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    • Guía completa sobre gestión de oficinas en 2024

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    Guía completa sobre gestión de oficinas en 2024
    12 consejos para gerentes

    12 consejos para ser un gran gerente

    Los gerentes ya no están para asegurarse de que todo el mundo lava los platos después de almorzar, comprar suministros de oficina o reparar la impresora rota. Ahora son esenciales para hacer felices a los empleados, garantizar su seguridad y retenerlos, y para mucho más.
    Este artículo explorará las cualidades, habilidades y herramientas que todo gran gerente necesita para ejercer su rol a la perfección este año y en el futuro.

    Cómo ser un buen gerente

    Estos profesionales, a menudo denominados administradores de oficina, coordinadores de oficina o directores de operaciones de oficina, suelen ser el primer punto de contacto para cualquier persona dentro o fuera de una empresa. Sus responsabilidades varían drásticamente y van desde crear un buen entorno de trabajo hasta ayudar a incorporar a un nuevo empleado y actuar como asistentes ejecutivos.
    Por ello, la carga de trabajo de un gerente se acumula rápidamente. Además de asegurarse de que el espacio de la oficina sea funcional y dinámico, también necesitan gestionar los movimientos del personal, los viajes y las expectativas, y suma y sigue. Hay un montón de expectativas sobre la función de un gerente y muchos empleados tienen diferentes ideas de lo que un gerente realmente debe hacer.
    Ser gerente es altamente gratificante, no solo al cumplir con las expectativas que los demás tienen de uno, sino también al superarlas. Puedes hacerte responsable y convertirte en un contribuyente clave para el éxito de una empresa y sus empleados.

    Cómo establecer expectativas claras a la hora de ser un buen gerente

    1. Sé la persona más organizada de la empresa

    Las habilidades organizativas y de gestión del tiempo aparecen las primeras en la lista y con razón. Ya no basta con crear un nuevo sistema de archivos. Un gerente necesita conocer el horario de todo el mundo, además del suyo propio. El rol requiere hacer malabares con los compañeros de trabajo, los proveedores terceros, los planes de negocios a largo plazo y las operaciones diarias. Sin habilidades organizativas, el trabajo se acumulará rápidamente.

    2. Comunica de maravilla

    Necesitas habilidades de comunicación sólidas para prosperar como gerente. Ayudan a evitar errores, resolver conflictos y dar instrucciones claras. El cargo de gerente es uno de los pocos dentro de una empresa que se comunica con absolutamente todo el mundo, desde los nuevos empleados hasta la alta dirección. Asegúrate de comunicar de maravilla y desempeñarás tu función con mucha más facilidad.

    3. Innova a la hora de resolver de problemas

    El conocimiento de la empresa que los gerentes acumulan a lo largo de los años no se puede equiparar. Ayudan a las empresas en sus momentos más complicados y ello se debe a unas excelentes cualidades para resolver problemas. Cuanto más tiempo estés en el cargo, más verás que todos tus superiores recurren a ti para pedirte consejo sobre situaciones complicadas para los empleados.
    Sin embargo, la resolución de problemas va mucho más allá. Los gerentes a menudo tendrán la responsabilidad de hacer que algo suceda con poco o ningún presupuesto. El rol requiere innovar con los recursos que se tienen y hacer que las cosas salgan adelante independientemente de los problemas a los que te puedas enfrentar.

    4. Empatiza

    Los gerentes deben ser capaces de comprender a todos los miembros del equipo y de empatizar con ellos. Como parte central del equipo con una buena visión general de las situaciones laborales de todo el mundo, los gerentes suelen ser la voz de una gran mayoría de empleados. Tendrás que ser capaz de liderar con empatía y carisma para asegurarte de que se escuche y comprenda a todo el mundo.
    A menudo, los gerentes participarán en comités de bienestar o de iniciativas positivas. Tendrán que ser capaces de tomar las riendas de proyectos empáticos, aplicando una visión empresarial bondadosa y gestionando las expectativas además de la realidad.

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    5. Desarrolla tus habilidades de negociación

    El cargo de gerente requiere negociar bastante. Te encargarás del presupuesto para mantener la oficina funcionando día a día, así como de grandes presupuestos para organizar eventos de empresa, conferencias y mucho más en tu rutina diaria. Depende del gerente sacarle el máximo partido a un presupuesto y maximizar lo que la empresa puede obtener con su dinero.
    Las habilidades de negociación también adoptarán la forma de operaciones de mantenimiento de la paz. Una empresa diversa también implica personalidades diversas, así que es normal que haya choques de ideas de vez den cuando. Resolver estas confrontaciones y encontrar una solución pacífica que le vaya bien a todo el mundo suele ser responsabilidad de Recursos Humanos y del gerente.

