Pourquoi les voyages professionnels peuvent-ils parfois être stressants ?
Simplifier la réservation de ses voyages
- Fatigué de parcourir de multiples sites internet à la recherche du meilleur prix ? Utiliser un outil de réservation de voyages d'affaires en ligne dédié vous donnera accès à un vaste catalogue d'hôtels, de vols, de trains et de locations de voitures, le tout sur une plateforme intuitive.
- La plupart de vos voyages se décident à la dernière minute et vous avez du mal à trouver des hôtels et des vols qui respectent les politiques de voyage de votre entreprise ? Des solutions de voyages d'affaires en ligne, comme TravelPerk, permettent à votre société d'intégrer des lignes directrices dans le processus de réservation afin qu'il soit plus facile pour les employés de choisir des options de voyage qui respectent le budget.
- Plus besoin d’avancer l’argent pour les réservations de vos voyages d'affaires. TravelPerk consolide toutes vos dépenses de voyage en une seule facture pour votre entreprise. Un véritable plus pour vous et pour l'équipe comptable !
Planifier à l'avance pour un voyage sans tracas
- La récente enquête de TravelPerk a révélé que 78 % des employés interrogés ont fait face à des perturbations lors de leurs voyages professionnels en 2024. Si vous avez une réunion importante ou une visite de site programmée pour l'après-midi, évitez-vous le stress des retards inattendus et voyagez la veille.
- Ne négligez pas les détails lorsqu'il s'agit d'optimiser votre expérience de voyage. Si vous détestez être coincé au milieu d'une rangée, choisissez votre option préférée dès la réservation. Vous trouvez que les aéroports sont bruyants ? Téléchargez des épisodes de votre podcast favori et assurez-vous que vos écouteurs à réduction de bruit sont chargés pour vous déconnecter dans des environnements stressants. Bien que votre emploi du temps puisse devenir particulièrement chargé avant un voyage professionnel, prendre le temps de privilégier ces petits conforts améliorera votre temps loin de chez vous.
- Préparez-vous à l'imprévu. Dans la mesure du possible, essayez de trouver les tarifs les plus flexibles disponibles. Ainsi, lorsqu’un imprévu bouleverse vos plans de voyage, vous pouvez faire des modifications avec peu ou pas de frais. Les voyageurs FlexiPerk peuvent annuler ou modifier leurs déplacements jusqu'à deux heures avant le départ avec un remboursement garanti allant jusqu'à 80 % du coût de leur voyage.
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Vérifier attentivement les détails
- Si vous voyagez à l'international, vous pourriez avoir besoin de visas ou de vaccinations pour entrer sur le territoire de votre lieu de destination. N'attendez pas que votre voyage soit approuvé pour anticiper ces démarches, car il peut y avoir un délai d'attente pour traiter les documents ou vous pourriez avoir besoin d'un cycle d'injections. Commencez immédiatement à rechercher ce que vous devez organiser, prenez des rendez-vous médicaux et faites la demande de visa dès que possible.
- Vérifiez que votre passeport est valide pour toute la durée de votre voyage.
Faire sa valise pour la tranquillité d'esprit
- Mettez les objets essentiels dans votre bagage à main au cas où votre valise en soute serait perdue : les médicaments, les chargeurs, quelques articles de toilette et une tenue de rechange.
- Avoir faim n'aide jamais ! Emportez quelques snacks au cas où votre repas en avion ne serait pas à votre goût ou si votre vol est retardé.
- Emportez une batterie supplémentaire pour pouvoir garder votre téléphone chargé à tout moment.
- La dernière chose que vous voulez en cas d'urgence est de chercher des informations vitales. Téléchargez les applications de voyage pertinentes et gardez les coordonnées du bureau et les éléments clés de votre itinéraire facilement accessibles en ligne et en format papier.
Comment rester serein pendant son déplacement ?
Bien gérer ses dépenses
- Perdre des reçus peut avoir de lourdes conséquences pour les employés en déplacement. Épargnez-vous ce stress en prenant des photos de toutes les factures au fur et à mesure. Prenez le temps de les télécharger sur votre plateforme de gestion des frais professionnels pour accélérer le processus de remboursement à votre retour.
