La guía completa para planificar un evento offsite
La mejor plantilla de agenda para organizar eventos offsite para equipos
Prepara el terreno
Solemos recomendar que dure dos días, con una pernoctación. Si dura menos, será un evento más casual que una actividad offsite; si dura más, puede quitar demasiado tiempo libre a tus compañeros. Así que para nosotros esa es la duración ideal.2. ¿Cuándo quieres que se celebre el evento?
Escoger el día de la semana adecuado es tan importante como escoger la mejor estación del año. Nuestra sede está en Barcelona, así que nos gusta aprovechar el sol y el mar. Solemos organizar nuestros principales eventos offsite en septiembre y octubre, justo después de las vacaciones, para que todos estén de buen humor y descansados, pero no muy metidos en el trimestre, para que la gente no esté hasta arriba de trabajo. También recomendamos celebrar el evento de jueves a viernes, ya que solemos mostrarnos más entusiastas hacia el final de la semana, y de este modo no le quitas a la gente tiempo del fin de semana.3. ¿Dónde se celebrará tu evento offsite?
Elige una ubicación que no esté ni muy cerca ni muy lejos del punto de partida. La gente debe sentir que se va de escapada, no que los estás mandando a Tombuctú.4. ¿Qué tipo de evento offsite va a ser?
Sobre todo, elige si quieres que sea principalmente una experiencia de cohesión entre compañeros de equipo o si tiene un componente más estratégico. «Ambas opciones» también es una respuesta válida. Puedes planificar un excelente comienzo, por ejemplo, analizando objetivos y estrategias para el próximo año, y puedes ir añadiendo una serie de actividades divertidas de team building.5. ¿Cuál es tu presupuesto?
No pierdas de vista el presupuesto. Es muy fácil sobrepasar el presupuesto, o quedarse corto, y ambas situaciones pueden ser letales para tu evento offsite. Sé consciente de lo que puedes hacer con el dinero que se te ha asignado e intenta pensar de forma innovadora al utilizarlo.6. ¿Quién va a asistir?
Esto puede parecer una tontería, porque la respuesta lógica sería «todo el equipo». Pero en realidad no es tan sencillo. Debes tener en cuenta a los empleados en diferentes situaciones. Por ejemplo, ¿hay que incluir a los contratistas en este tipo de eventos? ¿Y los compañeros que están en varios equipos? ¿Qué hacemos con los miembros del equipo de distintos centros? Tienes que decidir los parámetros de a quién se dirige el evento offsite y actuar en consecuencia.
?)
Nuestra única y exclusiva plantilla de agenda para organizar eventos offsite para equipos
Antes de empezar
- Crea un canal de Slack para tu equipo en el que puedas plantear de antemano cualquier pregunta sobre el evento offsite. La gente querrá preguntar cosas, sobre todo si el evento conlleva pernoctaciones.
- Clasifica a los ponentes. Uno de los principales propósitos de una reunión de equipo offsite es que todas las personas obtengan visibilidad sobre lo que hacen los demás. Por eso es importante que consigas que un ponente de cada «subequipo» tenga algo de tiempo para explicar qué han estado haciendo y qué van a hacer.
- Encarga a una persona que tome notas. Siempre es conveniente registrar estas sesiones, ya sea digitalmente o pidiendo a la gente que tome notas para el equipo. Las actas de la reunión terminarán siendo muy útiles cuando los compañeros vuelvan a sus quehaceres diarios y tengan que empezar a desarrollar un plan de acción.
Día 1
Jueves a primera hora
- Reúne al equipo temprano (tampoco demasiado, si no quieres ver caras enfadadas en las fotos) en la ubicación designada por la que pasará el transporte a recogerlos. ¡Dales 15 minutos de margen para llegar antes de salir!
- Reserva algo de tiempo para tomar un café y un tentempié al llegar. Deja tiempo para que la gente se registre, se instale en la habitación y tome algo. Se sentirán más a gusto y apreciarán más el momento. ¡Y nada de galletitas insípidas sin chocolate!
?)
Jueves a media mañana
- Reúne a todo el mundo en un espacio. Normalmente, una sala de conferencias o algo similar es lo mejor para celebrar este tipo de sesiones. Asegúrate de que haya asientos para todos y proporciónales cuadernos, bolis y botellas de agua.
- Comienza repasando las distintas entradas de la agenda. Comenta al equipo lo que se espera de la jornada y deja tiempo para preguntas.
- Rompe el hielo con algunos juegos. Crear un divertido juego de preguntas en una aplicación como Kahoot hace que la gente vaya entrando en calor. Las preguntas sobre otros miembros del equipo y sobre la empresa son una forma amena de conocerse. También puedes plantear juegos como dos verdades y una mentira, adivina quién es la persona de esta foto de la infancia o un concurso de chistes malos.
- Comienza la ronda de sesiones informativas. Da a cada equipo un tiempo determinado para informar sobre sus logros, destacar proyectos importantes actuales o futuros, compartir sus planificaciones o presentar indicadores importantes. Unos 30 minutos para cada uno deberían ser suficientes. Comienza con 2 o 3 sesiones de estas.
