Guía sobre políticas de viajes
Política de viajes automatizada
En otros capítulos de esta guía, hemos hablado de las aprobaciones de viajes y de lo mucho que puedes facilitar las cosas a todo el mundo si las automatizas.Vamos a ver con más detalle cómo funcionan las aprobaciones y a descubrir las ventajas de automatizar el proceso.En primer lugar, piensa si tus compañeros son conscientes de cómo funciona la política de viajes y el proceso de reserva en tu empresa.Si tu política de viajes está enterrada entre otros documentos de la intranet o colgada en uno de esos tablones de anuncios que nadie mira, lo normal es que nadie la lea.Las políticas de viaje van muy bien para explicar las recomendaciones de seguridad en los viajes y el protocolo de reembolso, pero no sirven a la hora de hacer reservas.En este artículo vamos a hablar de lo siguiente:
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- Ventajas de la automatización
- Aspectos que puedes automatizar
- Qué normas hay que incluir
- Aprobaciones automáticas
Ventajas de la automatización
- Reduce las confusiones.
- Es inmediata (está siempre a mano cuando se necesita).
- Mejora sustancialmente el cumplimiento de la política de viajes.
¿Cuáles son los inconvenientes de una política de viajes que solo figura en un documento escrito?
Aspectos que puedes automatizar
- Dónde reservar viajes
- Qué clases de vuelo están permitidas
- Cuánto se puede gastar en los vuelos de las distintas rutas
- Cuánto se puede gastar en un hotel en función de la ciudad
- Qué coches de alquiler están permitidos
- Cómo procesar los gastos
¿Se pueden controlar las reservas de los empleados con una política de viajes automatizada?
Qué normas hay que incluir
Automatizar la aprobación
- Las ristras de correos electrónicos y las llamadas interminables entre el viajero y quien hace la reserva.
- La obligación de tener que supervisar los detalles más nimios de la reserva, ya que las normas ya están configuradas.
- La pérdida de ofertas interesantes porque la aprobación no llega a tiempo.
Cómo aumentar las posibilidades de éxito
- Reseñas de los viajeros (no solo de los gestores de viaje y del personal de contabilidad).
- El máximo posible de opciones: todas las que pueda haber en Internet y todas las de empresas de bajo coste que los empleados suelen reservar para ahorrar dinero.
- Un buen servicio de asistencia en viaje con el que se pueda contar a cualquier hora del día o de la noche. Los viajeros no querrán renunciar a eso.
Estrictas, moderadas o laxas
- Estricta: los empleados deben solicitar la aprobación de todos sus viajes antes de hacer la reserva (o solo tienen autorización para seleccionar sus preferencias, y la formalización de la reserva queda en manos del personal de administración).
- Moderada: los empleados solo tienen que solicitar aprobación en el caso de los viajes que no se incluyen en la política.
- Laxa: los empleados no necesitan solicitar aprobación en ningún caso. Pueden reservar lo que quieran.
Configuración de la política
- Define las normas de tu política de viajes: antes de configurar la herramienta, tienes que contar con una política de viajes clara que haya sido aprobada por todas las personas que tengan que tomar una decisión al respecto: desde el director financiero al gerente de viajes o el jefe de contabilidad. Si no tienes claro cómo redactarla, descárgate nuestra guía de redacción de políticas de viajes.
- Elige una herramienta que cuente con la aceptación de los viajeros: si no se sienten cómodos al usarla, la automatización de la política no servirá de mucho. Dejarán de usar la herramienta y dejarán de hacer caso a la política.
- Define normas para la reserva de vuelos: máximos totales y específicos para cada ruta, clase de los billetes y requisitos de las reservas anticipadas.
- Define normas para la reserva de hoteles: máximos totales y específicos para cada destino, número de estrellas y requisitos de las reservas anticipadas.
- Define normas para el alquiler de coches y los viajes en tren: requisitos de las reservas anticipadas y presupuestos totales.
- Crea políticas de viaje específicas: conjuntos de normas para grupos, personas o situaciones concretas. Por ejemplo, para los técnicos o los comerciales que tienen que hacer reservas de última hora con más frecuencia.
- Configura los procesos de aprobación por departamentos: de forma que haya un responsable de aprobación en cada uno de ellos que reciba las solicitudes automáticamente. También puedes configurar la política para que haya grupos que tengan que solicitar aprobación y otros que no.
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