Veiller à ce que les employés ne dépassent pas le budget alloué aux voyages d’affaires et à ce que leurs réservations restent dans les limites fixées par la politique de voyages constitue un véritable défi pour de nombreuses entreprises. Les voyages d’affaires représentant généralement une part importante du budget total d’une entreprise, il est essentiel d’en assurer le contrôle. Dans cet article, nous vous expliquons comment TravelPerk facilite le respect de la politique de voyages pour l’ensemble de votre organisation. Vous pourrez à la fois rassurer votre service financier avec des politiques flexibles et des processus d’approbation automatisés intégrés à notre plateforme, et satisfaire vos voyageurs aguerris en leur donnant plus d’autonomie dans leurs réservations et en les aidant à faire les bons choix pour respecter leur budget.
5 façons dont TravelPerk vous aide à améliorer le respect de votre politique de voyages
Renforcer la sensibilisation à votre politique de voyages
Avant toute chose, il est essentiel de sensibiliser votre équipe à votre politique des voyages. Si vos collègues n’ont jamais lu votre politique, comment pourront-ils en tenir compte ? Si vous avez pris le temps d’
élaborer une politique solide pour vos voyages d’affaires
, vous devez vous assurer que les personnes concernées en connaissent le contenu ! Évident, non ?Et pourtant, de nombreuses entreprises cachent leurs politiques dans un disque dur partagé ou sur leur intranet, où elles sont facilement oubliées et où les informations importantes sont introuvables en cas de besoin.Avec TravelPerk, vos voyageurs d’affaires n’ont plus d’excuses s’ils ne connaissent pas le contenu de votre politique ! Nous facilitons la sensibilisation à votre politique de voyages et son respect en vous permettant de l’intégrer dans notre outil de réservation. Vos collègues n’ont donc plus besoin de parcourir de longs documents ou d’essayer désespérément de trouver votre politique cachée dans les profondeurs de l’intranet.Une fois que vous avez téléchargé votre politique de voyages sur TravelPerk, elle s’intègre automatiquement à la fonction de recherche de voyages d’affaires, de sorte que vos collaborateurs savent immédiatement si un vol, un hôtel ou un train est conforme à la politique ou non.Comment TravelPerk améliore le respect de votre politique de voyages Lorsque vous réservez vos voyages d’affaires via TravelPerk, votre politique de voyages est automatiquement intégrée dans notre plateforme. Vos collaborateurs bénéficient non seulement d’une visibilité accrue sur le contenu de votre politique, mais peuvent aussi faire des choix mieux adaptés lors de leurs réservations. Sans oublier un meilleur contrôle et une plus grande tranquillité d’esprit pour votre équipe financière !Autonomie des voyageurs et tranquillité d’esprit
Quels sont les avantages supplémentaires à intégrer votre politique de voyages dans notre plateforme ?D’une part, elle soulage les gestionnaires de voyages en donnant aux employés plus d’autonomie dans leurs réservations et en les aidant à faire les bons choix pour respecter leur budget. Et d’autre part, elle offre à votre équipe financière une tranquillité d’esprit totale. Finies les insomnies pour votre responsable des finances ! Par exemple, si quelqu’un tente de réserver des vols en première classe pour une conférence ou une suite présidentielle pour un séminaire d’entreprise, notre outil de réservation signalera automatiquement qu’un tel choix n’est pas conforme à la politique de l’entreprise, comme l’illustre l’exemple ci-dessous.
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Pour une plus grande tranquillité d’esprit et un meilleur contrôle de votre budget voyages d’affaires, nous vous recommandons de mettre en place des approbations personnalisées au sein de la plateforme TravelPerk. Ainsi, en cas de réservation non conforme à la politique, vous pouvez désigner un chef d’équipe ou un gestionnaire de voyages qui sera chargé d’approuver la demande.
Envie d’en savoir plus ? Étudions plus en détail nos options d’approbation personnalisables ci-dessous.
