Planification avant le voyage
Rassembler les informations sur le prochain voyage
- destination et dates ;
- réunions prévues et objectifs du voyage ;
- parties prenantes ;
- préférences de voyage des dirigeants ;
- fuseaux horaires ;
- devises ;
- législation et restrictions de voyage ;
- nom complet du voyageur (tel qu'il apparaît sur son passeport ou permis de conduire) ;
- adresse de son domicile ;
- numéro de téléphone portable, adresse e-mail et un membre de la famille ou un proche à contacter en cas d'urgence ;
- numéros d'adhésion à tout programme de fidélité auquel ils appartiennent ;
- toute activité ou restaurant qu'ils aimeraient essayer pendant leur séjour.
Élaborer un itinéraire
Et, plutôt que de courir après des reçus éparpillés, vous recevez une seule facture simplifiée.
“Lors de la réservation de vols avec un budget limité, cela vaut la peine de regarder les sièges proches des cloisons. Vous obtenez souvent un espace supplémentaire pour les jambes sans le coût élevé d'un surclassement en classe économique premium.”
Samantha Perkins,, Executive Assistant , Situ
“J'estime qu'intégrer du temps de repos pour mon dirigeant lors des voyages est essentiel, le décalage horaire peut peser et rendre un déplacement professionnel moins fructueux. Lors de la réservation d'un vol de nuit, je prends le temps de rechercher les types de sièges que les compagnies aériennes peuvent proposer, comme les sièges inclinables sans le surclassement complet en classe affaires.”
Samantha Perkins,, Executive Assistant, Situ
- Équilibrer le temps professionnel et personnel : assurez-vous d’inclure du temps de repos pour votre dirigeant entre les dîners de réseautage, les réunions et les événements industriels. Recharger ses batteries et se détendre est tout aussi important pour une expérience de voyage fluide.
- Réserver à l’avance les restaurants et les activités très demandés : organisez à l'avance les réservations pour les restaurants et activités qu'il aimerait essayer. Assurez-vous de posséder les numéros de réservation et de faire un suivi des réservations effectuées.
- Inclure des informations utiles : précisez les heures d'arrivée et de départ de l'hôtel, les franchises de bagages pour les vols, tout numéro de confirmation, les adresses pour les réunions, les coordonnées des chauffeurs, etc. Votre patron vous remerciera de ne pas avoir à fouiller dans sa boîte de réception ou à chercher ces informations en ligne.
- Souligner les procédures clés : rédigez un guide simple des meilleures pratiques pour les dépenses et ce qu'ils doivent faire en cas d'urgence.
Préparation avant le départ
Prévoir l'imprévu
FlexiPerk a permis à l'EU Business School d’économiser 66 000 € sur leurs voyages annulés en 2023 en transformant la façon dont ils réservaient leurs voyages d'affaires.
Carles Ibars,, Sales Manager, EU Business School
Informer son voyageur
- détails spécifiques sur sa destination ;
- comment il peut suivre ses dépenses ;
- quelle est la politique de devoir de diligence de l’entreprise ;
- quelles sont ses options en cas d'urgence.
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Priorisez la sécurité de vos voyageurs. Découvrez comment dès aujourd’hui.
Support pendant le voyage
Rester à jour
Offrir une assistance 24h/24, 7j/7 sans se tuer à la tâche
Tâches au retour du déplacement professionnel
Faciliter le remboursement des frais
Collecter des informations pour mieux préparer l'avenir
- Quelles choses se sont bien passées lors de son voyage ? Qu'est-ce qui ne s'est pas bien passé ?
- Y avait-il suffisamment de temps entre deux correspondances ?
- Le vol était-il confortable ou préfére-t-il une autre compagnie aérienne si possible ?
- A-t-il aimé l'hôtel ou certaines installations étaient manquantes ?
- La société de location de voitures était-elle fiable ? Ont-ils fourni un service rapide et y a-t-il eu des problèmes avec le véhicule ?
- A-t-il aimé les restaurants et les activités prévus lors de son séjour ? Les recommandent-ils à d'autres ?
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