Aunque contemos con las mejores políticas de viajes y estén automatizadas, siempre habrá situaciones en las que tengamos que aprobar viajes que no se ajusten a esas políticas. Pero el hecho de que no se ajusten a las políticas no quiere decir que no se puedan gestionar. De hecho, si se hace un seguimiento de los patrones y los problemas relativos al cumplimiento de las políticas, se pueden tomar con más facilidad decisiones que otorguen más valor a la gestión de los viajes.
Por qué es tan importante cumplir con las políticas
Cumplir con las políticas de viajes no tiene que ver solo con ahorrar dinero. También resulta útil para que los empleados viajen seguros, para promover la ecuanimidad y para ser más precisos a la hora de asignar presupuestos para viajes.
¿Tenéis problemas en tu empresa con el cumplimiento de las políticas? ¿Reserváis más del 15 % de los viajes al margen de la plataforma de reservas de viajes aprobada? Aunque cumplir con las políticas de viajes pueda tener sus complicaciones, nunca se debe renunciar a ello en favor de los viajes no gestionados.
¿En tu empresa tenéis alguno de estos problemas?
El coste medio de un viaje de negocios para las empresas tecnológicas que reservan con nosotros fue de 422,33 € y el viaje más barato —un billete de tren en los Países Bajos— costó 5,08 €.
Estos problemas son habituales en aquellas empresas que optan por los viajes no gestionados; es decir, que no cuentan con soluciones ni con procesos de gestión para sus viajes.
Sin embargo, estos problemas también pueden darse con frecuencia en empresas cuyos empleados no están contentos con las soluciones que se utilizan para la gestión de los viajes. Si no les gusta una herramienta o una agencia, van a reservar por otras vías y esto será un quebradero de cabeza desde el punto de vista administrativo y financiero.
Seis razones por las que es tan importante cumplir con las políticas:
Reducción de costes
Hay que estar siempre recordándoles a los empleados que viajan por trabajo que gasten solo lo estrictamente necesario y que elijan fechas de vuelos y alojamientos asequibles.
Ecuanimidad para los empleados
Sabes qué departamentos se están excediendo del presupuesto mensual o trimestral y puedes ver quiénes reservan sin ajustarse a las políticas o al margen de los parámetros establecidos.
Seguimiento de las facturas
Cuando un departamento está a punto de pasarse de su presupuesto, presentas la información sobre gastos y preguntas si hay alguna razón de peso para salirse del presupuesto en el siguiente viaje.
Mantenerse dentro del presupuesto
Hay que estar siempre recordándoles a los empleados que viajan por trabajo que gasten solo lo estrictamente necesario y que elijan fechas de vuelos y alojamientos asequibles.
Optimización de los viajes
Sabes qué departamentos se están excediendo del presupuesto mensual o trimestral y puedes ver quiénes reservan sin ajustarse a las políticas o al margen de los parámetros establecidos.
Seguridad de los empleados que salen de viaje
Cuando un departamento está a punto de pasarse de su presupuesto, presentas la información sobre gastos y preguntas si hay alguna razón de peso para salirse del presupuesto en el siguiente viaje.
Tu equipo tiene que saber que el cumplimiento de las políticas no es solo una cuestión burocrática. Comparte las siguientes razones —o las que tú consideres— relativas a por qué en tu empresa se trabaja para mejorar el cumplimiento de las políticas de viajes. Recógelas en un memorando destinado a todos los empleados y exponlas en una reunión y al principio de la última actualización del documento de políticas de viajes.
Por qué los empleados no cumplen con las políticas
Cumplir al 100 % con las políticas de viajes puede parecer misión imposible y, a veces, esto se debe a cuestiones que no puedes controlar, como por ejemplo una climatología extrema. No obstante, a menudo la causa son problemas que en principio parecen no tener mucha importancia y que pasan desapercibidos pero que se van acumulando.