Conseils et stratégies pour faire face aux perturbations de voyage

Si vous réservez régulièrement les déplacements de vos dirigeants ou des membres de votre équipe, vous savez à quel point un changement d’emploi du temps peut être stressant et coûteux.

Que ce soit à cause d'une maladie, de réunions annulées ou de perturbations de voyage imprévues, les politiques d'annulation strictes peuvent engendrer des frais importants pour votre société ou retarder votre remboursement de plusieurs semaines.

Non seulement l'annulation des réservations impacte l’entreprise, mais les modifications de dernière minute vous obligent à réserver à partir d'options limitées. Cela rend encore plus difficile de trouver un hébergement et un moyen de transport qui conviennent à votre patron tout en respectant les politiques de voyage de l'entreprise.

L'enquête de TravelPerk sur l’impact des perturbations sur les voyages d’affaires, basée sur les réponses de 4 000 voyageurs d'affaires aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne et en Espagne, a montré que les perturbations de voyage sont courantes.

En 2024, 78 % des personnes voyageant pour le travail ont indiqué avoir été affectées par des perturbations lors de voyages d'affaires.

43 % des voyageurs interrogés ont signalé des retards de plus d'une heure. 27 % ont déclaré que leurs réservations avaient été annulées. Un cinquième des employés qui voyagent pour le travail ont été affectés par des grèves de transport et 21 % ont vu leurs plans modifiés à cause de perturbations météorologiques.

Que ce soit les conditions météo qui clouent l’avion de votre boss au sol, un événement professionnel annulé ou une maladie qui anéantit ses plans, il existe des outils qui peuvent vous offrir plus de flexibilité lors de la réservation des déplacements.

Commençons par voir les avantages de plus de flexibilité lors des déplacements professionnels de vos dirigeants avant de vous dévoiler plusieurs stratégies pour mieux affronter les défis liés aux perturbations de voyages.

Quels sont les atouts du voyage flexible ?

Réduire les coûts

Que ce soit pour des raisons personnelles ou professionnelles, parfois les trajets soigneusement préparés changent. Cependant, toute modification de l’emploi du temps de votre voyageur est une source de stress à cause de la perte potentielle pour l’entreprise.

Les conditions de voyage flexibles éliminent les frais exorbitants ou les coûts irrécupérables liés aux changements à cause de circonstances imprévues.

Au lieu de perdre la majorité, sinon la totalité, du montant que la société a payé pour le transport ou l'hébergement, il est possible de récupérer une partie de cet argent sans frais supplémentaires avec les bons outils.

Vivre une expérience de voyage plus fluide

Vol long-courrier de votre patron retardé avant le départ ? Besoin d’ajouter une nuit supplémentaire pour la visite sur site de votre collègue ? Les tarifs flexibles couplés avec le bon outil de gestion de voyage vous permettent d'ajuster les plans rapidement sans devoir patienter au téléphone.

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La liberté d'annuler quand vous voulez, où que vous soyez. FlexiPerk vous rembourse jusqu'à 80%.

Améliorer la productivité

L'utilisation d’outils en ligne modernes offre également d'autres avantages pour vous et vos collaborateurs.

Plutôt que de perdre du temps à courir après des remboursements ou à essayer de joindre le service client, les réservations peuvent être modifiées en quelques clics.

Le temps économisé vous permet de les aider à préparer un lancement de produit ou à peaufiner leur présentation !

Profiter d'opportunités commerciales supplémentaires

Nous savons tous que les plans changent. Un client doit modifier l'heure d'une réunion ou un nouveau partenariat potentiel se présente à la dernière minute.

Avoir la flexibilité de modifier et de réserver à nouveau le voyage de votre patron pour profiter de nouvelles opportunités vous permet d'optimiser le retour sur investissement de son voyage d'affaires en toute simplicité.

Bénéficier d’un meilleur équilibre travail-vie personnelle

De nombreux employés qui voyagent ont déjà été confrontés à un événement de la vie quotidienne qui vient perturber leur prochain déplacement professionnel. Que ce soit un problème de garde d'enfants ou un deuil dans la famille, parfois les plans doivent être modifiés pour qu’ils puissent prendre soin de leurs proches.

Comme évoqué précédemment, les tarifs fixes peuvent avoir un impact financier important et les processus de modification sont souvent inefficaces. À un moment où les émotions prennent le dessus, c'est la dernière chose que vos collègues veulent avoir en tête.

Un bon équilibre travail-vie personnelle est important pour tous les employés, mais peut être particulièrement délicat pour ceux qui sont constamment sur la route. En optant pour des tarifs flexibles, vous et votre société vous économisez du temps et de l’argent et vous participez à préserver le bien-être des voyageurs d'affaires.

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Parfois, il est plus simple de réserver une option moins chère et non remboursable sans penser aux imprévus. Mais comme nous l'avons vu, cela peut se transformer en une erreur coûteuse sur plusieurs plans.

Gagner en flexibilité dans les voyages d'affaires n'a pas besoin de coûter une fortune à votre entreprise. Il existe des solutions rentables qui peuvent aider les voyageurs à accéder à plus d’options flexibles et satisfaire les dirigeants grâce à un meilleur respect des politiques de voyage.

