arrendador o el propietario del inmueble.
- Establecer relaciones con los proveedores externos.
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