Obtenir de l’aide en cas de besoin
- Que ce soit à cause d’un retard ou d’un changement de lieu à la dernière minute, il y aura des moments où vous devrez modifier vos plans rapidement. Compter sur un gestionnaire de voyage disponible uniquement aux horaires de bureau peut vous laisser dans l'incertitude. Mettre à niveau votre gestion de voyage avec un outil comme TravelPerk peut vous donner accès à des conseils d'experts par téléphone, e-mail et chat, 24h/24, 7j/7, 365 jours par an.
- Utiliser des solutions modernes peut également améliorer votre sécurité pendant que vous voyagez pour le travail. Avec des notifications en temps réel, vous et votre patron êtes alertés des préoccupations de sécurité, des perturbations météorologiques et des changements dans les exigences d'entrée à destination.
Rester en bonne santé
- Si vous devez prendre l'avion pour un déplacement professionnel, prenez soin de vous pendant le vol. Buvez beaucoup d'eau, étirez-vous régulièrement et évitez de boire de l'alcool pour arriver dans de bonnes dispositions !
- Nous savons tous que les horaires des voyages professionnels peuvent être impitoyables. Les dîners clients ou le réseautage tardif lors de conférences peuvent vous donner l'impression de ne pas avoir de temps pour vous. Que vous visitiez un musée local ou preniez un café tranquillement, il est important de s'accorder du temps pour faire quelque chose que vous aimez et faire une pause pendant votre déplacement.
- Il est également important de faire un peu d'activité physique ! Optez pour un hôtel avec une salle de sport ou profitez d'une promenade matinale avant de commencer votre journée. L'exercice régulier vous donne des endorphines et réduit les niveaux de cortisol, ce qui améliorera votre humeur et vous aidera à combattre le stress et l'anxiété.
- Buvez beaucoup d'eau ! Surtout lorsque vous voyagez dans des destinations chaudes et humides. Prenez le temps de prendre des repas appropriés. Essayez d'éviter la restauration rapide et de manger sur le pouce autant que possible.
- Pratiquez des exercices de respiration quand votre voyage professionnel devient trop intense. Utilisez des techniques de respiration profonde ou des pratiques de méditation courtes pour atténuer votre stress et prévoyez d’inclure des moments de détente dans votre agenda.
Garder ses missions sous contrôle
- Rien n'est pire que de rentrer d'un voyage professionnel pour trouver une boîte de réception pleine ! Configurez une notification d'absence du bureau pour gérer les attentes concernant les temps de réponse pendant que vous êtes absent et consultez vos e-mails quand vous le pouvez. Traiter les petites tâches faciles réduira votre charge de travail à votre retour. Lorsque vous souffrez du décalage horaire et essayez de rattraper le temps perdu, vous serez soulagé pour chaque e-mail que vous n'avez pas à traiter !
- À la fin de chaque journée, notez brièvement les moments clés des réunions. Prendre des notes pendant que tout est frais dans votre esprit vous fera gagner du temps et accélérera tout rapport à votre retour.
Comment revenir détendu d’un déplacement professionnel ?
Ralentir, la clé de la réussite
- Prenez les choses calmement, surtout si vous revenez d'un voyage international. S'attaquer à des tâches critiques alors que vous êtes soumis au décalage horaire et en manque de sommeil n'est jamais une bonne idée. Concentrez-vous plutôt sur l’établissement de votre note de frais, le suivi des e-mails. Vous reprendrez le rythme lorsque vous vous sentirez plus reposé.
- Ne vous précipitez pas pour retourner au bureau. Si vous pouvez éviter le trajet et travailler depuis chez vous pendant une journée, cela peut aider à accélérer votre récupération.
- Essayez de faire de l'exercice régulièrement après votre déplacement pour aider à combattre les douleurs et courbatures dues au voyage et à évacuer le stress accumulé.
Partager son expérience pour améliorer ses futurs voyages d’affaires
- Notez les éléments de votre itinéraire qui vous ont causé du stress afin d'être proactif et de prendre des mesures pour les éviter lors de votre prochain déplacement professionnel.
- Un système comme TravelPerk permet aux utilisateurs d’indiquer leurs hôtels préférés pour aider leurs collègues à planifier leurs futurs voyages dans la même ville. Vous pouvez aussi envoyer un e-mail au responsable des voyages de votre entreprise ou partager votre expérience avec votre équipe, surtout si vous avez voyagé vers une destination que vos collègues sont susceptibles de visiter prochainement.
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Comment se préparer avant le départ ?