Rechercher les meilleures politiques d'annulation

Si vos dirigeants voyagent fréquemment pour le travail, vous voudrez choisir des réservations de voyage qui permettent de faire des modifications et des annulations gratuites ou à faible coût jusqu'à un certain délai avant le départ.

Bien que cela représente un coût supplémentaire de prime abord, cela sera probablement moins cher que de payer pour annuler entièrement et réserver à nouveau.

Cette approche proactive aide à minimiser le risque d’argent perdu en cas de changement dans leur emploi du temps.

Les sociétés de gestion de voyages facilitent la recherche et la réservation avec des prestataires qui offrent ces conditions flexibles, éliminant ainsi l’impact des perturbations sur les déplacements professionnels de votre patron.

Pour une tranquillité d'esprit complète, FlexiPerk de TravelPerk offre les politiques d'annulation les plus généreuses du marché.

FlexiPerk vous donne la liberté d'annuler les réservations jusqu'à deux heures avant le départ. Sans devoir vous justifier, chaque aspect du voyage est éligible à un remboursement de 80 % : vol, train, voiture ou encore hôtel.

Avec des tarifs flexibles inférieurs de 40 % en moyenne à ceux de ses concurrents, FlexiPerk rend l'annulation et la modification de voyages vraiment facile.

Autre atout : plus besoin de courir après le remboursement des dépenses. Votre entreprise sera créditée sur la plateforme TravelPerk en seulement sept jours.

Annuler n'importe quand, depuis n'importe où. Nous vous remboursons 80 % des frais.

Trouver des outils de réservation flexibles

Face à votre charge de travail, rester en attente avec le support client pour modifier des réservations est la dernière chose dont vous avez besoin.

Grâce aux dernières innovations dans le secteur des voyages d'affaires, les outils de réservation en ligne vous permettent de faire des modifications rapidement. Avec TravelPerk, vous et votre dirigeant pouvez changer de moyen de transport ou d’hébergement en quelques clics via une application mobile ou un ordinateur de bureau.

Automatiser les flux d’approbation

Rester en conformité avec les politiques de voyage de l'entreprise n’est pas toujours simple, mais c’est encore plus compliqué lorsqu’un déplacement se présente à la dernière minute ou que vous devez ajuster les réservations.

Dans ces conditions, difficile de satisfaire votre patron et les équipes comptables du coût du prochain voyage d’affaires.

Une solution comme TravelPerk permet à votre société d'intégrer les politiques de voyage dans le processus de réservation. Ainsi, le processus d’approbation est simplifié.

En cas de changement de dernière minute, vous accédez directement à une liste d'options pré-approuvées.

Rester informé avec des notifications en temps réel

De nombreux facteurs peuvent impacter l’emploi du temps de vos dirigeants :

retards et annulations dans les transports ;

modification des exigences d'entrée dans le pays où ils se rendent ;

préoccupations de sécurité à destination.

Recevoir les dernières informations directement sur une application mobile est la clé pour vous aider à prendre des décisions rapides et à vous adapter en conséquence.

Utiliser un outil de gestion de voyage qui envoie des notifications en temps réel dès qu'il y a des changements sur l’itinéraire de votre patron ou à sa destination peut vous aider à mieux les accompagner pour appréhender l'imprévu.

Disposer d’un support client fiable

Tout le monde a besoin d’aide à un moment ou à un autre. Avec une importante charge de travail, vous pourriez avoir besoin de soutien pour ajuster la réservation de votre patron ou trouver un autre itinéraire afin qu’il arrive à destination à temps.

C'est pourquoi un accès rapide à un service client fiable est essentiel pour une stratégie de voyage flexible.

Avec une solution comme TravelPerk, vous et vos dirigeants disposez d’un service client disponible 24h/24. Avec des conseillers qui répondent à toutes vos questions en seulement 1 minute, 24h/24, 365 jours par an, plus besoin d'attendre des heures pour essayer de changer les plans.

Souscrire une assurance voyage

Souscrire une assurance voyage apparaît comme un incontournable lors de la mise en place d'une approche plus sereine des voyages d'affaires. Selon le niveau de couverture, la police peut inclure un remboursement en cas d'annulation pour raisons médicales ou d’autres urgences.

Anticiper les imprévus

En plus de vous appuyer sur ces outils et ces stratégies, soyez judicieux dans la réservation de l’itinéraire de votre patron. S’il doit assister à une réunion importante un mardi après-midi, encouragez-le à voyager le lundi.

Ainsi, il aura davantage de temps pour arriver détendu et prêt à accomplir toutes les tâches qui l’attendent.

De même, assurez-vous d'avoir prévu un éventuel débordement des événements afin qu’il n’ait pas à se précipiter pour prendre son vol ou train de retour.

En vous organisant pour qu’il arrive et reparte le jour avant et le jour après les principaux événements de son voyage d'affaires, vous lui évitez le stress liés aux correspondances serrées et il dispose de plus de flexibilité si des opportunités se présentent.

Comment faire face aux perturbations de voyage imprévues ?