Cómo elaborar el presupuesto de un evento
¿Estás planificando un evento corporativo?Seminarios de team building, lanzamientos de productos, ferias comerciales, reuniones del consejo de administración... en la mayoría de organizaciones se planifican eventos corporativos de vez en cuando.Estos eventos presentan una serie de ventajas: pueden ayudarte a motivar a las personas con mejor rendimiento, recompensar a los equipos por un trabajo bien hecho, crear vínculos, trabajar en proyectos, desarrollar habilidades, etc.Las reuniones y eventos presenciales pueden ser el «pegamento» que mantenga unida a una empresa, incluso en el caso de los equipos que trabajan a distancia o con un modelo híbrido.Pero un gran evento cuesta dinero. Los responsables financieros, los organizadores y los gestores de eventos seguro que conocen muy bien los retos que conlleva elaborar un presupuesto preciso para un evento.Durante la planificación del evento hay que tener en cuenta numerosos gastos. La mayoría de los presupuestos incluyen partidas como:- Viaje y alojamiento para los miembros del equipo que vengan desde diferentes sitios
- Costes del viaje (billetes de tren/avión/autobús, alquiler de coches y gasolina, etc.)
- Costes de alojamiento (hoteles, alquiler de apartamentos, etc.)
- Alquiler del lugar de celebración
- El coste fijo o por persona de la reserva del espacio
- Costes de comida y bebida
- Servicios de catering (coste por persona o fijo)
- Otros costes de comida (p. ej., comidas en restaurantes para los asistentes que viajan)
- Actividades y entretenimiento
- Honorarios de los ponentes, músicos, cómicos, dinamizadores, etc.
- Obsequios y bolsas de regalo
- Regalos para usar en el evento o para llevar a casa
- Costes del marketing del evento o de redes sociales
- Alquiler de equipos (p. ej., equipo de vídeo)
- Honorarios del fotógrafo o videógrafo
- Costes promocionales
- Otros gastos del evento, como permisos, decoración, etc.
Dado que los costes estimados de un evento pueden variar mucho en función de factores como el número de asistentes, debes solicitar confirmación para realizar un recuento preciso.Recuerda que las emergencias o los cambios de última hora, como modificaciones de reservas o cancelaciones de vuelos, pueden provocar unos costes reales superiores a lo previsto. Tendrás que incluir un fondo para imprevistos en el presupuesto. De esta forma, tendrás margen y evitarás un exceso de gastos.Si estás empezando a planificar el presupuesto de tu próximo evento, nuestra plantilla gratuita de presupuesto para eventos es un fantástico recurso. Solo tienes que abrir la hoja de cálculo en Excel o Google Sheets e ir completando los datos.
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