Jueves a mediodía
- ¡A comer! No machaques a la gente con 6 horas de presentaciones seguidas. Después de 2 a 3 horas, dales un descanso de una hora para comer, charlar y recargar pilas.
- Retoma las sesiones informativas. Continúa con otras 2 o 3 sesiones informativas después de comer. Asegúrate de dar suficiente tiempo a cada equipo de presentar lo que tenían planeado y deja algunos minutos al final de cada sesión para preguntas.
- Organiza una actividad grupal creativa. Divide al equipo en grupos más pequeños de 5 o 6 personas y asígnales una tarea estimulante y creativa. Puede ser cualquier cosa, desde una lluvia de ideas sobre un futuro proyecto hasta una sesión de planificación estratégica a gran escala para una situación ficticia. La idea aquí es mezclar miembros del equipo que no suelen trabajar juntos a diario y darles un reto para pensar de forma distinta. ¡Esta acción les ayudará a conectar y a perfeccionar sus habilidades de resolución de problemas!
- Recapitula el trabajo del día. Concluye las sesiones de la jornada con una breve recapitulación de lo que se ha tratado. Comenta a la gente lo que van a hacer esa tarde-noche y las actividades para el día siguiente.
Jueves tarde-noche
- Deja algo de tiempo libre. El día ha sido intenso y la gente se merece un descanso. Deja que regresen a sus habitaciones para una ducha, una siesta o hacer alguna llamada. Te sorprenderá ver cuántas personas deciden usar este tiempo para estar juntos.
- Reúne a la gente para la cena. ¡Comer es importante! Una cena divertida es una buena manera de cerrar una fantástica primera jornada de talleres y team building. Es también una excelente oportunidad para que las personas del equipo de dirección digan algunas palabras en un entorno más casual y motiven al personal de cara al futuro.
- Un poco de fiesta. Hay que reconocerlo: la gente tiene ganas de fiesta. Es uno de los mayores incentivos de un evento offsite. Aquí es donde se forjan realmente las amistades y se crean los mejores recuerdos, sin que la gente tenga que estar pendiente de los OKR, las reuniones de planificación y la optimización de los flujos de trabajo.
?)
Día 2
Viernes por la mañana
- Inicia el día con un desayuno de equipo. Que no sea muy temprano. Deja que la gente duerma un poco para recuperarse de la fiesta de la noche anterior. Nuestra recomendación es quedar sobre las 09:00 o las 10:00 y ofrecer un copioso desayuno.
- Organiza una divertida actividad de team building. Busca una idea original para que la gente haga algo novedoso e interesante. Una opción puede ser un juego de pistas por el bosque. Otra puede ser un concurso de lanzamiento de huevos desde la azotea del alojamiento. Otra puede ser el juego del nudo humano. En cualquier caso, lo ideal es que la gente se mueva y dé rienda suelta a la creatividad.
- Deja que la gente recoja sus cosas y ofrece un almuerzo opcional. Cada uno puede poner punto final al evento a su manera. Algunos querrán hacer las maletas y comer algo con los compañeros. Otros quizá quieran seguir con la diversión y dar un paseo juntos. Ofrece la opción de concluir el evento de la forma que quieran.
- ¡Todo el mundo a casa! Asegúrate de que todo el mundo conozca la hora de salida prevista. Deja siempre 10-15 minutos de margen para que nadie se deje nada atrás. El evento tiene que terminar sin estrés.
Después del evento
- Envía un correo de seguimiento a todas las personas pidiéndoles su opinión sobre el evento. Incluye el enlace a una breve encuesta para saber qué ha ido bien y qué se puede mejorar.
- Comparte las notas de las sesiones informativas con todo el equipo. Sin duda, serán de ayuda cuando los equipos empiecen a hacer planes para el próximo trimestre.
- Da acceso a todo el mundo a una carpeta de fotos. Las fotos de los eventos siempre nos hacen sonreír.
- Revisa al detalle el presupuesto a posteriori. Manda todos los recibos y facturas al equipo financiero y consérvalos para tenerlos de referencia para futuros eventos.
- ¡Prepárate para el próximo evento!
?)
Simplifica los viajes de negocios. Para siempre.
- Observa nuestra plataforma en acción. TravelPerk, la plataforma en la que confían miles de empresas, simplifica los viajes de negocios, para gestionarlos con mayor flexibilidad, pleno control del gasto mediante cómodos informes y opciones para compensar la huella de carbono.
- Encuentra cientos de recursos para todo lo relacionado con los viajes de negocios, desde consejos sobre cómo viajar de forma más sostenible hasta recomendaciones para crear una política de viajes corporativa y gestionar tus gastos. Nuestros libros electrónicos y las publicaciones del blog más recientes te ofrecen todo lo que necesitas.
- No te pierdas nunca ninguna actualización. Mantente en contacto con nosotros a través de nuestras redes sociales para enterarte de los lanzamientos de productos más recientes, de los próximos eventos y de los artículos recién publicados.
?)
?){kind=icon}
?){kind=icon}