Cómo garantizar el cumplimiento de la política de viajes
Llevar el control de los gastos es fundamental, y una política de viaje te ayuda a conseguirlo. Sin embargo, garantizar que tu equipo la cumpla puede ser un auténtico reto para el departamento financiero.¿Los empleados se saltan la política para alojarse en hoteles de mayor categoría? ¿Prefieren reservar en las páginas de viajes de siempre porque los vuelos son más baratos que en la agencia de la empresa? O, peor: ¿no saben que existe una política de viajes?Lo cierto es que el cumplimiento se complica con tantos factores en juego: desde la falta de claridad en las políticas hasta las herramientas y los procesos utilizados para aplicarlas. Por suerte, estos cinco pasos te ayudarán a favorecer su cumplimiento y que la experiencia sea mucho más fluida para los viajeros.1. Revisa y actualiza la política de viajes cuando sea necesario
Si la política de viajes está desactualizada, será más díficil cumplirla. Ahora bien, ¿cómo saber si el problema radica en la política?Señales de que ha llegado el momento de actualizarla:- Crecimiento o cambios estructurales significativos en la empresa
- Cambios estratégicos (p. ej., la expansión internacional puede requerir normas adaptadas a cada país)
- Feedback negativo del equipo por falta de claridad o restricciones poco razonables
- Dificultades para alcanzar un cumplimiento superior al 90%
- Problemas en el control de gastos o los procesos de gestión
- Adopción de nuevas herramientas (como software para gestionar gastos o viajes)
- Presupuestos no adaptados a las tarifas actuales de rutas aéreas y alojamiento
- Número elevado de reservas fuera de la plataforma corporativa
Para mantener una política de viajes al día, la clave está en el equilibrio. Hay que revisarla de cada cierto tiempo para adaptarla a la evolución de la empresa, pero sin sobrecargar a las partes implicadas ni complicarla con cambios constantes. Lo ideal sería programar revisiones cada trimestre o dos veces al año.2. Facilita la autorreserva con una plataforma de viajes corporativos
Si aún no lo tienes, elige un software de autorreserva. Así, podrás integrar la política en el propio proceso de reserva y los viajeros podrán elegir su itinerario dentro del presupuesto y los límites establecidos.Sin autorreserva, los empleados acabarán buscando alternativas a la herramienta elegida por la empresa o ignorando los procedimientos internos. Por ejemplo, si optas por una agencia de viajes corporativos que exige gestionar las reservas por teléfono, muchos evitarán este proceso.Hoy en día, casi todo el mundo gestiona sus propios viajes personales. Imagina lo frustrante que puede ser coordinarlo todo con un agente. Con una plataforma de autorreserva, evitas que los empleados reserven en una web de viajes generalista, que es cuando se le complica el control de gastos y facturas al equipo financiero.3. Averigua por qué tu equipo reserva sin seguir la política
Fíjate bien cuándo y por qué los empleados hacen reservas fuera de política. Seguramente, la respuesta esté en tu plataforma de gestión de viajes.Así, sabrás si el equipo ignora la política a propósito o si, por el contrario, tienes que revisarla porque existe algún problema.Supongamos que solo el 70% de los viajes cumplen con la política de la empresa, pero la mayoría son viajes de última hora para atender a los clientes. En ese caso, el motivo estaría justificado. Otro problema común sería el de los precios desactualizados: si ciertas rutas aéreas han subido de precio, es probable que aumenten las reservas fuera de política.Estas situaciones indican que el cumplimiento de la política mejoraría al revisarla y adaptarla mejor a la realidad del mercado y las necesidades de tu empresa.Casi un 100% de sus viajes cumplen la política. ¿Cómo lo han logrado?
Así es como FieldIn consigue estos resultados con TravelPerk4. Elige un software de gestión de viajes fácil de usar
Si tu empresa utiliza una plataforma de gestión de viajes, asegúrate de que la experiencia de usuario esté a la altura. Cuando la herramienta no es práctica ni fácil de usar, es más probable que los viajeros hagan reservas fuera de política. Pídeles feedback para saber si debes cambiar tu sistema de reservas.Para simplificar la gestión administrativa y los procesos financieros, no hay nada como tener una herramienta de reservas eficaz con todas las funciones que necesita tu equipo. Con ella, puedes consultar datos de cumplimiento y gastos de viaje, así como descubrir tendencias y problemas que requieran atención.Estas son las características imprescindibles de una herramienta de reservas:- Experiencia intuitiva: Reservar un viaje de trabajo debería ser tan sencillo como reservar tus vacaciones. Lo ideal es que la herramienta sea tan fácil de usar como cualquier portal de reservas generalista y, a la vez, ofrezca todas las funciones de gestión que tu empresa necesita.
- Amplia oferta de viajes: ¿Quieres que todas las reservas se hagan en la herramienta y simplificar así la gestión de facturas, el seguimiento de gastos y otras tareas? Entonces, debería ofrecer los mismos vuelos y hoteles que otras plataformas online para que los viajeros no los busquen en otro lugar.
- Soporte 24/7 multicanal: Cuida de tus empleados en cualquier momento con una herramienta que ofrezca atención 24 horas, todos los días de la semana, a través de varios canales, como chat, e-mail o teléfono.
- Sin reembolsos a los empleados: Los viajeros no deberían asumir gastos de viaje de su bolsillo. Elige una herramienta que centralice todos los gastos en una única factura, para que el equipo administrativo gestione los pagos directamente y evitar trámites de reembolso.
- Políticas de viaje integradas: La herramienta debería permitir la personalización de políticas de viaje según el destino, el trayecto elegido o el departamento que viaja, así como flujos de aprobación automáticos.
5. Crea políticas de viaje en tu herramienta de reservas
Para favorecer el cumplimiento, lo mejor es crear una política automatizada para el momento de la reserva que autorice o restrinja viajes según las reglas establecidas.?)
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