Étape 1 : comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas avec votre solution actuelle
- les sites grand public comme Expedia ou Booking.com
- les agences de voyages d’affaires ou sociétés de gestion de voyages
- les outils « complémentaires » de niche, tels que les programmes d’incentive, les chatbots de conciergerie, etc.
- les logiciels de gestion des voyages d'entreprise de type AMEX ou Egencia
- les plateformes de gestion de voyage comme TravelPerk
- l’absence de service client (ou un mauvais service)
- l’insatisfaction des voyageurs (les voyageurs détestent le processus de réservation ou le service client et ont le sentiment de manquer d'autonomie)
- les difficultés à appliquer la politique de voyage
- les difficultés pour la réservation de voyages de groupe et les événements
- les difficultés à suivre et analyser les dépenses pour optimiser les budgets de voyage
- les allers-retours chronophages entre les voyageurs et les responsables en charge de l’organisation des voyages
- les dépenses excessives
- l’inventaire limité, le manque d'accès aux vols et hôtels à bas prix
- les tarifs plus chers pour les professionnels, ainsi que les commissions très élevées
- les frais pour chaque appel au service client
Étape 2 : identifiez les critères les plus importants pour votre entreprise
- l’accès à des vols et des hôtels à bas prix (en tant qu'entreprise, vous devriez pouvoir réserver ce qu'un consommateur peut réserver)
- une expérience de réservation simple qui fait gagner du temps
- un excellent service client 24h/24-7j7 (sans frais supplémentaires)
- le tout centralisé sur un seul site, sans redirection
- une comptabilité et des analyses faciles à réaliser, avec une visibilité en temps réel de l'ensemble de vos données de voyage
Étape 3 : tenez compte de nouveaux critères et de nouveaux facteurs auxquels vous n'aviez pas pensé auparavant
- des rapports sur les dépenses de voyage afin que vous puissiez examiner et optimiser votre budget par filiale, service, projet, période, etc.
- la possibilité de sauvegarder toutes les données des voyageurs, y compris les préférences et les programmes de fidélité
- une expérience sur mobile en déplacement qui doit être parfaitement fluide
- l’intégration avec les outils de gestion des frais de déplacement
- la gestion des factures de voyage en un seul endroit
- un fournisseur unique
- une utilisation simple et intuitive pour les voyageurs
Étape 4 : évaluez plusieurs options en les confrontant à votre liste de critères non négociables
Étape 5 : choisissez la meilleure solution et mettez-la en application
- ajoutez à l'avance vos principaux voyageurs et leurs données sur le système pour simplifier l'intégration et afin qu'ils puissent très simplement commencer à l’utiliser.
- définissez une politique de voyage avant d'inviter des voyageurs
- mettez en place les processus d'approbation avant d'inviter des voyageurs
- ajoutez le nom de l'outil au wiki interne de l'entreprise afin que les employés sachent ce qu'ils doivent utiliser pour voyager
- mettez en place, dès le début, une procédure de rapport pour le service financier
- préparez un message de lancement clair avec toutes les instructions, pour inviter les voyageurs à utiliser le nouvel outil
- récupérez les retours des utilisateurs (en particulier des voyageurs fréquents) après 1 à 2 mois d'utilisation avec un outil de sondage simple comme Typeform ou Airtable et surveillez en permanence le taux de satisfaction des voyageurs
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