Avance de frais pour les voyages d’affaires : comment et pourquoi y mettre fin ?
D'après notre propre expérience, les entreprises qui n'ont pas de solution de gestion des voyages en place demandent aux employés de payer leurs frais de voyage d'affaires à l'avance. Sans procédures de réservation claires ni de politiques de voyage établies, vous êtes laissé à vous-même pour organiser vos déplacements professionnels, souvent avec votre propre carte bancaire. Cette situation peut causer de nombreux problèmes pour vous et vos collègues, mais aussi pour l'entreprise elle-même.
Payer vous-même les billets d'avion, de train, les chambres d'hôtel et les autres frais de déplacement peut être une véritable source de stress.Tout d'abord, vous devez rechercher des réservations qui respectent les politiques de voyage de votre entreprise. Ensuite, vous devez conserver et transmettre tous les reçus liés à ces dépenses.Lorsque vous prenez enfin la route, vous devez également suivre vos frais journaliers et soumettre une note de frais à votre retour au bureau.Non seulement cette paperasse vous fait perdre un temps précieux, mais c'est encore plus stressant lorsque votre propre argent est en jeu. Après avoir soumis vos demandes de remboursement, vos dépenses de voyage passent entre les mains de l’équipe Finance. L'attente avant d'être remboursé semble durer une éternité.
Lorsque votre employeur vous demande de payer des dépenses liées au travail avec vos propres fonds, cela peut également causer une pression financière indésirable, voire même ingérable.Que faire si vous ne pouvez pas vous permettre de payer de votre poche ces dépenses à ce moment-là ? Si vous voyagez régulièrement dans le cadre de votre emploi, les billets d'avion, les hôtels, les trains, la nourriture et les dépenses annexes, comme les taxis, s'accumulent. L'inflation et l'augmentation du coût de la vie ont rendu l’avance des frais de déplacement encore plus difficile ces dernières années.De nombreuses raisons peuvent vous empêcher d’utiliser votre carte bancaire pour payer vos déplacements professionnels.Malheureusement, aborder ces problèmes avec votre employeur peut être délicat. En effet, personne n’a envie de discuter de ses finances personnelles avec son patron.
Que vous travailliez pour une petite société ou une grande entreprise, faire payer les frais de déplacement par les employés et les rembourser plus tard est inefficace.Cette approche dépassée implique la comptabilisation de nombreuses factures provenant de plusieurs employés. De plus, l’équipe Finance va souvent devoir courir après chaque membre de l'équipe pour collecter chaque reçu. Le travail manuel requis par la gestion des notes de frais est une énorme perte de temps. Or, ce temps pourrait être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Imaginez que l’on vous demande de partir en voyage d’affaires à la dernière minute pour rencontrer un client. Votre agenda est déjà bien chargé et vous devez désormais vous occuper d’organiser rapidement votre déplacement.Dans la précipitation, vous ne passez pas par la chaîne d’hôtellerie choisie par l'entreprise et réservez le premier hébergement que vous trouvez. Maintenant, non seulement vous attendez d'être remboursé pour les frais engagés, mais vous avez aussi des ennuis avec les ressources humaines.Aujourd'hui, des moyens beaucoup plus efficaces existent pour aider les employés à respecter les politiques de voyage de l'entreprise et ainsi éliminer cette source de tensions inutile pour tout le monde !
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Une enquête de TravelPerk réalisée en 2024 a révélé que 75 % des responsables des ressources humaines ont déclaré qu’inclure des opportunités de voyages d'affaires dans leurs fiches de poste rendait le rôle plus attrayant pour les candidats. En plus d'attirer des recrues potentielles, les voyages professionnels peuvent être une grande source d'inspiration et de motivation. En effet, 63 % des voyageurs d'affaires interrogés ont indiqué que voyager pour le travail augmentait la probabilité de rester dans leur poste actuel. Parmi les jeunes employés, cette statistique était encore plus élevée : 76 % des répondants de la génération Z ont affirmé que voyager pour le travail influençait leur décision de conserver leur emploi actuel. Cependant, les voyageurs d'affaires le savent, tous ces avantages peuvent disparaître du jour au lendemain si vous devez constamment gérer le stress de payer vos réservations de votre poche.
Utiliser des outils de voyage modernes peut révolutionner l'expérience des voyages d'affaires pour vous et votre employeur. De la mise à disposition d’une plateforme facile à prendre en main à la génération de rapports en temps réel, TravelPerk possède de nombreuses fonctionnalités pour vous aider.
Avec le catalogue le plus vaste du marché, TravelPerk garantit à vos dirigeants l’accès à des tarifs compétitifs pour les voyages d’affaires dans le monde entier. Non seulement cela impressionnera la direction, mais vous et vos collègues aurez un large choix d'options de transport et d'hébergement sur une seule et unique plateforme.
Avec une solution complète de voyages d'affaires, vos gestionnaires peuvent intégrer les politiques de voyage directement dans le processus de réservation. Ainsi, les voyageurs n’ont plus à s’en préoccuper.Vous pouvez choisir les hôtels, vols et autres réservations que vous préférez en toute tranquillité d'esprit, car vous savez que vous respectez les règles de l'entreprise. De plus, vous obtenez des approbations instantanées.Vous devez réserver à la dernière minute et les options disponibles sont en dehors de la politique de votre entreprise ? Un outil comme TravelPerk signalera alors ces demandes de réservations aux gestionnaires pour qu'ils puissent les valider rapidement.De cette façon, vous écartez le risque d’engager des dépenses de voyage non conformes.
Lorsqu'une entreprise centralise l’organisation de ses voyages au sein d’une plateforme dédiée, elle peut également bénéficier d'une facturation plus efficace. Plus besoin de courir après les reçus, TravelPerk regroupe toutes les dépenses des utilisateurs en une seule facture pour que les équipes financières paient un unique fournisseur.
Un outil comme TravelPerk offre également aux entreprises davantage de données sur les voyages de leurs employés. En un clic, les gestionnaires peuvent générer des rapports sur des employés individuels, des équipes ou par destination. Terminé de chercher des informations dans de vieux rapports de dépenses !Envie d’en savoir plus sur la façon dont TravelPerk peut vous éviter de payer de votre poche et simplifier tout le processus de voyage d'affaires de votre entreprise ? Réservez une démo dès maintenant.
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