Gagner du temps grâce à l’automatisation des approbations
Un autre avantage à intégrer votre politique de voyages dans la plateforme TravelPerk est la possibilité d’obtenir des approbations personnalisées et automatisées.Par exemple, si Marie, du service des ventes, réserve un train et un hôtel pour un événement de réseautage le mois prochain et que ses réservations sont conformes à votre politique de voyages (bien joué, Marie !), vous pouvez choisir de faire approuver automatiquement sa demande dans TravelPerk. Marie n’a plus besoin d’attendre ou de courir après l’approbation de ses responsables et peut tranquillement commencer à préparer son déplacement.Dans les paramètres de votre compte TravelPerk, vous pouvez définir les processus d’approbation de votre choix, les personnes concernées et les personnes chargées d’examiner les demandes. Voici un exemple :
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Ici, les demandes de trois personnes concernant des réservations hors politique sont transmises à Matt pour approbation. Nous proposons également une intégration Slack, qui accélère le processus de 80 % en envoyant des notifications aux gestionnaires pour tout nouveau voyage à approuver. Pratique, non ?
Au final, c’est vous qui choisissez le degré de contrôle que vous souhaitez exercer sur les réservations de voyages d’affaires. Vous voulez approuver chaque demande ? Nous avons prévu cette possibilité ! Vous souhaitez que les réservations conformes à votre politique soient automatiquement approuvées ? Nous l’avons aussi prévu !
Vous avez également la possibilité de mettre en place des approbations différentes en fonction des demandeurs. Par exemple, si vous souhaitez que toutes les réservations d’hôtel et de billets d’avion des cadres supérieurs soient automatiquement approuvées, voici à quoi ressemblerait votre processus d’approbation dans TravelPerk :
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Les approbations automatisées vous apportent un double avantage : un contrôle total de votre budget sans microgestion. Elles permettent également à votre entreprise de gagner un temps précieux en supprimant la nécessité de vérifier la conformité de chaque déplacement avec la politique de voyages. En retour, la satisfaction des employés en est accrue.
Vous pouvez également modifier les approbations à tout moment dans les paramètres de votre compte TravelPerk. Vous bénéficiez ainsi d’une flexibilité et d’un contrôle total sur votre budget voyages d’affaires.
Des politiques de voyages personnalisées
TravelPerk vous permet également de définir des politiques différentes selon les membres de votre organisation. En général, nous vous conseillons de garder vos politiques de voyages aussi simples et directes que possible. Mais si vous avez besoin de définir des règles différentes en fonction des équipes, TravelPerk facilite le respect de votre politique.
Par exemple, vous pourriez avoir besoin de fixer des plafonds de dépenses et des classes de sièges différents pour votre équipe de direction et pour le reste de votre entreprise.
Visibilité totale sur les frais de déplacement
Vous constatez que vous dépassez votre budget voyages d’affaires, mais avez du mal à comprendre pourquoi ? Vous n’êtes pas un cas isolé.
Grâce aux outils de reporting sophistiqués de TravelPerk, vous pouvez facilement voir en temps réel où le budget est dépensé et qui respecte la politique de l’entreprise.
Votre équipe marketing ignore votre politique et réserve ses voyages en dernière minute, ce qui entraîne des dépenses excessives pour des vols qui auraient pu être deux fois moins chers ? Ou vos équipes de vente dépensent trop en taxis alors qu’elles pourraient utiliser les transports en commun ? Grâce aux outils de reporting de TravelPerk, votre équipe administrative ou financière peut classer les dépenses par département, par équipe, par type de service… Vous pouvez ainsi facilement surveiller le comportement des voyageurs et repérer les tendances afin de maîtriser votre budget.
Réservez une démo
dès aujourd’hui pour découvrir comment TravelPerk simplifie la gestion des voyages d’affaires en vous apportant plus de flexibilité, un contrôle total de vos dépenses, et en vous permettant d’économiser de l’argent grâce au catalogue de voyages le plus vaste du marché. Vous saurez pourquoi des milliers d’entreprises dans le monde entier nous font confiance.
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