11 conseils pour organiser un voyage d’affaires pour votre patron

La réussite d’un voyage est directement liée à une bonne préparation et planification.

La priorité dans la planification d’un voyage d’affaires est de toujours faire en sorte que le voyageur d’affaires soit aussi productif et détendu que possible. C’est pourquoi il est nécessaire de planifier de façon minutieuse et intelligente.

En effet, il y a de nombreuses variables à prendre en compte, des détails à passer au peigne fin, des réservations à créer et des agendas à aligner. Et même une fois tout cela réglé, la possibilité que des problèmes surviennent lorsque votre collaborateur sera en déplacement est toujours présente.

En tant que gestionnaire de voyages, la meilleure solution est encore de s’organiser autant que possible en amont afin de pouvoir régler un problème impromptu facilement.

Comment y parvenir ?

Planifier un voyage d’affaires pour votre supérieur(e)

1. Observez et notez ses préférences

Lorsque vous êtes responsable de planifier les voyages d’affaires pour un ou une supérieur(e),vous devez à tout prix rester rapide et efficace. Et rappelez-vous que parfois, notre mémoire peut nous faire défaut. Nous vous encourageons donc à noter les préférences de vos supérieur(e)s : leur est-il préférable de passer le moins de temps possible dans les correspondances aériennes ou, au contraire, de profiter d’une longue escale à l’espace détente de l’aéroport. Prendre ces informations en note vous permettra de limiter la communication au strict minimum pendant les voyages.

2. Aidez-les à mettre en priorité les parties les plus importantes du voyage

Lors d’un voyage d’affaires, les cadres doivent accomplir plusieurs tâches très importantes. Il est essentiel que vous connaissiez les objectifs de ce voyage, qu’il s’agisse d’assister à une réunion ou d’établir un nouveau bureau dans un autre pays. Une fois que vous connaissez les objectifs du voyage, organisez les autres détails afin que rien ne s’y oppose.

3. Assurez-vous que tout a été pris en compte

La personne en déplacement aura sans aucun doute d’autres projets mineurs qui ne sont pas forcement liés à l’objectif principal. Par exemple, continuer son programme sportif, ou terminer une présentation pour une réunion prochaine. Ou tout simplement faire un peu de tourisme lorsque son/sa conjoint(e) fait partie du voyage.

Demandez à votre responsable ce qui l’intéresserait de faire ou d’accomplir pendant ce voyage. Vous pourrez ainsi l’aider à organiser différentes choses, lui fournir des recommandations ou, du moins, lui permettre de garder un agenda clair.

4. Créez un itinéraire de voyage d’affaires

Notre dernier conseil de cette section, c’est d’établir un résumé détaillé du voyage d’affaires pour pouvoir le consulter dans un seul et même endroit. Cela vous épargnera, à vous et à votre voyageur, la perte de le temps et la frustration de devoir parcourir de nombreux documents et e-mails pour trouver les informations les plus importantes.

Au moment de créer ces documents, pensez de manière chronologique, afin de vous mettre à la place de la personne en déplacement, et de réfléchir clairement aux informations dont elle aura besoin. Une fois les documents créez, n’oubliez de les sauvegarder au format électronique et papier. Vous pourrez ainsi faire face à toute éventualité et un smartphone qui ne fonctionne pas ou l’absence de réseau Internet ne pourra en aucun cas déstabiliser votre voyageur.

Planifier un voyage d’affaires pour vos collègues

Vos salariés devraient bénéficier du même soin et de la même attention que vous portez à la planification de vos propre voyages.

5. Laissez les salariés en déplacement réserver eux-mêmes

La plupart des salariés envoyés en déplacement préfèrent réserver leur voyage d’affaires eux-mêmes, tout comme ils le feraient pour des vacances. Cela permet notamment de ne pas échanger des messages à l’infini avec la personne qui s’est occupée de chaque petit détail. Utilisez un logiciel de gestion de voyage incluant les politiques de l’entreprise afin que les employés puissent réserver ce qu’ils veulent dans le cadre de la politique. Tout le monde gagne ainsi du temps, et les voyageurs peuvent trouver l’itinéraire et le logement qu’ils souhaitent plus facilement.

6. Regroupez toutes les informations au même endroit

Il y a beaucoup de détails à régler pour planifier un voyage d’affaires avec succès. Vous devez faire au mieux pour tout regrouper en un seul endroit. En réservant avec un logiciel de gestion des voyages d’affaires agréé, les voyageurs peuvent se connecter et voir en un clic tous leurs prochains itinéraires.

La plupart de vos collaborateurs voudront que tout soit numérique, mais si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à créer un dossier de voyage papier. Dans ce dossier, joignez l’itinéraire imprimé du voyage d’affaires et les confirmations, ainsi que des enveloppes pour les reçus de voyage et tout autre document de voyage ou d’affaires important dont ils auront besoin à leur destination.

