Guía sobre políticas de viajes
Cómo automatizar tus políticas de viaje acaba con las gestiones más tediosas
Así ayudó la automatización de políticas a tres gestores de viajes
«[Gestionar aprobaciones] es muy sencillo, menos de dos minutos cada vez. ¿Y poder hacerlo desde el móvil? Aún mejor. ¡Me encanta!».
Vicki Framsted- Directora financiera de Fieldin
Genial, ¿y cómo se automatiza una política de viajes?
1. Define las directrices de tu política de viajes
- Dónde reservar los viajes (normalmente, una plataforma de reservas corporativa)
- Clases de vuelo permitidas
- Límites de gasto en vuelos para rutas específicas
- Presupuesto para hoteles en cada ciudad
- Tipos de coches de alquiler permitidos
- Procedimiento de gestión de gastos
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2. Elige una herramienta que los viajeros quieran usar
- Opiniones positivas de viajeros, no solo de gestores y equipos financieros.
- Amplia oferta de viajes, con inventario disponible en otras plataformas online y opciones low cost.
- Atención al cliente 24/7 de alta calidad.
- Interfaz intuitiva para ordenador y móvil que facilite la reserva y gestión de itinerarios de viaje (mejor huye del software anticuado).
«Los empleados reservan y organizan alrededor del 95% de los viajes de la empresa. Gracias a TravelPerk, todas esas reservas cumplen con la política de viajes de la empresa».
Stefan Thurnheer- director de adquisiciones en TX Group
3. Configura directrices para vuelos, hoteles y transporte
- Vuelos:
- Límites de gasto generales.
- Límites específicos por ruta.
- Clases de cabina permitidas (económica, business, primera clase, etc.) y en qué casos se permiten.
- Requisitos de reserva anticipada (p. ej., al menos 15 días antes del vuelo).
- Hoteles:
- Límites de gasto generales.
- Límites de gasto específicos por destino (consulta las tarifas diarias por ciudad o país).
- Categorías permitidas (p. ej., ¿se pueden reservar hoteles de cinco estrellas?).
- Requisitos de reserva anticipada.
- Trenes y coches:
- Límites de gasto generales.
- Recomendaciones sobre tarifas diarias.
- Límite de gastos por ruta (si es viable para viajar en tren).
- Fechas de reserva anticipada.
4. Define grupos de viajeros y presupuestos dinámicos si es necesario
5. Configura el proceso de aprobación
«Ahora, el responsable de cada departamento aprueba las reservas de su equipo. Las aprobaciones solo son necesarias para viajes de última hora, fuera de presupuesto o fuera de la política. Por lo demás, pueden seguir adelante y reservar el viaje para ahorrar costes, y solo hay que notificarlo a su director o responsable directo».
Ryan Sumblin- Director financiero de GMG EnviroSafe
«Los viajeros pueden reservar sus propios viajes y hacerlo todo de forma autónoma. Antes, siempre había que completar una solicitud de viaje antes de poder utilizar la plataforma para hacer la reserva propiamente dicha. TravelPerk nos ahorra mucho tiempo, porque ahora todo se hace en un solo paso. Es una gran ventaja para los que reservan y para los viajeros. Además, las aprobaciones son muy fáciles y rápidas».
Lydia de Kousemaeker- Responsable de Compras Estratégicas y gestora de viajes en Fujifilm Europe B.V.
6. Integra tu plataforma de viajes con otras herramientas
- Herramientas de gestión de gastos como Yokoy, Pleo, Ramp y Payhawk
- Sistemas de gestión de gastos como Concur y Expensify
- Plataformas de RR. HH. como Workday y BambooHR
- Sistemas ERP como SAP y Oracle
«TravelPerk se alimenta de los datos de BambooHR, y me encanta que funcione de manera automática sin tener que preocuparme por ello. Hay una sincronización automática una vez al día, por lo que todos los datos de mis empleados están actualizados. Esto reduce el trabajo manual de mi equipo y el mío, ahorrando tiempo y dinero».
Andrea Herrera- Global Workplace Operations Manager en Beekeeper
7. Implementa tu política de viajes automatizada
«Antes de usar TravelPerk, el equipo de recepción dedicaba casi un 70% del tiempo a gestionar viajes. Ahora, todo el mundo puede reservar lo que quiere o lo que más le convenga. Así, es mucho más fácil y eficiente».
Tereza Duroňová- Workplace Manager en Creative Dock
8. Revisa tus datos y ajusta la política de viajes cada cierto tiempo
«La herramienta de informes de TravelPerk tiene un valor incalculable para mí: me permite acceder a datos esenciales sobre viajes, elaborar presupuestos de seguros y establecer políticas de empresa para todas las ubicaciones. Apoya la previsión de costes para el próximo año, ayuda a identificar eficiencias de costes de eventos pasados y proporciona la información necesaria para ayudar a otros equipos a planificar sus viajes de negocios».
Andrea Herrera- Global Workplace Operations Manager en Beekeeper
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¿Y ahora cuál es el próximo paso?
- Como el equipo de Andrea, podrías ganar un 30-40% más de tiempo y dedicar tan solo una hora y media a la semana a gestionar reservas.
- O, como Vicki, acortar el proceso de aprobación a unos minutos en lugar de perder horas respondiendo un sinfín de correos.
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