    6. No dejes de trabajar en tus conocimientos empresariales

    Tanto si son habilidades presupuestarias o de planificación financiera como estrategias de contratación o teoría de gestión, estas habilidades te permitirán avanzar rápidamente. Los gerentes modernos pueden tener mucho contacto con la alta dirección, por lo que contar con algunos conocimientos financieros o empresariales de los que poder echar mano te ayudará a implementar tus ideas y a mejorar tu eficiencia general.

    7. Tener conocimiento legal ayuda mucho

    Los gerentes a menudo deben tratar con los proveedores externos o gestionar los contratos de la oficina exclusivamente por su cuenta. Para ser capaces de lidiar con estos contratos, es útil tener algún conocimiento legal. Así tendrás más herramientas para entender la letra pequeña y saber cuándo o cómo puede terminar el contrato y cómo la empresa puede maximizar los resultados con su gasto.

    8. Comprende la inteligencia emocional

    Tener grandes habilidades interpersonales es fundamental para poder gestionar y para que te gestionen dentro de un equipo. Aprovecharlas al máximo ayuda a incrementar las habilidades de tu personal y garantiza que tu equipo o tus equipos tengan la mejor oportunidad posible para tener éxito. También ayuda tener una actitud positiva que haga que las personas se sientan cómodas al hablar contigo de cualquier cosa.
    Se ha descubierto que las empresas que aprovechan la inteligencia emocional tienden a fidelizar mejor a los clientes y a tener mayores tasas de compromiso de los empleados, lo que conduce a un mayor éxito para la empresa. Al embarcarte en un curso de inteligencia emocional, tendrás más herramientas para conectar con los empleados y aprovechar las emociones para aumentar la productividad.

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    9. Haz magia con el Excel

    Los gerentes deben responsabilizarse de la entrada y el almacenamiento de los datos, del apoyo administrativo y de gestión, de la contabilidad, de la presupuestación, del análisis de datos, de la investigación, de la presentación de informes y de las previsiones. La lista es bien larga y no acaba aquí.
    Excel será el mejor amigo de cualquier gerente, pero hay que ser capaz de aprovechar todo su potencial. No sirve de nada contar con un conocimiento básico de Excel. Aprende a dar formato a la herramienta y a aprovecharla al máximo y, de paso, haz que el cargo sea más fácil (así como la jornada laboral). Hacer magia con el Excel debe formar parte de tu conjunto de habilidades sin ninguna duda.

    10. Aprende a usar software contable

    Los gerentes suelen tener un presupuesto que cuidar y se les puede encomendar la tarea de ayudar a otros departamentos a controlar sus números también. Este cargo también puede requerir establecer procesos en toda la empresa para garantizar que los departamentos realicen el seguimiento de sus presupuestos de alguna forma que todo el mundo entienda.
    La buena noticia es que hay un montón de programas de software contable disponible. El gerente será quien deba encontrar e incorporar el software que mejor se adapte a la empresa.

    11. Usa software de gestión de proyectos

    Lo mismo puede decirse del software de gestión de proyectos. Ya sean jornadas de «team building», reuniones con charlas o nuevas integraciones de software, siempre habrá proyectos que gestionar al administrar una empresa. Estos proyectos a menudo recaen en los gerentes.
    Domina un software de gestión de proyectos que puedas introducir al ejercer tu cargo. Lleva un registro de las tareas y las personas, y asegúrate de que cualquier proyecto asignado se complete de la manera más eficiente posible.

    12. Conviértete en un gurú de la gestión de viajes

    Ahora, llamar a una agencia de viajes corporativa es un poco de la vieja escuela, y resulta caro para la empresa. Por otro parte, el uso de Skyscanner o Kayak no brinda a los empleados el apoyo que necesitan en el viaje. Fórmate en el uso de software de gestión de viajes e impresiona a la alta dirección con tu control presupuestario y tu manejo del tiempo. La mayoría de los programas de software de viajes te permiten digitalizar tu política de viajes para automatizar las normas de tu empresa sobre el gasto y los viajes.
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