7. Achetez l’équipement nécessaire avant le voyage

Considérez votre voyageur comme un bureau mobile représentant votre entreprise au niveau national et international. À ce titre, veillez à vérifier tous les outils dont vous aurez besoin : cartes de visite, batteries, fournitures de base et autres consommables nécessaires.

8. Donnez au salarié voyageur une check-list du voyage

Créez une check-list à remettre au salarié envoyé en déplacement avant le voyage pour qu’aucun câble, adaptateur, disque dur et autres appareil essentiel ne soit oublié. La check-list doit comporter tout ce dont votre employé pourrait éventuellement avoir besoin !

Si votre voyageur prend un vol international, préparez un dossier papier contenant des informations importantes sur sa destination. Ajoutez quelques données utiles, comme la devise utilisée, le fuseau horaire, les coordonnées de l’ambassade locale, des conseils sur les lois et la culture locales, les maladies courantes… Vous pouvez également vous assurer que le forfait téléphonique du salarié couvre les voyages internationaux. Il s’agit, là, d’informations très utiles.

9. Enregistrez les coordonnées du voyageur

Une fiche de contact du voyageur est indispensable. Il s’agit d’un document unique qui comprend toutes les coordonnées du domicile et du lieu de travail de l’employé, ainsi que des informations standards comme son nom, son numéro d’identification, etc. Vous pouvez aussi compléter ces informations par quelques éléments supplémentaires tels que les préférences en matière de compagnies aériennes, d’hôtels, de repas mais aussi les détails de passeport. Grâce à TravelPerk, vous pouvez saisir la plupart de ces informations une seule fois et elles seront automatiquement pré-remplies pour vos futurs voyages. Quelle que soit la manière dont vous conservez ces informations, demandez aux voyageurs de les confirmer ou de les mettre à jour avant leur départ.

10. Créez un modèle de check-list de planification de voyage

Autre document utile : une check-list de planification de voyages. Elle permet de visualiser rapidement tous les détails concernant les vols, les transports terrestres, les réservation d’hôtels, de restaurants et de loisirs, les réunions et les événements, ou tout autre chose. Utilisez-la pour ne pas négliger tous les petits détails susceptibles de se perdre facilement dans la masse.

L’une des principales motivations de tout gestionnaire de voyages qui planifie un voyage d’affaires est de s’assurer qu’il ne manque rien. Aucun gestionnaire de voyages n’a envie de recevoir un appel d’un employé désespéré se plaignant que les dates de voyage sont incorrectes ou que l’enregistrement a échoué car les informations ont été mal saisies. Des exemples parmi tant d’autres. Veillez donc à créer un ensemble de modèles et de check-lists pour éviter les erreurs et les oublis.

11. Faites un débriefing après le voyage d’affaires

Le débriefing après un voyage d’affaires est tout aussi important que la préparation. À ce stade, de nombreux aspect du voyage peuvent être revus pour améliorer le processus de planification d’une entreprise en constante évolution.

Au retour de votre voyageur, récupérez son dossier de voyage. Vérifiez les reçus, prenez des notes importantes, puis demandez les remboursements dès que possible. TravelPerk rend tout cela extrêmement facile.

Commandez les fournitures de bureau mobile de votre voyageur pour qu’elles soient prêtes le jour du prochain voyage.

En présence du salarié, consultez les messages vocaux, les e-mails et les autres mises à jour en attente

Demandez à votre voyageur si tout s’est bien passé ou si certaines choses seraient à améliorer.

Les meilleurs outils pour planifier les voyages d’affaires

Pour que la planification de votre voyage d’affaires soit la moins pénible possible, nous vous recommandons d’utiliser les outils suivants :

GetYourGuide

Ce serait dommage de voyager dans une nouvelle ville et de ne pas découvrir les trésors qui s’y cachent. Une visite guidée rapide ou une simple excursion proposée par GetYourGuide est peut-être ce dont vous avez besoin. Cette application offre des guides sur des endroits tout autour du globe, et des options adaptées à tous les budgets.

TravelPerk

TravelPerk est la solution de voyage d’affaires de nouvelle génération pour les voyageurs et les professionnels de l’administration. Cet outil dispose du plus grand inventaire de voyages au monde, propose d’excellentes options diverses et exploite des fonctions de gestion intelligentes. Elles permettent notamment de planifier des voyages conformes avec la politique de l’entreprise, et facilitent la création de rapports répertoriant les dépenses de voyage.

Google Drive ou tout autre système de stockage Cloud

Lorsque vous planifiez un voyage d’affaires, conservez toutes les informations au même endroit. TravelPerk stocke votre itinéraire (vols, hôtels, trains et locations de voiture) une fois la réservation effectuée, mais certains autres détails mériteraient, eux aussi, d’être conservés dans un seul et même endroit. Le salarié en déplacement pourrait avoir besoin d’informations sur le bureau d’accueil, le client ou l’événement justifiant le voyage. Créez un dossier Google Drive consacré ou les voyageurs pourront trouver toutes ces informations.

N’oubliez pas que la gestion des voyages est en constante évolution et que l’apprentissage continu est la clé pour obtenir de meilleurs résultats.

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