Guía sobre políticas de viajes
Cómo cumplir con la política de viajes
El cumplimiento de las políticas de viajes es un asunto complicado. ¿Están tus empleados ignorando descaradamente la política de la empresa para disfrutar de mejores habitaciones de hotel? ¿O reservan en sitios comerciales en lugar de con tu agencia de viajes con la intención de volar con compañías low cost y ahorrarte así algo de dinero?La falta de cumplimiento de la política puede deberse a muchos y diversos factores:
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- Tu documento de política en sí
- Tu herramienta, proceso o proveedor de reservas aprobado
- La cultura de tu empresa
- Personas y departamentos concretos
¿Cuándo revisar tu política?
- Cambio significativo en el tamaño de la empresa.
- Cambio significativo en la estructura de la empresa.
- Confusión entre los empleados.
- Dificultad para lograr un 90 % o más de cumplimiento de la política.
- Problemas en el seguimiento financiero o en los procesos de gestión.
- Presupuestos obsoletos para rutas y alojamientos.
- Un gran número de empleados reserva con otros medios distintos a la herramienta aprobada por la empresa.
Control del incumplimiento
- Altos directivos que optan por un alojamiento de mayor calidad.
- Gestores que reservan con poco tiempo debido a necesidades urgentes de los clientes.
- El departamento de ventas necesita facturar equipaje adicional para asistir a eventos.
Permite reservas directas para mejorar el cumplimiento
Elige un software de viaje intuitivo (asistencia, EU, ofertas de viaje)
- Una experiencia de usuario fluida: con tu herramienta, reservar viajes de trabajo debería ser tan fácil como reservar unas vacaciones, pero con toda una serie de funciones inteligentes necesarias para la empresa.
- Un gran catálogo de viajes: para que los viajeros sigan reservando en un solo lugar (para facilitar la facturación, el seguimiento, etc.), procura elegir una herramienta que tenga todos los vuelos y hoteles que se pueden encontrar online. De esta forma, nadie se irá a otro sitio a buscar lo que no encuentra en ella.
- Asistencia multicanal 24/7: los sitios de viajes comerciales no suelen ofrecer servicio de asistencia, o es muy deficiente. Cuida de tus viajeros dondequiera que estén y en cualquier momento eligiendo una herramienta que incluya asistencia 24/7 en múltiples canales, incluidos chat en vivo, correo electrónico y teléfono.
- Asistencia proactiva en viaje: busca una herramienta cuyo servicio de asistencia no esté allí solo cuando llamas tú, sino que se pongan en contacto contigo cuando haya algún problema, como en caso de cancelación de viaje.
- Sin redirecciones: tu herramienta nunca debería redirigir a otro sitio web durante el proceso de reserva de un viaje.
- Sin reembolsos: los empleados nunca deberían tener que pagar los viajes de su bolsillo. Escoge una herramienta que consolide los viajes en una sola factura para que sean los administradores quienes paguen directamente, no los viajeros.
- Políticas integradas: tu herramienta de viajes debe permitirte preestablecer políticas de viaje, personalizarlas por ciudad, ruta y departamento y también configurar procedimientos de aprobación.
Incluye políticas en tu app
- Equipos o departamentos que viajan con frecuencia. Puede que los viajeros frecuentes deban tener la opción de acceder a una clase de pasaje diferente o un presupuesto algo mayor para hoteles.
- Equipos o departamentos que viajan con poca antelación. En el caso de empleados o equipos que a menudo tienen que reservar con menos margen del deseable, posiblemente te convendrá crear una política aparte para ellos en tu herramienta. Así cuando hagan una reserva con solo 4 días de antelación, no se registrará como incumplimiento.
- Ciudades más caras. Hay ciertas ciudades en las que es casi imposible conseguir un hotel decente por 125 euros la noche, o incluso por 175. Establecer límites en función de la ciudad contribuirá a que tu política sea más realista y, por lo tanto, también más costosa en ocasiones.
- Rutas más caras. Del mismo modo, algunas rutas siempre cuestan más, incluso comparándolas con rutas de longitud similar. En este caso, puedes subir el tipo máximo solo para estas rutas específicas y dejar el máximo general donde está.
- Individuos con presupuestos especiales. ¿Quieres que tus altos ejecutivos vuelen en business class o que los empleados que midan más de metro ochenta puedan optar por espacio extra para poder estirar las piernas? Configura todos estos elementos por persona o grupo de viajeros dentro de tu herramienta de reserva de viajes corporativos.
En nuestro próximo artículo, veremos con más detalle cómo automatizar las políticas y los procedimientos de aprobación.
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