Si vous voyagez régulièrement pour votre travail, il est possible que l’on vous ait déjà demandé d’avancer vos frais de déplacement. Ce qui peut être plutôt gênant ! 

Vous n’imaginez pas le nombre d’entreprises qui le demandent à leurs employés. Non seulement il s’agit d’un inconvénient majeur pour vous-même, mais cela peut également porter préjudice à l’entreprise, et ce pour plusieurs raisons. 

Malheureusement, aucune règle n’interdit aux entreprises de procéder ainsi. Mais il existe des solutions. 

Avant de les aborder, analysons les raisons de ce problème. 

Pourquoi est-ce un problème ?

D’après notre propre expérience, les entreprises qui ne disposent pas d’une solution de gestion des voyages d’affaires demandent très souvent à leurs employés d’avancer leurs frais de déplacement. Mais cela peut poser toutes sortes de problèmes, pour les voyageurs d’affaires comme pour les entreprises. 

Pour les voyageurs d’affaires

Inconvénients

Disons-le clairement, payer soi-même les billets d’avion et de train, les chambres d’hôtel, les transports locaux et les autres frais d’un voyage est une source de stress. 

Tout d’abord, vous perdez du temps à rechercher des options de réservation conformes à la politique de votre entreprise. Ensuite, vous devez faire le suivi de vos dépenses effectives, organiser les factures et probablement soumettre une note de frais. Enfin, vous devez attendre que les ressources humaines confirment le remboursement de vos dépenses et vous fassent un virement. 

Tout ceci gaspille un temps précieux que vous pourriez consacrer à votre travail. 

Pression financière

Lorsque votre employeur vous demande d’avancer vos dépenses professionnelles, cela peut également vous causer une pression financière non souhaitable, et parfois difficile à gérer. 

Et si vous n’avez pas les moyens d’avancer ces frais à ce moment-là ? Les voyages d’affaires sont rarement bon marché. Billets d’avion, location de voitures, nourriture, frais annexes comme les pourboires et les taxis… Tous ces frais s’additionnent et, notamment ces derniers temps avec l’inflation et la hausse du coût de la vie, il est tout à fait compréhensible que vous n’ayez pas l’argent sur votre compte en banque pour avancer régulièrement vos frais de déplacement. 

Utiliser votre carte de crédit personnelle ou payer en liquide vos frais de déplacement n’est pas non plus préférable pour diverses raisons. 

De telles pratiques peuvent également être préjudiciables aux entreprises. 

Pour les entreprises

Inefficacité

Qu’il s’agisse d’une petite ou d’une grande entreprise, il est inefficace d’obliger les employés à avancer leurs frais de déplacement. 

Cela implique de comptabiliser de nombreuses factures émanant de plusieurs employés, et oblige souvent les responsables financiers à courir après chaque employé pour obtenir les factures. Il s’agit d’une perte de temps considérable, un temps qui pourrait être consacré à des tâches bien plus importantes (et rentables). 

Non-respect de la politique de l’entreprise

Si les employés réservent par eux-mêmes sur des sites grand public, il peut être très difficile pour l’entreprise de faire respecter sa politique de voyages (n’hésitez pas à consulter notre modèle de politique de voyages pour les employés afin d’améliorer la vôtre). Les employés choisissent parfois des billets d’avion ou des chambres d’hôtel trop chers, et outrepassent ainsi la politique de voyages. 

Le budget alloué aux voyages d’affaires s’en retrouve facilement dépassé. 

Insatisfaction des employés

Vous le savez probablement, utiliser ses fonds personnels à des fins professionnelles peut engendrer des difficultés à l’origine d’une grande insatisfaction.

 Si les entreprises veulent que leurs employés soient heureux et se sentent bien, elles doivent commencer à modifier leurs pratiques.

Une meilleure solution pour tout le monde

Si vous trouvez gênant de devoir avancer vos frais de déplacement et que vous souhaitez y remédier, la meilleure chose à faire est de présenter à votre responsable une solution prête à l’emploi. Une solution qui sera bénéfique sur tous les plans, pour vous comme pour votre entreprise. Voici pourquoi TravelPerk constitue l’option idéale : 

• TravelPerk est une solution pensée pour les utilisateurs afin de gérer tous les aspects liés aux voyages d’affaires. TravelPerk s’occupe de tout : réservation, gestion, reporting, dépenses… et tout le reste. 
• Avec TravelPerk, votre entreprise peut facilement mettre en place sa politique de voyages en définissant les règles et les processus dans la plateforme. Toute option de réservation non conforme à la politique de voyages est ainsi clairement signalée. Vous pourrez toujours choisir ces options si vous le souhaitez, mais vous devrez obtenir l’approbation de la personne désignée par votre entreprise. La plateforme TravelPerk intègre toutes ces étapes du processus, et vous avez la certitude que vos réservations sont conformes à la politique de votre entreprise. 
• TravelPerk permet à votre gestionnaire de voyages de visualiser, suivre et gérer facilement et en temps réel toutes les données relatives aux déplacements de l’entreprise. Finis les longs échanges d’e-mails : vous gagnez un temps précieux. 
• La facturation centralisée permet également d’obtenir instantanément des factures après chaque réservation, ainsi que des rapports personnalisés détaillant toutes les dépenses des voyageurs. La recherche de factures une par une n’est plus qu’un mauvais souvenir. 
• Grâce à son vaste catalogue de services de voyage, TravelPerk garantit que votre entreprise bénéficiera toujours de tarifs très compétitifs. Ainsi, votre entreprise économise de l’argent et vous bénéficiez d’un choix inégalé d’options de transport et d’hébergement. 
• Parmi les avantages, si votre entreprise choisit TravelPerk comme solution de gestion des voyages, vous n’aurez plus jamais à avancer vos frais de déplacement ! 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont TravelPerk peut vous faciliter la vie et renforcer l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise, n’hésitez pas à demander une démonstration dès aujourd’hui.